Zapytanie ofertowe online z przykładem i zapytania ofertowe do kilku dostawców w jednym systemie

Zapytanie ofertowe online wysyłasz w Parametry Procurement do kilku dostawców naraz, z wymaganiami zapisanymi w parametrach, a odpowiedzi w PDF, Excelu i treści maili trafiają do jednej tabeli ze statusem każdego wymagania i punktacją. Dostawcy nie zakładają kont, a Ty nie przepisujesz ofert do arkusza. Dobre zapytanie oszczędza więcej czasu niż najszybsze porównanie, bo odpowiedzi od początku dają się zestawić. Niżej znajdziesz gotowy przykład zapytania ofertowego na pompy obiegowe i listę elementów, bez których oferty nie dadzą się porównać.

Porównaj oferty

§ 1 Co zawiera

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe to prośba do kilku dostawców o cenę i warunki na określony produkt albo usługę. Im dokładniej opisujesz wymagania, tym łatwiej porównać odpowiedzi.

Przedmiot zapytania: produkt, ilość, miejsce i termin dostawy.
Wymagania techniczne w parametrach, z wartościami minimalnymi i jednostkami.
Wymagane dokumenty: karta katalogowa, certyfikaty, deklaracje.
Warunki handlowe: cena netto, waluta, warunki płatności, gwarancja, ważność oferty.
Termin i sposób odpowiedzi oraz kryteria wyboru.

Gotowy wzór z komentarzem do każdego punktu znajdziesz we wpisie zapytanie ofertowe: wzór i przykład.

§ 2 Opis słowny a parametry

Opis słowny a wymagania w parametrach

Opis słowny	Wymaganie w parametrach
Silnik o dobrej sprawności	Klasa sprawności min. IE4 według IEC 60034-30-1
Wykonanie do trudnych warunków	Stopień ochrony min. IP55
Szybka dostawa	Termin dostawy max. 28 dni od zamówienia
Długa gwarancja	Gwarancja min. 24 miesiące
Cicha pompa ciepła	Poziom mocy akustycznej max. 55 dB(A)

Wymaganie w parametrach da się sprawdzić jednoznacznie. Opis słowny każdy dostawca rozumie po swojemu.

§ 3 Parametry Procurement

Zapytanie ofertowe w Parametry Procurement

Wymagania budujesz z szablonu firmy, z poprzedniego porównania albo z SWZ.
Zapytanie wysyłasz do dostawców z bazy albo na nowe adresy.
Odpowiedzi w PDF, Excelu i mailach trafiają do jednego porównania.
Macierz pokazuje zgodność z wymaganiami i TCO dla każdej odpowiedzi.
Brakujące dane wracają do dostawcy jako gotowe pytanie.
Po pierwszej rundzie otwierasz rundę negocjacyjną z tymi samymi kryteriami.

Zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne są w planie Zespół i wyższych.

§ 4 Obsługa zapytań

Obsługa zapytań ofertowych od wysyłki do wyboru dostawcy

Obsługa zapytań ofertowych w dziale zakupów to pięć powtarzalnych czynności. W Parametry każda z nich ma swoje miejsce, więc zapytanie nie ginie w skrzynce jednej osoby.

Etap	Jak wygląda ręcznie	Jak wygląda w Parametry
Przygotowanie	opis w pliku tekstowym, kopiowany z poprzedniego zapytania	wymagania w parametrach z szablonu albo z poprzedniego porównania
Wysyłka	osobny mail do każdego dostawcy	jedno zapytanie do wybranych dostawców z bazy
Pilnowanie terminu	notatka w kalendarzu kupca	lista zapytań ze statusem odpowiedzi
Pytania uzupełniające	pisane od zera po lekturze ofert	gotowe pytanie z listy brakujących danych
Porównanie i wybór	arkusz przepisywany z PDF	macierz zgodności, ranking i eksport z uzasadnieniem

Kierownik zakupów widzi wszystkie zapytania zespołu w jednym miejscu, razem z historią ofert każdego dostawcy. Jak to narzędzie ma się do modułu zakupów w ERP i do platform z aukcjami, pokazuje strona system zakupowy dla firm produkcyjnych.

§ 5 Przykład

Przykład zapytania ofertowego na pompy obiegowe

Tak wygląda treść zapytania, na które odpowiedzi od razu da się porównać. Dział utrzymania ruchu potrzebuje sześciu pomp obiegowych do węzła cieplnego.

Punkt zapytania	Treść
Przedmiot	pompa obiegowa do instalacji grzewczej, 6 sztuk, dostawa do zakładu w Poznaniu
Wymagania techniczne	wydajność min. 12 m³/h przy wysokości podnoszenia 8 m, klasa EEI max. 0,23, przyłącze kołnierzowe DN50
Dokumenty	karta katalogowa z charakterystyką, deklaracja zgodności
Warunki	cena netto w PLN, termin dostawy max. 21 dni, gwarancja min. 24 miesiące, płatność 30 dni
Odpowiedź	do piątku, 12:00, w dowolnym formacie
Kryteria wyboru	cena 60, termin dostawy 20, gwarancja 20, tylko oferty spełniające wymagania

W Parametry Procurement te punkty stają się kryteriami tabeli. Gdy przyjdą trzy oferty w trzech formatach, przy każdej widzisz, czy wydajność, klasa EEI i przyłącze spełniają wymagania, a brakujące dane wracają do dostawcy jako gotowe pytanie. Pełny wzór pisma z komentarzem do każdego punktu jest we wpisie zapytanie ofertowe: wzór i przykład. Przykład z budowy, z przedmiarem, formą wynagrodzenia i porównaniem trzech ofert na remont dachu hali, pokazujemy na stronie zapytanie ofertowe na roboty budowlane. Dla urządzeń z kosztem eksploatacji rozpisaliśmy osobne przykłady: zapytanie ofertowe na zakup agregatu prądotwórczego z kosztem paliwa i serwisu oraz zapytanie ofertowe na zakup i montaż klimatyzacji z kosztem prądu liczonym z SEER. Przy zakupach IT pomoże zapytanie ofertowe na dostawę sprzętu komputerowego z wydajnością opisaną w punktach PassMark i kosztem gwarancji. Dla usług ciągłych dla budynku przygotowaliśmy zapytanie ofertowe na usługę sprzątania z kosztem rocznym, środkami higienicznymi i zastępstwami, a dla dostaw sukcesywnych z długim formularzem cenowym zapytanie ofertowe na artykuły biurowe z przeliczeniem opakowań i kosztem strony tonera. Tak samo liczymy zapytanie ofertowe na dostawę środków czystości, gdzie koncentraty porównuje się kosztem litra roztworu roboczego. Dostawy żywności do stołówek, z ceną za kilogram i terminem ważności, opisuje strona zapytanie ofertowe na dostawę artykułów spożywczych.

§ 6 Rozeznanie rynku

Zapytanie ofertowe, rozeznanie rynku i przetarg

Rozeznanie rynku służy do poznania cen i dostawców, zapytanie ofertowe do zebrania ofert na konkretny zakup, a przetarg do sformalizowanego wyboru z regułami ogłoszonymi z góry. Różnice opisujemy we wpisie rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe, a termin i proces RFQ na stronie RFQ.

§ 7 FAQ

Pytania o zapytanie ofertowe

Czy dostawcy muszą mieć konto w Parametry?

Nie. Dostawca dostaje zapytanie mailem i odpowiada w swoim formacie. Odpowiedź trafia do porównania bez przepisywania.

Ilu dostawców mogę zapytać?

Tylu, ilu potrzebujesz. Limit planu dotyczy liczby porównań i dokumentów w miesiącu.

Czy mogę użyć własnego wzoru zapytania?

Tak. Wgrywasz swój wzór, a Parametry wyciąga z niego wymagania do macierzy.

Jak wysłać zapytanie ofertowe do kilku dostawców?

Zapisz wymagania w parametrach, wybierz dostawców z bazy albo wpisz nowe adresy i wyślij jedno zapytanie do wszystkich. Każdy dostawca dostaje je mailem i odpowiada w swoim formacie. Odpowiedzi trafiają do jednego porównania, w którym widzisz zgodność z wymaganiami i ranking, bez przepisywania ofert do arkusza.

Ile kosztuje system do zapytań ofertowych?

Zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne są w Parametry od planu Zespół, który kosztuje 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT i obejmuje 100 porównań, 1 000 dokumentów ofertowych i 10 kont. Przy płatności rocznej cena spada o połowę. Samo porównanie ofert, które już masz, jest dostępne od planu Kupiec za 690 zł netto + 23% VAT.

Czy AI może przejąć obsługę zapytań ofertowych?

Tak, w części, która zabiera najwięcej czasu. AI do obsługi zapytań ofertowych w Parametry odczytuje odpowiedzi dostawców z PDF, Excela i maili, sprawdza je z wymaganiami, liczy punktację i przygotowuje pytania o brakujące dane. Decyzję o wyborze dostawcy podejmujesz Ty. Jak to działa po stronie zamawiającego, pokazujemy na stronie AI do przetargów i oceny ofert.

§ 8 Powiązane

Powiązane strony

Wyślij zapytanie, na które odpowiedzi da się porównać

Załóż konto w planie Zespół i wyślij pierwsze zapytanie ofertowe z wymaganiami w parametrach.

Porównaj oferty