Przejdź do treści
Parametry
Porównaj oferty

Zapytanie ofertowe na dostawę środków czystości i artykułów higienicznych z porównaniem ofert

Zapytanie ofertowe na dostawę środków czystości to formularz cenowy z listą pozycji (płyny i koncentraty, mydło, ręczniki papierowe, papier toaletowy, worki na śmieci), ilością na okres umowy, pojemnością i opakowaniem, do którego dostawcy wpisują ceny jednostkowe. Suma formularza myli, bo kanister koncentratu 1:200 i kanister płynu 1:20 stoją w nim jako ta sama pozycja, a karton ręczników raz ma 4 000 listków, a raz 3 000. W Parametry wgrywasz oferty w PDF, Excelu i mailach, a tabela pokazuje koszt litra roztworu roboczego, liczbę listków, braki i wartość roczną, od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT.

Porównaj oferty

§ 1 Krótka odpowiedź

Co wpisać w zapytanie ofertowe na dostawę środków czystości

Przy środkach czystości zapytanie jest tabelą, a o wyniku decydują jednostki. Jeśli opiszesz ilość w litrach roztworu i w listkach, a nie w kanistrach i kartonach, oferty da się porównać bez ręcznego przeliczania. Minimum, które powinno stać w zapytaniu:

Element zapytania Co wpisać
Formularz cenowy numer, nazwa, opis, pojemność albo gramatura, jednostka, ilość szacunkowa na okres umowy, cena jednostkowa netto, VAT i wartość pozycji
Koncentraty dozowanie z etykiety producenta w ml na litr wody i wydajność opakowania w litrach roztworu roboczego, obok ceny
Ręczniki i papier rodzaj (ZZ, rola, jumbo), liczba warstw, surowiec (celuloza albo makulatura), liczba listków w kartonie albo długość rolki w metrach
Dokumenty karta charakterystyki dla każdej mieszaniny niebezpiecznej, a przy środkach dezynfekcyjnych pozwolenie na obrót produktem biobójczym
Dozowniki czy dostawca daje dozowniki w użyczeniu przy zakupie wkładów, ile sztuk i kto je montuje
Dostawy jednorazowo albo sukcesywnie, termin realizacji zamówienia częściowego w dniach roboczych, adresy dostaw, wniesienie do magazynku
Koszty dodatkowe dostawa w cenie przy każdym zamówieniu, minimalna wartość zamówienia, opłata za małe zamówienie
Równoważność parametry, które musi spełnić produkt "równoważny": pH, skład, przeznaczenie powierzchni, kontakt z żywnością w kuchni
Kryteria oceny wagi, na przykład cena 80 i termin realizacji zamówienia 20, oraz zasada, że oferta musi obejmować wszystkie pozycje

§ 2 Problem

Dlaczego oferty na środki czystości trudno porównać

Kupiec w dziale zakupów porównuje oferty dostawców w PDF na dwóch monitorach

Formularz na 85 pozycji wraca od trzech hurtowni w trzech postaciach: Twój arkusz z cenami, PDF z cennika z kodami producenta albo mail z tabelą wklejoną z Worda. Różnice, które przesądzają o koszcie, nie widać w sumie:

  • Koncentrat do podłóg za 89 zł i płyn za 39 zł mają tę samą pozycję w formularzu, ale pierwszy daje 500 litrów roztworu z kanistra, a drugi 100. Tańszy kanister to droższe mycie.
  • Karton ręczników ZZ u jednego dostawcy ma 4 000 listków, u drugiego 3 000. Przy tej samej cenie kartonu płacisz o jedną trzecią więcej za listek.
  • Zamiennik "równoważny" jest jednowarstwowy z makulatury, a zapytanie wymagało dwóch warstw z celulozy.
  • Dozowniki są w użyczeniu u jednego dostawcy i płatne u drugiego. Przy 30 dozownikach to kwota, której w formularzu nie ma.
  • Brakuje kart charakterystyki dla części chemii, więc nie wiesz, czy produkt spełnia wymagania BHP w Twoim obiekcie.

Przepisanie 85 pozycji razy trzy oferty i przeliczenie dozowania każdego koncentratu to popołudnie pracy, a jedna pomyłka w przecinku zmienia zwycięzcę.

§ 3 Jak to działa

Jak przygotować zapytanie ofertowe na środki czystości w Parametry

  1. 1.Zakładasz projekt, na przykład dostawy sukcesywne środków czystości i artykułów higienicznych na 2027 rok dla siedziby, magazynu i dwóch oddziałów.
  2. 2.Wczytujesz formularz cenowy z arkusza, który już masz, albo wpisujesz pozycje z pojemnością, opakowaniem, ilością i wymaganymi parametrami.
  3. 3.Przy koncentratach i papierze ustawiasz jednostkę porównania: litr roztworu roboczego, listek, metr rolki.
  4. 4.Wysyłasz zapytanie mailem z projektu. Dostawca nie zakłada konta i odpowiada tak, jak jest przyzwyczajony: arkuszem, PDF albo mailem.
  5. 5.Wgrywasz oferty, a Parametry dopasowuje pozycje dostawcy do pozycji z formularza, odczytuje cenę, pojemność, dozowanie i liczbę listków, przelicza je na jednostkę porównania i oznacza pozycje bez ceny albo bez karty charakterystyki.

Braki i niejasne zamienniki wracają do dostawcy jako gotowe pytanie. Gotowe porównanie eksportujesz do Excela albo PDF i dołączasz do protokołu z wyboru oferty.

§ 4 Koncentraty

Koszt litra roztworu roboczego zamiast ceny kanistra

Koncentraty porównuj kosztem litra roztworu, który faktycznie trafia na podłogę. Wzór jest prosty: cena opakowania podzielona przez liczbę litrów roztworu, które z niego powstają. Kanister 5 l przy dozowaniu 10 ml na litr wody daje 500 litrów roztworu, a przy 50 ml na litr tylko 100 litrów.

Produkt Cena kanistra 5 l Dozowanie Litry roztworu Koszt litra roztworu
Koncentrat A 89 zł 10 ml na litr 500 l 0,18 zł
Płyn B 39 zł 50 ml na litr 100 l 0,39 zł
Koncentrat C 49 zł 20 ml na litr 250 l 0,20 zł

Dozowanie bierz z etykiety albo karty technicznej producenta, nie z ulotki handlowej, i zapisz w zapytaniu, że dostawca podaje je przy każdej pozycji. Ta sama zasada działa przy płynach do naczyń, środkach do sanitariatów i preparatach do szyb. W Parametry dozowanie z oferty staje w osobnym wierszu, a koszt litra liczy się sam.

§ 5 Przykład

Porównanie ofert na środki czystości na przykładzie formularza na 85 pozycji

Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Formularz ma 85 pozycji na 12 miesięcy dostaw sukcesywnych. Roczne zużycie to 8 000 litrów roztworu do mycia podłóg i 1 200 000 listków ręczników ZZ dwuwarstwowych z celulozy. Obiekt potrzebuje 30 dozowników.

Pozycja Oferta A Oferta B Oferta C
Suma formularza netto 52 300 zł 46 900 zł 44 100 zł
Pozycje bez ceny 0 3 0
Koszt litra roztworu do podłóg 0,18 zł 0,39 zł 0,20 zł
Ręczniki ZZ 4 000 listków, 79 zł 3 000 listków, 65 zł 4 000 listków, jednowarstwowe, 58 zł
Dozowniki w użyczeniu 38 zł za sztukę w użyczeniu
Karty charakterystyki komplet komplet brak dla 6 pozycji
Wartość roczna po korekcie 50 164 zł 56 520 zł 43 708 zł
Zgodność z wymaganiami spełnia spełnia po uzupełnieniu 3 cen nie spełnia

Oferta A ma najwyższą sumę formularza, a po przeliczeniu jest najtańszą zgodną ofertą. Formularz zakładał 40 kanistrów płynu do podłóg. Przy koncentracie A 8 000 litrów roztworu to 16 kanistrów, czyli 1 424 zł zamiast 3 560 zł z formularza. Oferta B wygląda o 5 400 zł taniej, ale jej płyn wymaga 80 kanistrów (3 120 zł zamiast 1 560 zł), ręczników trzeba 400 kartonów zamiast 300 (26 000 zł zamiast 19 500 zł), do tego 1 140 zł za dozowniki i 420 zł za trzy pozycje uzupełnione po pytaniu. Po korekcie B jest droższa od A o 6 356 zł. Oferta C jest najtańsza także po korekcie, ale ręczniki są jednowarstwowe, a karty charakterystyki brakuje dla 6 pozycji, więc odpada. Jeśli jednowarstwowy ręcznik Ci wystarcza, zapisz to w zapytaniu przed wysyłką, a nie po otwarciu ofert. Gotowe zestawienie eksportujesz jako zestawienie ofert cenowych.

§ 6 Dla kogo

Kto wysyła zapytania ofertowe na środki czystości

Urząd, szkoła, szpital i instytut

Kupiec porównuje wydrukowane oferty dostawców z arkuszem na laptopie

Zamawiają środki czystości i artykuły higieniczne raz w roku jako dostawy sukcesywne. Ustawę Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto, a wartość szacuje się łącznie dla dostaw tego samego rodzaju planowanych w roku, więc większość takich zakupów idzie w trybie zapytania ofertowego według regulaminu jednostki. Kody CPV to najczęściej 39830000-9 dla środków czyszczących i 33760000-5 dla papieru toaletowego, ręczników i chusteczek. Jak udokumentować wybór, opisujemy we wpisie rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe.

Firma z biurami, halą i magazynem

Office manager albo kupiec raz w roku negocjuje koszyk środków czystości dla kilku lokalizacji i chce wiedzieć, czy obecna hurtownia nadal jest najtańsza w tym, co firma naprawdę zużywa. Gdy firma zleca sprzątanie na zewnątrz, środki często są w cenie usługi, i wtedy porównuje się oferty firm sprzątających, co pokazujemy na stronie zapytanie ofertowe na usługę sprzątania. Przy zakupie materiałów do biura pomoże zapytanie ofertowe na artykuły biurowe.

Firma sprzątająca

Kupuje profesjonalne środki czystości dla firm sprzątających na wiele obiektów naraz i liczy marżę z kontraktu. Koszt litra roztworu i koszt listka przekładają się wprost na rentowność każdego obiektu, więc porównanie hurtowni na tych jednostkach zwraca się przy pierwszym zamówieniu.

§ 7 Porównanie

Mail i arkusz, platforma przetargowa czy Parametry

Uczciwie o trzech sposobach, którymi firmy i instytucje kupują dziś środki czystości.

Kryterium Mail i arkusz Excel Platforma przetargowa Parametry
Wysyłka zapytania ręcznie, do każdego dostawcy formularz na platformie z projektu, mailem do dostawców
Dostawca musi założyć konto nie zwykle tak nie
Odczyt formularza cenowego ręcznie, pozycja po pozycji ręcznie, załączniki do pobrania automatycznie z PDF, XLSX i maili
Koszt litra roztworu i listka własne wzory przy każdej pozycji zwykle brak liczony z dozowania i opakowania z oferty
Brakujące ceny i karty charakterystyki łatwo przeoczyć widać tylko cenę łączną oznaczone przy każdej pozycji
Koszt narzędzia czas Twoich ludzi zwykle wycena indywidualna od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT

Jeśli kupujesz środki czystości w przetargu powyżej progu ustawy, potrzebujesz platformy obsługującej tryby Pzp, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Parametry nie sprzedaje środków czystości i nie wybiera dostawcy za Ciebie. Usuwa przepisywanie formularzy i pokazuje różnice w wydajności, zanim podpiszesz umowę. Więcej o mechanizmie na stronie porównanie ofert dostawców.

§ 8 Błędy

Najczęstsze błędy w zapytaniu na środki czystości

  • Ilość płynów w kanistrach zamiast w litrach roztworu. Wygrywa najtańszy kanister, a nie najtańsze mycie.
  • Ręczniki i papier bez liczby listków, warstw i surowca. Porównujesz kartony różnej wielkości.
  • Nazwa produktu jednej marki bez parametrów równoważności. W zamówieniu publicznym to zwykle błąd, a w firmie zamyka drogę do tańszego odpowiednika.
  • Brak wymogu karty charakterystyki i pozwolenia dla środków dezynfekcyjnych. Dowiadujesz się o tym przy pierwszej kontroli.
  • Dozowniki pominięte w zapytaniu. Ich koszt pojawia się dopiero przy pierwszym zamówieniu wkładów.

§ 9 Koszt

Ile kosztuje porównanie ofert na środki czystości w Parametry

Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.

Plan Cena netto miesięcznie Co zawiera
Kupiec 690 zł + 23% VAT 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta
Zespół 1 890 zł + 23% VAT 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont
Dział zakupów 4 900 zł + 23% VAT 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API
Enterprise wycena integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny

Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Administracja, która raz w roku zamawia środki czystości i kilka razy w roku inne dostawy, mieści się w planie Kupiec. Historia cen dostawców, przydatna przy corocznym odnowieniu cennika hurtowni, jest w planie Zespół. Limity są w cenniku.

§ 10 Pytania

Pytania o zapytanie ofertowe na środki czystości

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe na środki czystości?

Formularz cenowy z listą pozycji, pojemnością, opakowaniem i ilością na okres umowy, parametrami produktów i zasadą równoważności, wymaganiem karty charakterystyki, warunkami dla dozowników, trybem i terminem dostaw, zasadą dla kosztów dostawy oraz kryteriami oceny z wagami. Przy koncentratach dodaj dozowanie, a przy papierze liczbę listków i warstw.

Jak porównać oferty na środki czystości?

Sprowadź oferty do pozycji i jednostek z formularza, a koncentraty przelicz na koszt litra roztworu roboczego według dozowania producenta. Ręczniki i papier porównuj ceną listka albo metra. Dolicz dozowniki i opłaty za dostawę, oznacz braki cen i kart charakterystyki, a wartość roczną licz tylko dla ofert zgodnych.

Czy zakup środków czystości podlega Pzp?

Jednostka publiczna stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych, gdy szacunkowa wartość zamówienia przekracza 130 000 zł netto. Wartość liczy się łącznie dla środków czystości planowanych w roku, a nie osobno dla każdego zamówienia. Poniżej progu obowiązuje regulamin jednostki, a w projekcie z dotacji zasada konkurencyjności.

Jaki kod CPV mają środki czystości?

Środki czyszczące mają kod CPV 39830000-9, a szerzej środki czyszczące i polerujące 39800000-0. Papier toaletowy, chusteczki, ręczniki do rąk i serwetki to 33760000-5. Mydło i inne produkty do pielęgnacji ciała mieszczą się w kodzie 33700000-7. Kody podajesz w zapytaniu i w ogłoszeniu w BIP albo bazie konkurencyjności.

Czy dostawca musi dołączyć karty charakterystyki?

Tak, dla mieszanin sklasyfikowanych jako niebezpieczne dostawca ma obowiązek przekazać kartę charakterystyki zgodnie z rozporządzeniem REACH, najpóźniej przy pierwszej dostawie. W zapytaniu możesz wymagać ich już z ofertą. Środki dezynfekcyjne muszą dodatkowo mieć pozwolenie na obrót produktem biobójczym.

Co to są dozowniki w użyczeniu?

To dozowniki na mydło, ręczniki i papier, które dostawca montuje bez opłaty i zostawia na czas umowy pod warunkiem, że kupujesz u niego wkłady. Po zakończeniu umowy wracają do dostawcy. W zapytaniu podaj liczbę dozowników i to, kto je montuje, bo płatne dozowniki zmieniają koszt oferty.

§ 11 Powiązane

Powiązane strony

Wyślij formularz i porównaj oferty na środki czystości kosztem litra i listka

Wczytaj formularz, wgraj oferty, które już przyszły, a dostaniesz tabelę z kosztem litra roztworu, ceną listka, brakującymi cenami i kartami charakterystyki oraz wartością roczną, zanim podpiszesz umowę z hurtownią.

Porównaj oferty