Przejdź do treści
Parametry
Porównaj oferty

Zapytanie ofertowe na artykuły biurowe i dostawę artykułów biurowych z porównaniem ofert cenowych

Zapytanie ofertowe na artykuły biurowe to formularz cenowy z listą pozycji (papier, segregatory, długopisy, tonery, koperty), szacunkową ilością na rok, jednostką i opakowaniem, do którego kilku dostawców wpisuje ceny jednostkowe. Najtańsza suma formularza często nie jest najtańszą ofertą, bo brakuje w niej części pozycji, cena dotyczy innego opakowania albo zamiennik tonera drukuje połowę stron. W Parametry wgrywasz oferty w PDF, Excelu i mailach, a tabela pokazuje każdą pozycję u każdego dostawcy, braki, przeliczone opakowania i wartość roczną, od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT.

Porównaj oferty

§ 1 Krótka odpowiedź

Co wpisać w zapytanie ofertowe na dostawę artykułów biurowych

Przy artykułach biurowych zapytanie jest w zasadzie tabelą. Im dokładniej opiszesz w niej jednostkę, opakowanie i parametr, tym mniej ofert trzeba potem poprawiać ręcznie. Minimum, które powinno stać w każdym zapytaniu:

Element zapytania Co wpisać
Formularz cenowy lista pozycji z numerem, nazwą, opisem, jednostką, ilością szacunkową na okres umowy, ceną jednostkową netto, VAT i wartością pozycji
Jednostka i opakowanie sztuka, opakowanie 10 sztuk, ryza 500 arkuszy, karton 5 ryz, przy każdej pozycji wprost, bez skrótu "op." bez liczby
Parametry papier A4 80 g/m2 z białością CIE, segregator A4 z szerokością grzbietu, długopis z kolorem i grubością linii, koperty z rozmiarem i rodzajem zamknięcia
Tonery i tusze model drukarki, oryginał czy dopuszczony zamiennik, minimalna wydajność w stronach według normy ISO/IEC 19752 (mono) albo 19798 (kolor), zakaz produktów regenerowanych, jeśli go chcesz
Dostawy jednorazowo albo sukcesywnie, termin realizacji zamówienia częściowego w dniach roboczych, adresy dostaw, wniesienie do pomieszczeń
Koszty dodatkowe czy dostawa jest w cenie przy każdym zamówieniu, minimalna wartość zamówienia, opłata za małe zamówienie
Zmiany ilości prawo opcji albo zastrzeżenie, że ilości są szacunkowe i rozliczasz się za faktycznie zamówione pozycje
Reklamacje wymiana wadliwego towaru w określonym terminie, gwarancja na tonery, odbiór pustych kaset
Kryteria oceny wagi, na przykład cena 80 i termin realizacji zamówienia 20, oraz zasada, że oferta musi obejmować wszystkie pozycje

§ 2 Problem

Dlaczego oferty na artykuły biurowe trudno porównać

Kupiec w dziale zakupów porównuje oferty dostawców w PDF na dwóch monitorach

Formularz na 120 pozycji wraca od trzech dostawców w trzech postaciach: jeden odsyła Twój arkusz z wpisanymi cenami, drugi własny PDF z cennika z innymi nazwami i numerami katalogowymi, trzeci mail z zdjęciem wydrukowanej tabeli. Do tego dochodzą różnice, których nie widać w sumie formularza:

  • Kilka pozycji nie ma ceny, bo dostawca ich nie prowadzi. Suma jest wtedy niższa tylko dlatego, że jest niepełna.
  • Cena dotyczy innego opakowania niż w zapytaniu: karteczki samoprzylepne za bloczek zamiast za opakowanie 12 bloczków, papier za ryzę zamiast za karton.
  • Zamiennik tonera jest tańszy o połowę, ale ma wydajność 1 600 stron zamiast 3 000, więc koszt strony jest wyższy niż u oryginału.
  • Dostawa jest bezpłatna dopiero powyżej określonej kwoty, a przy zamówieniach sukcesywnych większość zamówień wychodzi poniżej progu.
  • Opis "równoważny" przy długopisie czy segregatorze nie mówi, czy produkt ma parametry z zapytania.

Przepisanie 120 pozycji razy trzy oferty do jednego arkusza to kilka godzin pracy, a jedna przesunięta linijka zmienia wynik.

§ 3 Jak to działa

Jak przygotować zapytanie ofertowe na artykuły biurowe w Parametry

  1. 1.Zakładasz projekt, na przykład dostawy sukcesywne artykułów biurowych na 2027 rok dla siedziby i dwóch oddziałów.
  2. 2.Wczytujesz formularz cenowy z arkusza, który już masz, albo wpisujesz pozycje z jednostką, opakowaniem, ilością i parametrami.
  3. 3.Nadajesz wagi kryteriom, na przykład cena 80 i termin realizacji zamówienia 20, i zaznaczasz, czy dopuszczasz zamienniki tonerów.
  4. 4.Wysyłasz zapytanie do dostawców mailem z projektu. Dostawca nie zakłada konta i odpowiada tak, jak jest przyzwyczajony: Twoim arkuszem, własnym PDF albo mailem.
  5. 5.Wgrywasz oferty, a Parametry dopasowuje pozycje dostawcy do pozycji z formularza, odczytuje cenę jednostkową, opakowanie i wydajność, przelicza opakowania na jednostkę z zapytania i oznacza pozycje bez ceny.

Brakujące ceny i niejasne zamienniki wracają do dostawcy jako gotowe pytanie. Gotowe porównanie eksportujesz do Excela albo PDF i dołączasz do protokołu z wyboru oferty.

§ 4 Tonery

Porównanie ofert na tonery i koszt wydruku strony

Tonery to zwykle najdroższa część zamówienia na artykuły biurowe i miejsce, w którym cena jednostkowa najbardziej wprowadza w błąd. Porównuj koszt jednej strony, czyli cenę kasety podzieloną przez wydajność deklarowaną według normy ISO/IEC 19752 dla wydruków monochromatycznych albo ISO/IEC 19798 dla kolorowych. Wydajność podana bez normy, "do 3 000 stron", nie nadaje się do porównania.

Jeśli dopuszczasz zamienniki, zapisz w zapytaniu warunki, które da się sprawdzić w ofercie: wydajność nie mniejsza niż oryginału, produkt fabrycznie nowy, a nie regenerowany, data produkcji nie starsza niż 12 miesięcy przed dostawą, gwarancja i obowiązek pokrycia kosztu naprawy drukarki uszkodzonej przez zamiennik. Takie warunki stawiają w swoich zapytaniach między innymi urzędy statystyczne i instytuty naukowe. W Parametry wydajność z oferty staje w osobnym wierszu, a koszt strony liczy się sam.

§ 5 Przykład

Porównanie ofert na artykuły biurowe na przykładzie formularza na 120 pozycji

Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Formularz ma 120 pozycji na 12 miesięcy dostaw sukcesywnych, w tym 60 tonerów o wymaganej wydajności 3 000 stron. Zapytanie dopuszcza zamienniki o wydajności nie mniejszej niż oryginał i wymaga dostawy w cenie przy każdym zamówieniu.

Pozycja Oferta A Oferta B Oferta C
Suma formularza netto 38 400 zł 41 200 zł 34 800 zł
Pozycje bez ceny 4 0 0
Tonery oryginały, 3 000 stron oryginały, 3 000 stron zamienniki, 1 600 stron
Dostawa w cenie w cenie 49 zł przy zamówieniu poniżej 500 zł
Termin zamówienia częściowego 3 dni robocze 2 dni robocze 2 dni robocze
Wartość roczna po korekcie 39 500 zł po uzupełnieniu 4 cen 41 200 zł 41 011 zł
Zgodność z wymaganiami po uzupełnieniu spełnia spełnia nie spełnia wydajności tonerów

Oferta C ma najniższą sumę formularza, ale jej tonery drukują 1 600 stron. Żeby wydrukować tyle stron, ile daje 60 oryginałów, potrzeba 113 zamienników zamiast 60, czyli 53 kasety więcej po 95 zł, co dokłada 5 035 zł. Przy 24 drobnych zamówieniach w roku opłata za dostawę to kolejne 1 176 zł. Po korekcie oferta C jest droższa od A i nie spełnia wymogu wydajności, więc odpada. Oferta A wraca do porównania po uzupełnieniu 4 brakujących cen. Punktacja przy wagach cena 80 i termin 20: A dostaje 80 za cenę i 13,3 za termin, razem 93,3. B dostaje 76,7 za cenę i 20 za termin, razem 96,7. Wygrywa B, choć jest o 1 700 zł droższa, bo zapytanie z góry nadało terminowi wagę. Gotowe zestawienie eksportujesz jako zestawienie ofert cenowych.

§ 6 Dla kogo

Kto wysyła zapytania ofertowe na artykuły biurowe

Urząd, prokuratura, szkoła i instytut

Kupiec porównuje wydrukowane oferty dostawców z arkuszem na laptopie

Zamawiają artykuły biurowe i materiały eksploatacyjne raz w roku, najczęściej jako dostawy sukcesywne poniżej progu ustawy. Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto, a wartość szacuje się łącznie dla dostaw tego samego rodzaju planowanych w roku, więc większość takich zakupów idzie w trybie zapytania ofertowego według regulaminu jednostki, z kodem CPV 30192000-1 dla artykułów biurowych. Jak udokumentować rozeznanie, opisujemy we wpisie rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe.

Beneficjent dotacji

Kupuje materiały biurowe w projekcie dofinansowanym. Powyżej 50 000 zł netto obowiązuje zasada konkurencyjności, więc zapytanie, oferty i uzasadnienie wyboru muszą przejść kontrolę opiekuna projektu.

§ 7 Porównanie

Mail i arkusz, platforma przetargowa czy Parametry

Uczciwie o trzech sposobach, którymi firmy i instytucje kupują dziś artykuły biurowe.

Kryterium Mail i arkusz Excel Platforma przetargowa Parametry
Wysyłka zapytania ręcznie, do każdego dostawcy osobno formularz na platformie z projektu, mailem do dostawców
Dostawca musi założyć konto nie zwykle tak nie
Odczyt formularza cenowego ręcznie, pozycja po pozycji ręcznie, załączniki do pobrania automatycznie z PDF, XLSX i maili
Różne opakowania i brakujące ceny własne wzory, łatwo przeoczyć widać tylko cenę łączną przeliczone i oznaczone przy każdej pozycji
Koszt strony tonera osobny arkusz zwykle brak liczony z wydajności z oferty
Koszt narzędzia czas Twoich ludzi zwykle wycena indywidualna od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT

Jeśli kupujesz artykuły biurowe w przetargu publicznym powyżej progu ustawy, potrzebujesz platformy obsługującej tryby Pzp, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Parametry nie sprzedaje artykułów biurowych i nie wybiera dostawcy za Ciebie. Usuwa przepisywanie formularzy i pokazuje braki, zanim podpiszesz umowę. Więcej o mechanizmie na stronie porównanie ofert dostawców.

§ 8 Błędy

Najczęstsze błędy w zapytaniu na artykuły biurowe

  • Skrót "op." bez liczby sztuk. Dostawcy przyjmą różne opakowania i porównujesz ceny różnych ilości.
  • Nazwa produktu konkretnej marki bez słów "lub równoważny" i bez parametrów. W zamówieniu publicznym to zwykle błąd, a w firmie zamyka drogę do tańszych odpowiedników.
  • Tonery bez minimalnej wydajności. Wtedy najtańszy zamiennik wygrywa ceną, a przegrywa kosztem strony.
  • Brak zasady dla pozycji bez ceny. Wpisz, że oferta musi obejmować wszystkie pozycje, albo jak je wtedy liczysz.
  • Ilości szacunkowe bez zastrzeżenia, że rozliczasz się za faktycznie zamówione pozycje.

§ 9 Koszt

Ile kosztuje porównanie ofert na artykuły biurowe w Parametry

Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.

Plan Cena netto miesięcznie Co zawiera
Kupiec 690 zł + 23% VAT 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta
Zespół 1 890 zł + 23% VAT 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont
Dział zakupów 4 900 zł + 23% VAT 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API
Enterprise wycena integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny

Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Administracja, która raz w roku zamawia artykuły biurowe i kilka razy w roku inne dostawy, mieści się w planie Kupiec. Historia cen dostawców, przydatna przy corocznym odnowieniu cennika, jest w planie Zespół. Limity są w cenniku.

§ 10 Pytania

Pytania o zapytanie ofertowe na artykuły biurowe

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe na artykuły biurowe?

Zapytanie powinno zawierać formularz cenowy z listą pozycji, jednostką i opakowaniem, ilością szacunkową, parametrami produktów, warunkami dla tonerów i zamienników, trybem dostaw (jednorazowo albo sukcesywnie), terminem realizacji zamówienia, zasadą dla kosztów dostawy, okresem umowy oraz kryteriami oceny z wagami. Wtedy oferty da się porównać pozycja po pozycji.

Czy zakup artykułów biurowych podlega Pzp?

Jednostka publiczna stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych, gdy szacunkowa wartość zamówienia przekracza 130 000 zł netto. Wartość liczy się łącznie dla artykułów biurowych planowanych w roku, a nie osobno dla każdego zamówienia. Poniżej progu obowiązuje regulamin jednostki, a w projekcie z dotacji zasada konkurencyjności, jeśli wymagają tego wytyczne programu.

Jak porównać oferty na artykuły biurowe?

Sprowadź wszystkie oferty do pozycji, jednostek i opakowań z formularza, oznacz pozycje bez ceny i sprawdź, czy zamienniki spełniają parametry. Tonery porównuj kosztem strony, a nie ceną kasety, i dolicz opłaty za dostawę małych zamówień. Dopiero na pełnych i zgodnych ofertach licz wartość roczną i punktację według wag.

Czy można zaoferować zamienniki tonerów w zapytaniu ofertowym?

Tak, jeśli zapytanie ich nie wyklucza. Zamawiający zwykle dopuszcza zamienniki pod warunkiem, że są fabrycznie nowe, mają wydajność nie mniejszą niż oryginał według normy ISO, gwarancję i nie powodują utraty gwarancji drukarki. Warunki zapisz w zapytaniu, bo bez nich trudno odrzucić tańszy zamiennik o niższej wydajności.

Co oznaczają dostawy sukcesywne artykułów biurowych?

Dostawy sukcesywne to dostawy częściowe w okresie umowy, na podstawie zamówień składanych według bieżących potrzeb, zwykle mailem, po cenach jednostkowych z oferty. W zapytaniu podajesz szacunkowe ilości na cały okres, termin realizacji każdego zamówienia i zastrzeżenie, że płacisz tylko za faktycznie zamówione pozycje.

Jaki kod CPV mają artykuły biurowe?

Artykuły biurowe mają kod CPV 30192000-1. W zamówieniu obejmującym też papier i materiały eksploatacyjne dodaje się zwykle kody 30197630-1 dla papieru do drukowania i 30125100-2 dla kaset z tonerem. Kod CPV podajesz w zapytaniu i w ogłoszeniu, jeśli publikujesz je w bazie konkurencyjności albo w BIP.

§ 11 Powiązane

Powiązane strony

Wyślij formularz cenowy i porównaj oferty na artykuły biurowe pozycja po pozycji

Wczytaj formularz, wgraj oferty, które już przyszły, a dostaniesz tabelę z brakującymi cenami, przeliczonymi opakowaniami, kosztem strony tonera i wartością roczną, zanim podpiszesz umowę z dostawcą.

Porównaj oferty