Zapytanie ofertowe na dostawę sprzętu komputerowego to dokument, w którym firma, uczelnia albo urząd opisuje laptopy, komputery stacjonarne, monitory i akcesoria przez parametry (wydajność procesora w punktach PassMark, pamięć, dysk, ekran, porty, system), warunki gwarancji i termin dostawy, a potem prosi kilku dostawców o oferty. W Parametry wymagania zapisujesz raz, wysyłasz zapytanie, a oferty w PDF, Excelu i mailach trafiają do jednej tabeli ze statusem każdego wymagania, punktacją kryteriów i kosztem gwarancji na cały okres używania sprzętu, od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT.
§ 1 Krótka odpowiedź
Dostawcy IT wyceniają dokładnie to, o co zapytasz. "20 laptopów biurowych" da Ci trzy oferty na trzy różne klasy sprzętu: konsumencki model z marketu, laptop biznesowy z gwarancją 12 miesięcy i laptop z serwisem u Ciebie na 5 lat. Poniżej minimum, które powinno stać w każdym zapytaniu.
| Element zapytania | Co wpisać |
|---|---|
| Przedmiot zamówienia | rodzaj i liczba sztuk (laptopy, komputery stacjonarne, monitory, stacje dokujące), sprzęt fabrycznie nowy, kody CPV |
| Wydajność | procesor opisany wynikiem w teście PassMark CPU Mark, na przykład co najmniej 16 000 punktów, bez nazwy producenta i modelu |
| Pamięć i dysk | RAM w GB z informacją o rozbudowie, dysk SSD NVMe w GB |
| Ekran | przekątna, rozdzielczość, matryca matowa, jasność w nitach |
| Porty i łączność | USB-C z ładowaniem i obrazem, HDMI, Wi-Fi 6 lub nowsze, czytnik linii papilarnych, TPM 2.0 |
| Bateria i waga | pojemność w Wh i maksymalna waga laptopa w kg |
| System i oprogramowanie | system operacyjny z licencją, wersja językowa, preinstalacja, zgodność z domeną |
| Gwarancja | liczba miesięcy, serwis u zamawiającego następnego dnia roboczego, uszkodzony dysk zostaje u zamawiającego |
| Dokumenty | karta katalogowa każdego modelu, deklaracja zgodności CE, certyfikaty energetyczne, jeśli ich wymagasz |
| Cena i kryteria | cena netto i brutto za sztukę i łącznie, termin dostawy, ważność oferty, kryteria oceny z wagami |
§ 2 Problem
Wysyłasz zapytanie na 20 laptopów z monitorami do czterech dostawców. Wracają trzy oferty i każda opisuje sprzęt inaczej. Pierwsza to formularz ofertowy z nazwą modelu i ceną, druga arkusz z konfiguracją w 40 wierszach, trzecia mail z linkiem do karty katalogowej producenta.
Jeśli kupujesz jako jednostka publiczna, uczelnia, instytut albo beneficjent dotacji, z porównania musi zostać ślad: kto dostał zapytanie, co przysłał i dlaczego wybrano tę jedną ofertę.
§ 3 Jak to działa
Wysyłka zapytań z systemu i rundy negocjacyjne są w planie Zespół. Zasady pisania zapytań na inne dostawy i usługi opisujemy na stronie zapytanie ofertowe online.
§ 4 Co sprawdza
Każdą ofertę system sprawdza względem wymagań z Twojego zapytania i oznacza: spełnia, nie spełnia albo brak danych.
| Dane z oferty i karty katalogowej | Przykład wymagania z zapytania |
|---|---|
| Procesor | co najmniej 16 000 punktów w teście PassMark CPU Mark |
| Pamięć RAM | 16 GB DDR5 z możliwością rozbudowy do 32 GB |
| Dysk | SSD NVMe co najmniej 512 GB |
| Ekran | 15,6 cala, 1920 x 1080, matryca matowa IPS, co najmniej 250 nitów |
| Porty | 2 x USB-C z ładowaniem i obrazem, HDMI, RJ-45 w laptopie albo w stacji dokującej |
| Bateria i waga | co najmniej 50 Wh, waga do 1,9 kg |
| Bezpieczeństwo | TPM 2.0, czytnik linii papilarnych albo kamera z rozpoznawaniem twarzy |
| Gwarancja | co najmniej 36 miesięcy, serwis u zamawiającego następnego dnia roboczego, dysk zostaje u zamawiającego |
| Termin | dostawa do 21 dni od zamówienia |
Każda liczba w tabeli ma odnośnik do strony oferty albo karty katalogowej, z której pochodzi. Klikasz komórkę i widzisz fragment dokumentu, więc wybór obronisz przed zarządem, kwestorem albo opiekunem projektu. Jak czytać same karty producentów, pokazujemy we wpisie karta katalogowa produktu i jak ją czytać.
§ 5 Przykład
Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Zakup to 20 laptopów, 20 monitorów 24 cale i 20 stacji dokujących. Wymagania z zapytania: co najmniej 16 000 punktów PassMark, 16 GB RAM, gwarancja co najmniej 36 miesięcy z serwisem u zamawiającego. Firma planuje używać sprzętu 4 lata, więc gwarancja krótsza niż 48 miesięcy oznacza dokupienie przedłużenia. Kryteria: cena 60 punktów, okres gwarancji 20, wydajność 20.
| Pozycja | Oferta A | Oferta B | Oferta C |
|---|---|---|---|
| Cena netto całej dostawy | 118 000 zł | 104 500 zł | 126 400 zł |
| PassMark z karty katalogowej | 18 500 | 15 200 | 19 100 |
| Gwarancja | 36 miesięcy, serwis u zamawiającego | 24 miesiące, wysyłka do serwisu | 60 miesięcy, serwis u zamawiającego |
| Dysk zostaje u zamawiającego | tak | brak danych | tak |
| Przedłużenie gwarancji do 48 miesięcy | 9 800 zł | nie dotyczy | w cenie |
| Koszt na 4 lata | 127 800 zł | nie dotyczy | 126 400 zł |
| Zgodność z wymaganiami | spełnia | nie spełnia wydajności i gwarancji | spełnia |
| Punktacja | 91,4 | odrzucona | 96,0 |
Oferta B jest najtańsza, ale procesor ma 15 200 punktów, a gwarancja jest krótsza od wymaganej, więc odpada, zanim dojdzie do ceny. Oferta A wygrywa ceną zakupu, ale po dokupieniu czwartego roku gwarancji kosztuje więcej niż C. Oferta C dostaje 56,0 punktów za cenę, pełne 20 za gwarancję i 20 za wydajność, razem 96,0, wobec 91,4 dla A. W Parametry ranking liczy się tylko wśród ofert zgodnych, a koszt przedłużenia gwarancji stoi w tej samej tabeli co cena. Sposób liczenia kosztu w całym okresie używania opisujemy we wpisie TCO w zakupach ze wzorem i przykładem.
§ 6 Dla kogo
Kupują laptopy i komputery do pracowni, laboratoriów i biur, najczęściej poniżej progu ustawy. Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto, więc większość takich zakupów idzie w trybie zapytania ofertowego według regulaminu jednostki, z kodami CPV 30213100-6 dla komputerów przenośnych, 30213000-5 dla komputerów osobistych i 30231000-7 dla ekranów komputerowych. Punktację kryteriów prowadzisz jak na stronie ocena ofert z punktacją.
Dział IT albo zakupów wymienia laptopy co 3 do 5 lat, zwykle partiami po 10 do 50 sztuk. Decydują ta sama konfiguracja dla całej partii, serwis bez wysyłania laptopa z danymi klientów i termin dostawy przed wdrożeniem nowych pracowników.
Kupuje laptopy dla uczniów i nauczycieli, często z dofinansowania. Liczą się wytrzymałość obudowy, waga, bateria na cały dzień lekcji i gwarancja z odbiorem sprzętu ze szkoły.
Kupuje sprzęt komputerowy w projekcie dofinansowanym ze środków unijnych. Powyżej 50 000 zł netto obowiązuje zasada konkurencyjności, więc zapytanie, oferty i uzasadnienie wyboru muszą przejść kontrolę. Dokument wyboru przygotujesz tak, jak opisujemy na stronie protokół z wyboru oferty, a porównanie dwóch trybów wyjaśniamy we wpisie rozeznanie cenowe a zapytanie ofertowe.
§ 7 Koszt sprzętu
Cena z formularza ofertowego to tylko część kosztu sprzętu przez 4 albo 5 lat. Do rachunku dolicz:
W Parametry każdy z tych składników jest polem w kalkulacji, więc zmieniasz okres używania z 4 na 5 lat i od razu widzisz, czy ranking ofert się zmienia.
§ 8 Porównanie
Uczciwie o trzech sposobach, którymi firmy i instytucje kupują dziś sprzęt komputerowy.
| Kryterium | Mail i arkusz Excel | Platforma przetargowa | Parametry |
|---|---|---|---|
| Wysyłka zapytania | ręcznie, do każdego dostawcy osobno | formularz na platformie | z projektu, mailem do dostawców |
| Dostawca musi założyć konto | nie | zwykle tak | nie |
| Odczyt ofert i kart katalogowych | ręcznie | ręcznie, załączniki do pobrania | automatycznie z PDF, XLSX i maili |
| PassMark, RAM, porty, waga | sprawdzasz sam dla każdego modelu | zwykle tylko to, co wpisze wykonawca | odczytane z kart i sprawdzone z wymaganiem |
| Koszt przedłużenia gwarancji | osobny arkusz i własne wzory | najczęściej tylko cena | w tej samej tabeli co cena |
| Ślad, skąd jest liczba | brak | dokumenty w systemie | odnośnik do miejsca w ofercie |
| Koszt narzędzia | czas Twoich ludzi | zwykle wycena indywidualna | od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT |
Gdzie platforma przetargowa wygrywa, mówimy wprost. Jeśli kupujesz sprzęt w przetargu publicznym powyżej progu ustawy, potrzebujesz platformy obsługującej tryby Pzp, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Parametry nie sprzedaje sprzętu i nie dobiera konfiguracji za Twój dział IT. Usuwa przepisywanie ofert i pokazuje różnice, zanim podpiszesz zamówienie.
§ 9 Błędy
Gotowe zestawienie z opisem odrzuceń i uzasadnieniem wyboru eksportujesz jako zestawienie ofert cenowych.
§ 10 Koszt
Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Co zawiera |
|---|---|---|
| Kupiec | 690 zł + 23% VAT | 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta |
| Zespół | 1 890 zł + 23% VAT | 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont |
| Dział zakupów | 4 900 zł + 23% VAT | 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API |
| Enterprise | wycena | integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny |
Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Instytut albo firma, która kilka razy w roku kupuje sprzęt i usługi IT, mieści się w planie Kupiec. Wysyłka zapytań z systemu i historia cen dostawców są w planie Zespół. Limity są w cenniku.
§ 11 Pytania
Opis sprzętu przez parametry: rodzaj i liczbę sztuk, wydajność procesora w punktach PassMark, pamięć, dysk, ekran, porty, baterię i wagę, system operacyjny, gwarancję z miejscem serwisu i warunkiem zatrzymania dysku, termin dostawy, sposób podania ceny za sztukę i łącznie oraz kryteria oceny z wagami. Im dokładniej, tym łatwiej porównasz oferty.
Wynikiem testu wydajności, najczęściej PassMark CPU Mark, na przykład "procesor osiągający co najmniej 16 000 punktów w teście PassMark CPU Mark według wyników z dnia ogłoszenia zapytania". Dostawca podaje model, a Ty sprawdzasz wynik w publicznej tabeli. Tak opis nie wskazuje producenta i nie ogranicza konkurencji.
Najczęściej cenę z wagą od 60 do 80 procent i okres gwarancji z wagą od 10 do 20 procent. Przy sprzęcie używanym przez 4 lub 5 lat warto dodać wydajność albo termin dostawy. Każde kryterium opisz wzorem punktacji w zapytaniu, zanim otworzysz oferty.
Przetarg według Prawa zamówień publicznych jest wymagany, gdy wartość zamówienia przekracza 130 000 zł netto. Poniżej tej kwoty jednostka kupuje sprzęt według własnego regulaminu, zwykle w trybie zapytania ofertowego do kilku dostawców. Pamiętaj o sumowaniu zamówień tego samego rodzaju w roku, żeby nie dzielić zamówienia.
Najpierw sprawdź zgodność każdej oferty z wymaganiami: wydajność z karty katalogowej, pamięć, dysk, porty i warunki gwarancji. Odrzuć oferty niezgodne, a pozostałe porównaj kosztem w całym okresie używania, z przedłużeniem gwarancji i akcesoriami. Wybierz ofertę z najwyższą punktacją według wag z zapytania i zapisz uzasadnienie.
W Parametry od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Kupiec, a przy płatności rocznej 345 zł + 23% VAT. Wysyłka zapytań z systemu, rundy negocjacyjne i historia cen dostawców są w planie Zespół za 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Nie ma opłaty wdrożeniowej.
§ 12 Powiązane
Wpisz wymagania i wagi kryteriów, wgraj oferty, które już przyszły, a dostaniesz ranking ze statusami wymagań, wydajnością i gwarancją odczytaną z kart katalogowych i źródłem każdej liczby, zanim złożysz zamówienie.