Zapytanie ofertowe na usługę sprzątania to dokument, w którym firma, urząd albo instytut opisuje powierzchnię do sprzątania z podziałem na pomieszczenia, częstotliwość, prace okresowe, to, kto dostarcza środki higieniczne, zasady zastępstw i kontroli, a potem prosi kilka firm sprzątających o ofertę w tym samym układzie. W Parametry zakres zapisujesz raz, wysyłasz zapytanie, a oferty w PDF, Excelu i mailach trafiają do jednej tabeli ze statusem każdego wymagania, punktacją i kosztem rocznym, od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT.
§ 1 Krótka odpowiedź
Firma sprzątająca wycenia to, co przeczyta. Zapytanie "sprzątanie biura 800 m2" kończy się trzema ofertami, z których jedna liczy codzienne sprzątanie z papierem i mydłem w cenie, druga trzy wizyty w tygodniu bez środków, a trzecia sam ryczałt bez słowa o oknach. Poniżej minimum, które powinno stać w każdym zapytaniu ofertowym na sprzątanie pomieszczeń biurowych.
| Element zapytania | Co wpisać |
|---|---|
| Powierzchnia | metry kwadratowe z podziałem na biura, sanitariaty, kuchnie, korytarze, klatki schodowe i teren wokół budynku, rodzaj podłóg (wykładzina, panele, gres) |
| Częstotliwość | codziennie, 3 razy w tygodniu albo inaczej dla każdej strefy, sanitariaty i kuchnie zwykle częściej niż pokoje |
| Prace okresowe | mycie okien (ile razy w roku, czy z zewnątrz, czy na wysokości), pranie wykładzin i tapicerki, doczyszczanie maszynowe podłóg |
| Godziny | po godzinach pracy, rano przed otwarciem albo w trakcie dnia, dostęp do budynku i alarm |
| Środki i materiały | kto dostarcza papier toaletowy, ręczniki, mydło, worki na śmieci i chemię, czy są w ryczałcie, czy rozliczane osobno |
| Personel | liczba osób i godzin dziennie, koordynator po stronie wykonawcy, forma zatrudnienia |
| Zastępstwa i reakcja | zastępstwo w razie choroby w ciągu 24 godzin, czas reakcji na zgłoszenie, na przykład rozlanie albo awaria w sanitariacie |
| Ubezpieczenie | polisa OC w zakresie prowadzonej działalności z minimalną sumą gwarancyjną |
| Umowa | okres (12 albo 24 miesiące), wypowiedzenie, kary umowne za niewykonanie, obniżka ryczałtu przy zamknięciu pięter albo pracy zdalnej |
| Cena | ryczałt miesięczny netto i brutto, stawki za prace okresowe, stawka za godzinę prac dodatkowych |
| Kryteria oceny | wagi, na przykład cena 60, kontrola jakości 25, zastępstwa i czas reakcji 15 |
§ 2 Problem
Wysyłasz zapytanie do pięciu firm. Wracają cztery odpowiedzi: dwustronicowy PDF z jedną kwotą, arkusz ze stawką za metr, mail z ryczałtem i dopiskiem "środki czystości według zużycia" oraz oferta z trzema wariantami częstotliwości. Ryczałt miesięczny różni się o kilka tysięcy złotych, ale to jeszcze nic nie mówi.
Jeśli jesteś jednostką publiczną, beneficjentem dotacji albo spółką z kontrolą wewnętrzną, z porównania musi zostać ślad: kto dostał zapytanie, co przysłał i dlaczego wybrano tę jedną firmę.
§ 3 Jak to działa
Gotowe porównanie eksportujesz do Excela albo PDF razem z uzasadnieniem wyboru, które dołączasz do protokołu z wyboru oferty.
§ 4 Cena za metr
Orientacyjne ceny jednorazowego sprzątania podstawowego publikuje kb.pl w cennikach sprzątania biur na 2026 rok. W województwie świętokrzyskim biuro do 100 m2 to około 362 zł netto (445 zł brutto), a do 200 m2 około 710 zł brutto. W Częstochowie do 100 m2 to 420 zł netto, do 200 m2 619 zł netto. W podlaskim biuro do 600 m2 kosztuje około 1 790 zł netto. Widać z tego prostą zależność: im mniejszy lokal, tym wyższa cena za metr.
Przy stałej umowie te liczby służą tylko za punkt odniesienia. O cenie decydują częstotliwość, zakres stref, prace okresowe i to, czy środki higieniczne są w ryczałcie. Dlatego oferty sprowadzasz do kosztu rocznego, a dopiero potem dzielisz go przez metraż. Jeśli środki kupujesz sam, porównaj hurtownie kosztem litra roztworu i ceną listka, co pokazujemy na stronie zapytanie ofertowe na dostawę środków czystości.
Drugi punkt kontroli to koszt pracy. Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4 806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto. Jeśli z oferty wynika liczba godzin, policz, czy ryczałt pokrywa choćby same wynagrodzenia. Oferta, która tego nie robi, wymaga wyjaśnienia przed wyborem, bo zwykle kończy się rotacją ludzi i brakiem zastępstw.
§ 5 Przykład
Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Biuro ma 800 m2, sprzątanie 5 razy w tygodniu po godzinach, okna dwa razy w roku, pranie wykładzin raz w roku, umowa na 12 miesięcy. Zapytanie wymagało polisy OC i zastępstwa w ciągu 48 godzin.
| Pozycja | Oferta A | Oferta B | Oferta C |
|---|---|---|---|
| Ryczałt miesięczny netto | 6 400 zł | 7 600 zł | 5 200 zł |
| Środki higieniczne | osobno, około 1 000 zł miesięcznie | w ryczałcie | osobno, około 1 100 zł miesięcznie |
| Mycie okien 2 razy w roku | 3 600 zł | w ryczałcie | 4 400 zł |
| Pranie wykładzin raz w roku | 4 000 zł | 3 500 zł | 4 500 zł |
| Zastępstwo | do 48 godzin | do 24 godzin | brak zobowiązania |
| Polisa OC | tak | tak | brak w ofercie |
| Koszt roczny netto | 96 400 zł | 94 700 zł | 84 500 zł |
| Koszt miesięcznie za m2 | 10,04 zł | 9,86 zł | 8,80 zł |
| Zgodność z wymaganiami | spełnia | spełnia | nie spełnia OC i zastępstw |
Oferta C jest najtańsza, ale nie ma polisy OC i zastępstw, których wymagało zapytanie, więc odpada, zanim dojdzie do ceny. Oferta A ma ryczałt niższy od B o 1 200 zł miesięcznie, a po doliczeniu środków, okien i wykładzin wychodzi o 1 700 zł drożej w skali roku. Punktacja przy wagach cena 60, kontrola jakości 25, zastępstwa 15: B dostaje 60 za cenę, 20 za kontrolę (cotygodniowy obchód z raportem) i 15 za zastępstwa, razem 95. A dostaje 58,9 za cenę, 15 za kontrolę (obchód raz w miesiącu) i 7,5 za zastępstwa, razem 81,4. W Parametry ranking liczy się tylko wśród ofert zgodnych, a koszt roczny stoi w tej samej tabeli co ryczałt. Gotowe zestawienie eksportujesz jako zestawienie ofert cenowych.
§ 6 Jakość
Przy usługach ciągłych cena jest tylko połową decyzji. Druga połowa to to, co się dzieje w trzecim miesiącu umowy, kiedy sprzątaczka idzie na zwolnienie albo kosze w kuchni przestają być opróżniane. Zapisz w zapytaniu:
Ocenę wykonawcy po pierwszym kwartale prowadzisz według zasad opisanych na stronie ocena dostawców, a wynik zostaje w historii firmy przy kolejnym zapytaniu.
§ 7 Dla kogo
Zlecają sprzątanie siedziby na rok, najczęściej poniżej progu ustawy. Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto, więc większość takich zamówień idzie w trybie zapytania ofertowego według regulaminu jednostki, z kodem CPV 90919200-4 dla sprzątania biur. Jak udokumentować rozeznanie, opisujemy we wpisie rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe.
Office manager albo kierownik administracji zmienia firmę sprzątającą po kilku latach albo zamawia sprzątanie nowego biura. Liczą się koszt roczny, zastępstwa i to, czy ktoś odbierze telefon, gdy rano kuchnia nie jest posprzątana. Te same zasady stosujemy przy innych usługach dla budynku, na przykład na stronie zapytanie ofertowe na zakup i montaż klimatyzacji.
Zleca sprzątanie w projekcie dofinansowanym ze środków unijnych. Powyżej 50 000 zł netto obowiązuje zasada konkurencyjności, więc zapytanie, oferty i uzasadnienie wyboru muszą przejść kontrolę opiekuna projektu.
§ 8 Porównanie
Uczciwie o trzech sposobach, którymi firmy i instytucje zamawiają dziś sprzątanie.
| Kryterium | Mail i arkusz Excel | Platforma przetargowa | Parametry |
|---|---|---|---|
| Wysyłka zapytania | ręcznie, do każdej firmy osobno | formularz na platformie | z projektu, mailem do firm sprzątających |
| Wykonawca musi założyć konto | nie | zwykle tak | nie |
| Odczyt ofert | ręcznie | ręcznie, załączniki do pobrania | automatycznie z PDF, XLSX i maili |
| Środki, okna i prace okresowe | osobny arkusz i własne wzory | najczęściej tylko cena łączna | doliczone do kosztu rocznego |
| Ślad, skąd jest liczba | brak | dokumenty w systemie | odnośnik do miejsca w ofercie |
| Koszt narzędzia | czas Twoich ludzi | zwykle wycena indywidualna | od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT |
Jeśli zamawiasz sprzątanie w przetargu publicznym powyżej progu ustawy, potrzebujesz platformy obsługującej tryby Pzp, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Parametry nie sprząta i nie wybiera firmy za Ciebie. Usuwa przepisywanie ofert i pokazuje dopłaty, zanim podpiszesz umowę. Więcej o samym mechanizmie na stronie porównanie ofert dostawców.
§ 9 Błędy
§ 10 Koszt
Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Co zawiera |
|---|---|---|
| Kupiec | 690 zł + 23% VAT | 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta |
| Zespół | 1 890 zł + 23% VAT | 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont |
| Dział zakupów | 4 900 zł + 23% VAT | 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API |
| Enterprise | wycena | integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny |
Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Administracja, która kilka razy w roku zamawia usługi dla budynku, mieści się w planie Kupiec. Wysyłka zapytań z systemu i historia cen dostawców są w planie Zespół. Limity są w cenniku.
§ 11 Pytania
Zapytanie powinno zawierać metraż z podziałem na strefy, częstotliwość sprzątania każdej strefy, prace okresowe z liczbą wizyt w roku, informację, kto dostarcza środki higieniczne, godziny pracy, zasady zastępstw i kontroli, wymaganą polisę OC, okres umowy, sposób podania ceny oraz kryteria oceny z wagami. Dzięki temu oferty przychodzą w porównywalnym układzie.
Jednorazowe sprzątanie podstawowe małego biura do 100 m2 kosztuje według cenników kb.pl na 2026 rok około 360 do 420 zł netto, czyli kilka złotych za metr. Przy stałej umowie cena za metr zależy od częstotliwości, zakresu i środków w ryczałcie, dlatego porównuj koszt roczny podzielony przez metraż.
Najpierw odrzuć oferty, które nie spełniają wymagań z zapytania, na przykład bez OC albo zastępstw. Potem dolicz do ryczałtu środki higieniczne, okna i prace okresowe, policz koszt roczny i punktację według wag. Sprawdź też liczbę godzin pracy, bo pokazuje, czy firma zdąży wykonać zakres.
Nie, jeśli wartość zamówienia nie przekracza 130 000 zł netto, bo wtedy jest wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający stosuje własny regulamin, a w projekcie z dotacji zasadę konkurencyjności i publikację w bazie konkurencyjności, jeśli wymagają tego wytyczne programu.
Sanitariaty i kuchnie zwykle codziennie albo przy każdej wizycie ekipy, pokoje biurowe od 3 do 5 razy w tygodniu, zależnie od liczby osób w biurze. Okna myje się najczęściej dwa razy w roku, a wykładziny pierze raz w roku. Częstotliwość wpisz osobno dla każdej strefy w zapytaniu.
Nie jest obowiązkowa, ale warto ją zaproponować. Firma, która obejrzała budynek, lepiej szacuje liczbę godzin, rodzaj podłóg i dostęp do okien, więc rzadziej zaniża cenę i dolicza później prace nieujęte w zapytaniu. Termin wizji wpisz w zapytaniu dla wszystkich wykonawców jednakowo.
§ 12 Powiązane
Wpisz zakres i wagi kryteriów, wgraj oferty, które już przyszły, a dostaniesz ranking z dopłatami za środki, okna i wykładziny, statusami wymagań i źródłem każdej liczby, zanim podpiszesz umowę.