Zestawienie ofert to tabela, w której oferty wszystkich dostawców na jedno zapytanie stoją obok siebie: te same pozycje, te same jednostki, cena, termin, warunki i zgodność z wymaganiami. Parametry robi takie zestawienie z ofert, które już masz w skrzynce. Wrzucasz PDF, arkusze i maile, a po kilku minutach dostajesz gotową tabelę porównawczą ofert z uzasadnieniem wyboru, którą eksportujesz do Excela albo PDF.
§ 1 Problem
Kupiec, który robi zestawienie ofert ręcznie, zwykle nie traci czasu na samo wpisywanie liczb. Traci go na wyszukiwanie ich w dokumentach, które każdy dostawca ułożył po swojemu, i na pilnowanie, żeby w jednej kolumnie nie wylądowały wartości, których nie da się porównać.
Każdy z tych punktów to miejsce, w którym zestawienie przestaje mówić prawdę. Najtańsza pozycja w arkuszu okazuje się najtańsza tylko dlatego, że nie zawiera transportu albo nie spełnia jednego wymagania.
§ 2 Co zawiera
Zestawienie, które przejdzie akceptację przełożonego, kontrolę projektu dofinansowanego albo audyt wewnętrzny, odpowiada na trzy pytania: co porównujesz, która oferta spełnia wymagania i dlaczego wybrano tę, a nie inną. Parametry buduje tabelę porównawczą ofert z tymi kolumnami i wierszami bez ręcznego przepisywania.
| Część zestawienia | Co w niej jest | Skąd Parametry bierze dane |
|---|---|---|
| Nagłówek | przedmiot zakupu, numer zapytania, data, osoba prowadząca | z zapytania ofertowego albo wpisane przy tworzeniu porównania |
| Lista oferentów | nazwa dostawcy, data wpływu oferty, ważność oferty | z dokumentów ofert i nagłówków maili |
| Ceny | cena netto, waluta, jednostka, rabat, cena przeliczona na wspólną jednostkę | z tabel w PDF, arkuszy XLSX i CSV, treści maila |
| Warunki | termin dostawy w dniach, koszt transportu, płatność, gwarancja, MOQ | z tabel, stopek ofert i załączników |
| Wymagania | status spełnia, nie spełnia albo brak danych przy każdym kryterium | z zapytania, SWZ albo listy wymagań wpisanej ręcznie |
| Wynik | ranking po cenie albo po TCO, tylko wśród ofert zgodnych | liczony w macierzy |
| Uzasadnienie | krótki opis wyboru z odnośnikami do źródła każdej liczby | przygotowany przez AI Procurement Analyst, zatwierdzany przez kupca |
§ 3 Jak to działa
Liczba ofert w jednym zestawieniu nie jest ograniczona. Limit planu dotyczy liczby porównań i dokumentów w miesiącu.
§ 4 Przykład
Zapytanie dotyczy 1 500 m kabla o określonym przekroju, z dostawą na budowę w ciągu 21 dni. Oferty przyszły w trzech różnych formach. Poniżej tabela, jaką Parametry układa z tych dokumentów. To przykład demonstracyjny, a nie dane konkretnych dostawców.
| Pozycja | Dostawca A (PDF) | Dostawca B (arkusz) | Dostawca C (mail) |
|---|---|---|---|
| Cena w ofercie | 21 450 zł netto za bęben 500 m | 40,80 zł netto za metr | 40 800 zł netto za km |
| Cena za metr | 42,90 zł | 40,80 zł | 40,80 zł |
| Wartość 1 500 m | 64 350 zł | 61 200 zł | 61 200 zł |
| Transport | w cenie | 1 400 zł | w cenie |
| Wartość z transportem | 64 350 zł | 62 600 zł | 61 200 zł |
| Termin dostawy | 14 dni | 3 tygodnie (21 dni) | 30 dni |
| Wymóg: dostawa do 21 dni | spełnia | spełnia | nie spełnia |
| Wynik | zgodna | zgodna, najtańsza | niezgodna |
Najniższa kwota stoi przy dostawcy C, ale jego termin nie spełnia wymogu. Zestawienie pokazuje to wprost, więc wybór dostawcy B ma gotowe uzasadnienie i nie trzeba go dopisywać po fakcie.
§ 5 Excel a Parametry
Arkusz jest dobry, kiedy ofert jest mało, a każda ma ten sam układ. Kiedy przychodzi kilka ofert w różnych formatach, czas i ryzyko pomyłki przenoszą się na przepisywanie. Tak wygląda różnica w praktyce.
| Zadanie | Zestawienie ofert w Excelu | Zestawienie w Parametry |
|---|---|---|
| Wprowadzenie danych | przepisujesz każdą pozycję z PDF i maili | oferty są odczytywane automatycznie z pliku albo treści maila |
| Jednostki | przeliczasz ręcznie i pilnujesz formuł | jednostki są sprowadzone do wspólnych, a oryginał zostaje w podglądzie |
| Brakujące dane | puste pole łatwo przeoczyć | brak danych ma osobny status i gotowe pytanie do dostawcy |
| Korekta oferty | szukasz zmienionej pozycji sam | wgrywasz nową wersję oferty, a tabela przelicza się od nowa |
| Źródło liczby | trzeba wrócić do dokumentu | każda wartość ma odnośnik do miejsca w ofercie |
| Wynik dla akceptacji | osobna notatka z uzasadnieniem | zestawienie z uzasadnieniem w jednym pliku Excel lub PDF |
Eksport do Excela zostaje, bo wiele firm trzyma w nim obieg akceptacji. Różnica polega na tym, że arkusz powstaje z ofert, a nie z przepisywania.
§ 6 Dla kogo
Części, napędy, materiały eksploatacyjne i usługi serwisowe, gdzie ofert jest kilka na każde zapytanie, a wybór musi przejść akceptację. Więcej na stronie zakupy techniczne w produkcji. Pełny przykład zestawienia trzech ofert z kosztem paliwa i serwisu na 10 lat pokazujemy na stronie zapytanie ofertowe na zakup agregatu prądotwórczego.
Zestawienie ofert podwykonawców i dostawców materiałów przed złożeniem własnej oferty albo przed zamówieniem na budowę. Zobacz porównanie ofert materiałów budowlanych.
Zestawienie ofert po rozeznaniu rynku albo zapytaniu w bazie konkurencyjności, z uzasadnieniem wyboru i śladem, skąd pochodzi każda liczba. Różnice między trybami opisujemy we wpisie rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe.
§ 7 FAQ
Zestawienie ofert to dokument, zwykle tabela, w którym oferty różnych dostawców na to samo zapytanie są pokazane obok siebie według tych samych kryteriów: ceny, terminu, warunków i zgodności z wymaganiami. Służy do wyboru oferty i do udokumentowania, dlaczego wybrano właśnie ją.
Zacznij od listy kryteriów z zapytania, potem sprowadź wszystkie ceny do tej samej jednostki i dolicz koszty, których nie ma w cenie, takie jak transport. Przy każdym wymaganiu zaznacz, czy oferta je spełnia, a ranking licz tylko wśród ofert zgodnych. W Parametry te kroki dzieją się po wgraniu ofert.
Nie ma takiego wymogu. Liczy się to, żeby zestawienie było czytelne, kompletne i dawało się sprawdzić. Parametry eksportuje tabelę porównawczą ofert do Excela i do PDF, więc wybierasz format, którego wymaga Twój obieg akceptacji albo instytucja kontrolująca projekt.
Nie. Protokół ma swoje wymagane elementy, które określa regulamin zakupów firmy albo umowa o dofinansowanie. Zestawienie ofert jest jego merytoryczną podstawą: pokazuje porównanie i uzasadnienie, które przenosisz do protokołu albo dołączasz jako załącznik. Jak z porównania powstaje punktacja i uzasadnienie, pokazujemy na stronie protokół z wyboru oferty.
Parametry oznacza taką pozycję jako brak danych, a nie jako spełnienie wymogu. Z tego statusu przygotowuje pytanie do dostawcy. Po odpowiedzi uzupełniasz wartość i zestawienie przelicza się od nowa.
§ 8 Plan
Zestawienie ofert z macierzą wymagań, TCO i eksportem do Excela i PDF jest w każdym planie, od planu Kupiec za 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Plan Zespół dodaje porównanie z poprzednią ofertą dostawcy, historię cen i wspólne komentarze do zestawień. Pełne zestawienie planów jest w cenniku platformy zakupowej.
§ 9 Powiązane
Wrzuć oferty od dostawców i zobacz tabelę porównawczą z wymaganiami i uzasadnieniem wyboru.