Protokół z wyboru oferty w projekcie z dofinansowaniem wymaga wykazu wszystkich ofert z ceną, punktacji według kryteriów, powodów odrzucenia i uzasadnienia wyboru. Najwięcej czasu zabiera nie samo pismo, tylko przepisanie danych z ofert w PDF i mailach do tabeli, która musi się zgadzać co do złotówki. Parametry odczytuje oferty, liczy punkty według Twoich wag i daje gotową część merytoryczną protokołu z odnośnikiem do źródła każdej liczby.
§ 1 Problem
Instytucja kontrolująca projekt nie ocenia stylu protokołu. Sprawdza, czy każda liczba ma pokrycie w ofercie, czy punktacja wynika z kryteriów ogłoszonych w zapytaniu i czy odrzucenie oferty jest uzasadnione. Błąd w którymkolwiek z tych miejsc może skończyć się korektą finansową, czyli uznaniem części wydatku za niekwalifikowalny.
§ 2 Co zawiera
Przy zasadzie konkurencyjności elementy protokołu wynikają z Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021 do 2027 i z umowy o dofinansowanie. Poniżej lista elementów, które pojawiają się w wymaganiach instytucji, oraz to, co z nich przygotowuje Parametry.
| Element protokołu | Co w nim jest | Co przygotowuje Parametry |
|---|---|---|
| Wykaz ofert | nazwa i siedziba wykonawcy, cena oferty, data wpływu | tabela odczytana z ofert w PDF, arkuszach i mailach |
| Warunki udziału | czy wykonawca spełnił każdy warunek | status spełnia, nie spełnia albo brak danych przy każdym warunku |
| Kryteria i punktacja | wagi kryteriów i punkty przyznane każdemu wykonawcy | punkty liczone według wag wpisanych z zapytania |
| Oferty odrzucone | powód odrzucenia, także rażąco niska cena | wskazanie niespełnionego wymogu z odnośnikiem do oferty |
| Wybór oferty | wybrany wykonawca i uzasadnienie wyboru | projekt uzasadnienia do zatwierdzenia przez osobę prowadzącą |
| Konflikt interesów | informacja o konflikcie albo jego braku | pole do uzupełnienia, oświadczenia dołączasz osobno |
| Osoby i data | imiona i nazwiska osób prowadzących, data sporządzenia | uzupełniane przy eksporcie |
Parametry nie podpisuje protokołu i nie zastępuje decyzji zamawiającego. Przygotowuje tabele i uzasadnienie, które wklejasz do protokołu albo dołączasz jako załącznik, a podpis składa osoba upoważniona.
§ 3 Jak to działa
Jeśli oferent złoży wyjaśnienia albo poprawi oczywistą omyłkę rachunkową, wgrywasz nową wersję dokumentu, a punktacja przelicza się od nowa z zachowaniem historii zmian.
§ 4 Przykład
Zapytanie dotyczy dostawy obrabiarki w projekcie z dofinansowaniem. Kryteria to cena z wagą 80 procent i termin dostawy z wagą 20 procent. Wpłynęły trzy oferty. Dane są przykładowe, a nie pochodzą od konkretnych wykonawców.
| Pozycja | Wykonawca A | Wykonawca B | Wykonawca C |
|---|---|---|---|
| Cena netto | 412 000 zł | 389 500 zł | 371 000 zł |
| Termin dostawy | 8 tygodni (56 dni) | 45 dni | 90 dni |
| Wymóg: dostawa do 60 dni | spełnia | spełnia | nie spełnia |
| Punkty za cenę (80) | 75,63 | 80,00 | odrzucona |
| Punkty za termin (20) | 16,07 | 20,00 | odrzucona |
| Suma punktów | 91,70 | 100,00 | odrzucona |
Punkty za cenę liczone są wzorem cena najniższa podzielona przez cenę badaną, razy 80, a za termin wzorem termin najkrótszy podzielony przez termin badany, razy 20. Wykonawca C ma najniższą cenę, ale jego oferta nie spełnia warunku terminu, więc nie bierze udziału w punktacji. Protokół dostaje gotowy powód odrzucenia i uzasadnienie wyboru wykonawcy B. Wzory dla gwarancji, remisu i rażąco niskiej ceny pokazujemy na stronie ocena ofert z punktacją kryteriów i rankingiem.
§ 5 Dla kogo
Beneficjent, który nie stosuje Prawa zamówień publicznych, a kupuje maszyny, usługi albo oprogramowanie powyżej progu zasady konkurencyjności. Każde postępowanie kończy się protokołem, który przejdzie przez ręce opiekuna projektu.
Doradcy, którzy prowadzą postępowania dla kilku klientów naraz i muszą oddać spójny komplet dokumentów do każdego wniosku o płatność.
Firmy, których regulamin zakupów wymaga protokołu z wyboru dostawcy przy zamówieniach powyżej określonej kwoty, także bez dofinansowania.
§ 6 Pytania
Protokół sporządza beneficjent, który udziela zamówienia z zastosowaniem zasady konkurencyjności, czyli przy zamówieniach powyżej 50 000 zł netto w projektach, w których nie stosuje Prawa zamówień publicznych. Przy zamówieniach poniżej progu wytyczne nie wymagają protokołu, choć wiele instytucji i regulaminów zakupów oczekuje udokumentowania wyboru.
Wykaz wszystkich ofert z nazwą i siedzibą wykonawcy oraz ceną, informację o spełnieniu warunków udziału, wagi kryteriów i przyznane punkty, powody odrzucenia ofert, wskazanie wybranej oferty z uzasadnieniem, informację o konflikcie interesów, osoby prowadzące postępowanie i datę sporządzenia.
Zwykle dokument szacowania wartości zamówienia, oświadczenia osób prowadzących o braku konfliktu interesów, potwierdzenie publikacji zapytania wraz ze zmianami oraz złożone oferty i korespondencję z wykonawcami. Zestawienie ofert z Parametry dołączasz jako załącznik pokazujący, skąd wzięły się liczby.
Tak. Protokół może mieć formę pisemną z podpisem własnoręcznym albo elektroniczną, najczęściej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej. Parametry eksportuje dokumenty do PDF, który następnie podpisujesz wybraną metodą.
W bazie konkurencyjności publikujesz informację o wyniku postępowania, czyli o wyborze wykonawcy. Sam protokół przechowujesz w dokumentacji projektu i przedstawiasz przy kontroli albo rozliczeniu wniosku o płatność.
§ 7 Plan
Porównanie ofert z punktacją według wag, statusami warunków i eksportem do Excela i PDF jest w każdym planie, od planu Kupiec za 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Doradcy, którzy prowadzą postępowania dla kilku firm, zwykle wybierają plan Zespół za 1 890 zł netto + 23% VAT, bo daje wspólne komentarze i historię zmian ofert. Wszystkie limity są w cenniku platformy zakupowej.
Wrzuć oferty z zapytania, wpisz kryteria i wagi, a dostaniesz wykaz ofert, punkty i uzasadnienie wyboru do protokołu.