Jak porównać oferty dostawców w czterech krokach
Od skrzynki pełnej załączników do decyzji z uzasadnieniem. Tak wygląda porównanie ofert w Parametry, krok po kroku, z formatami, które przyjmujemy, i z tym, co dzieje się z jednostkami.
§ 1 Krok 1
Krok 1. Wrzuć oferty w dowolnym formacie
Tworzysz porównanie dla jednej pozycji albo jednego zapytania i przeciągasz naraz wszystkie pliki od dostawców. Możesz też przekazać maile z ofertami na adres porównania.
| Format | Co z niego czytamy |
|---|---|
| PDF z tekstem | tabele, opisy, stopki z warunkami |
| PDF ze skanem, zdjęcie | tekst po rozpoznaniu, z oznaczeniem pewności |
| XLSX, CSV | kolumny o dowolnych nazwach i dowolnym układzie |
| Treść maila | cena, termin, gwarancja i parametry z tekstu |
| Karta katalogowa | parametry techniczne i warunki pomiaru |
Plik może mieć do 25, 50 albo 100 MB, zależnie od planu.
§ 2 Krok 2
Krok 2. System czyta i normalizuje parametry
Parametry rozpoznaje produkt, producenta, model, cenę, parametry, jednostki, termin dostawy, gwarancję, MOQ, warunki płatności i certyfikaty. Następnie sprowadza je do wspólnego modelu danych.
- Synonimy łączy w jeden parametr: moc znamionowa, P2 i moc na wale to jeden wiersz.
- Jednostki przelicza: HP na kW, cenę za bęben i za kilometr na cenę za metr, tygodnie na dni.
- Parametry ukryte w opisie wyciąga do tabeli, na przykład stopień IP z nazwy wariantu.
- Warianty z jednej oferty rozdziela na osobne kolumny.
Każda wartość ma odnośnik do miejsca w dokumencie. Wartości niepewne są oznaczone na bursztynowo do sprawdzenia.
§ 3 Krok 3
Krok 3. Macierz z wymaganiami i TCO
Wpisujesz wymagania albo wgrywasz zapytanie ofertowe lub SWZ, z którego Parametry buduje listę kryteriów. Macierz pokazuje przy każdej ofercie i każdym kryterium: spełnia, nie spełnia albo brak danych.
Dla ofert zgodnych system liczy TCO w wybranym horyzoncie: cena zakupu plus energia, serwis i części. Jeśli najtańsza oferta odpada na wymaganiach, widzisz czerwone ostrzeżenie nad macierzą.
§ 4 Krok 4
Krok 4. Decyzja, pytania do dostawców i eksport
Wybierasz ofertę, a Parametry zapisuje uzasadnienie: wymagania, statusy, TCO i komentarze zespołu. Dla brakujących danych dostajesz gotowe pytania do dostawców, a przed negocjacjami zestawienie różnic cen.
- Eksport macierzy do Excela i PDF.
- Akceptacja przez osobę zatwierdzającą w planie Zespół i wyższych.
- Historia wersji ofert od tego samego dostawcy.
§ 5 Kontrola człowieka
Kontrola człowieka na każdym etapie
Parametry nie zamawia i nie wybiera za kupca. Pokazuje dane, źródło każdej liczby i ryzyka, a decyzję podejmuje człowiek. Każdą wartość możesz poprawić ręcznie, a zmiana zostaje zapisana w historii porównania.
§ 6 FAQ
Pytania o to, jak porównać oferty dostawców
Ile trwa porównanie?
Odczyt i normalizacja kilku ofert trwa zwykle kilka minut. Najwięcej czasu zajmuje to, co powinno: sprawdzenie brakujących danych i decyzja.
Czy muszę przygotować szablon dla dostawców?
Nie. Dostawcy wysyłają oferty w swoim formacie. Jeśli chcesz, możesz wysłać zapytanie z Parametry Procurement, a odpowiedzi wrócą do tego samego porównania.
Co jeśli dwie oferty dotyczą różnych wariantów produktu?
Warianty trafiają do osobnych kolumn z opisem różnic, a macierz pokazuje, który wariant spełnia wymagania.
§ 7 Powiązane
Zobacz cztery kroki na zestawie ofert
Demo na stronie głównej przechodzi przez te same kroki na zestawie ofert silnika, pompy ciepła i kabla.