Ocena dostawców i ocena oferty to dwie różne rzeczy
Ocena dostawców w szerokim sensie to okresowa ocena firm, z którymi już współpracujesz: terminowość dostaw, liczba reklamacji, jakość obsługi. Ocena oferty dotyczy jednego postępowania i jednej odpowiedzi na zapytanie. Przy wyborze dostawcy potrzebujesz obu: oferta mówi, co dostawca obiecuje teraz, a historia współpracy mówi, jak dotrzymywał obietnic wcześniej. Dlatego dobra karta oceny łączy kryteria oferty z kryteriami ryzyka dostawcy. Stałą ocenę współpracy opisujemy szerzej na stronie ocena dostawców, a wymagania normy przy takiej ocenie we wpisie ocena dostawców ISO 9001 w programie czy w Excelu.
Kryteria oceny dostawców w zakupach technicznych
Lista kryteriów zależy od kategorii zakupu, ale w zakupach urządzeń, komponentów i materiałów technicznych powtarzają się te same.
- Zgodność techniczna: czy oferowany produkt spełnia każde wymaganie obowiązkowe z zapytania, sprawdzone na karcie katalogowej, a nie na deklaracji.
- Całkowity koszt posiadania (TCO): cena zakupu plus transport, montaż, energia, serwis, części zamienne i utylizacja w przyjętym horyzoncie.
- Termin dostawy: liczba dni od zamówienia i to, czy termin jest potwierdzony dostępnością magazynową.
- Jakość: certyfikaty, zgodność z normami, historia reklamacji, wyniki audytu dostawcy.
- Warunki płatności: termin płatności, zaliczki, przedpłaty i ich wpływ na płynność.
- Gwarancja i serwis: długość gwarancji, czas reakcji serwisu, dostępność części.
- Ryzyko: sytuacja finansowa dostawcy, zależność od jednego źródła, odległość i stabilność łańcucha dostaw.
- Minimalna ilość zamówienia (MOQ): czy nie zmusza do zakupu większej partii niż potrzebna.
Zgodność techniczna to warunek, a nie punktowane kryterium
Najczęstszy błąd w kartach oceny to przypisanie zgodności technicznej wagi, na przykład 20%. Wtedy oferta, która nie spełnia wymagania obowiązkowego, może wygrać, bo nadrabia ceną. Wymagania obowiązkowe działają jak sito: oferta albo je spełnia, albo odpada przed punktowaniem. Punktujesz dopiero wymagania pożądane i pozostałe kryteria. Trzeci stan, „brak danych”, jest równie ważny: jeśli dostawca nie podał wartości parametru, nie zakładasz, że ją spełnia, tylko dopytujesz. Jak sprawdzać zgodność oferty z opisem wymagań, opisujemy we wpisie specyfikacja techniczna a oferta.
| Stan | Znaczenie | Co robisz |
|---|---|---|
| Spełnia | Wartość z karty katalogowej mieści się w wymaganiu | Oferta idzie do punktowania |
| Nie spełnia | Wartość jest poza wymaganiem obowiązkowym | Oferta odpada |
| Brak danych | Dostawca nie podał wartości albo podał ją bez jednostki | Pytanie do dostawcy przed oceną |
TCO jako rachunek, który zmienia ranking
Weźmy dwa silniki spełniające wymagania. Dostawca A oferuje cenę 20 000 zł netto, a koszt energii przy przyjętym czasie pracy wynosi 52 000 zł rocznie. Dostawca B oferuje cenę 24 000 zł netto, ale dzięki wyższej sprawności koszt energii wynosi 50 000 zł rocznie. Przegląd serwisowy u A kosztuje 1 000 zł rocznie, u B 800 zł rocznie. W horyzoncie pięciu lat TCO dostawcy A to 20 000 zł plus 5 razy 52 000 zł plus 5 razy 1 000 zł, czyli 285 000 zł. TCO dostawcy B to 24 000 zł plus 5 razy 50 000 zł plus 5 razy 800 zł, czyli 278 000 zł. Oferta droższa o 4 000 zł w zakupie jest tańsza o 7 000 zł w całym okresie. Metodę liczenia rozwijamy we wpisie o TCO w zakupach.
| Pozycja | Dostawca A | Dostawca B |
|---|---|---|
| Cena zakupu | 20 000 zł | 24 000 zł |
| Energia, 5 lat | 260 000 zł | 250 000 zł |
| Serwis, 5 lat | 5 000 zł | 4 000 zł |
| TCO, 5 lat | 285 000 zł | 278 000 zł |
Karta oceny dostawców z wagami
Karta oceny zamienia kryteria na liczby, które da się porównać i uzasadnić. Każde kryterium dostaje wagę (suma wag to 100%), a każda oferta ocenę od 1 do 5 w każdym kryterium. Wynik to suma iloczynów wagi i oceny. Poniżej karta dla dwóch ofert zgodnych z wymaganiami, A i B z poprzedniej sekcji. Trzecia oferta, C, była najtańsza, ale miała klasę sprawności IE3 przy wymaganiu IE4, więc odpadła przed punktowaniem.
| Kryterium | Waga | Ocena A | Wynik A | Ocena B | Wynik B |
|---|---|---|---|---|---|
| TCO w horyzoncie 5 lat | 40% | 4 | 1,60 | 5 | 2,00 |
| Termin dostawy | 15% | 5 | 0,75 | 3 | 0,45 |
| Jakość i certyfikaty | 15% | 3 | 0,45 | 4 | 0,60 |
| Gwarancja i serwis | 10% | 3 | 0,30 | 5 | 0,50 |
| Warunki płatności | 10% | 4 | 0,40 | 3 | 0,30 |
| Ryzyko dostawcy | 10% | 3 | 0,30 | 4 | 0,40 |
| Suma | 100% | 3,80 | 4,25 |
Dostawca B wygrywa, mimo wyższej ceny zakupu i dłuższego terminu. Wagi ustalasz przed otwarciem ofert i wpisujesz je do zapytania, co opisujemy we wpisie zapytanie ofertowe wzór. Zmiana wag po zobaczeniu ofert podważa cały wybór.
Jak dobrać wagi do kategorii zakupu
Nie ma jednego zestawu wag dobrego dla wszystkich zakupów. Przy urządzeniach pracujących latami, takich jak silniki, pompy czy sprężarki, TCO powinno mieć największą wagę, bo koszty eksploatacji przeważają nad ceną. Przy częściach potrzebnych na wczoraj rośnie waga terminu. Przy komponentach do wyrobu, który sam sprzedajesz z gwarancją, rośnie waga jakości i ryzyka. Przy materiałach masowych o prostej specyfikacji cena i warunki płatności mogą mieć przewagę.
- Urządzenia o długiej eksploatacji: TCO od 35 do 50%.
- Pilne części zamienne: termin od 25 do 40%.
- Komponenty krytyczne dla jakości wyrobu: jakość i ryzyko łącznie od 30 do 45%.
Niezależnie od kategorii zapisz wagi w polityce zakupowej jako punkt wyjścia i odstępuj od nich tylko z pisemnym uzasadnieniem w dokumentacji postępowania. Dzięki temu dwa podobne zakupy w różnych działach nie są oceniane według zupełnie innych zasad, a przy audycie łatwo pokazać, dlaczego wygrała konkretna oferta. Raz na rok warto porównać wagi z tym, jak dostawcy rzeczywiście się sprawdzili: jeśli opóźnienia dostaw regularnie zatrzymywały produkcję, waga terminu była za niska.
Jak nie dać się złapać na najniższą cenę
Najniższa cena w zestawieniu często jest najniższa z konkretnego powodu. Zanim ją przyjmiesz, sprawdź kilka rzeczy, które w ofertach bywają pominięte albo ukryte w przypisach.
- Czy produkt spełnia każde wymaganie obowiązkowe, sprawdzone na karcie katalogowej, a nie na słowie „spełnia”.
- Czy parametry są podane w tych samych jednostkach, na przykład moc w kW, a nie w KM, i czy nie są zaokrąglone na korzyść oferenta.
- Czy cena obejmuje transport, uruchomienie i dokumentację, czy są one wycenione osobno.
- Czy MOQ nie wymusza zakupu większej partii.
- Czy termin płatności nie jest krótszy niż u pozostałych, co w praktyce podnosi koszt.
- Czy gwarancja nie jest krótsza albo obwarowana warunkami, których nie spełnisz.