Czym jest zapytanie ofertowe i kiedy go używać
Zapytanie ofertowe (w praktyce często nazywane RFQ, od Request for Quotation) to prośba skierowana do kilku dostawców o podanie ceny i warunków dostawy dla jasno opisanego przedmiotu zakupu. W odróżnieniu od zapytania o informację (RFI) zakładasz tu, że wiesz już, czego potrzebujesz, i chcesz porównać konkretne oferty. W firmie prywatnej zapytanie ofertowe nie ma ustawowej formy, więc o jego jakości decyduje wyłącznie to, jak je napiszesz. Szerzej o różnicach między trybami piszemy we wpisie rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe.
- Używaj go, gdy przedmiot zakupu jest znany i da się go opisać parametrami.
- Wysyłaj je do co najmniej trzech dostawców, żeby porównanie miało sens.
- Traktuj je jako dokument, do którego wrócisz przy odbiorze dostawy i reklamacji.
Elementy, które musi mieć każdy wzór zapytania ofertowego
Wzory zapytań ofertowych różnią się stylem, ale w zakupach technicznych każdy powinien zawierać te same bloki. Brak któregokolwiek z nich prawie zawsze kończy się dopytywaniem dostawców albo ofertą, której nie da się porównać z pozostałymi.
| Sekcja | Co zawiera | Po co |
|---|---|---|
| Zamawiający | Nazwa firmy, NIP, osoba kontaktowa, adres dostawy | Dostawca wie, komu i dokąd wycenia |
| Przedmiot zamówienia | Nazwa, ilość, jednostka, miejsce zastosowania | Jednoznaczny zakres wyceny |
| Wymagania techniczne | Parametry z wartością, jednostką i tolerancją | Podstawa oceny zgodności |
| Wymagania formalne | Certyfikaty, normy, deklaracje, dokumentacja | Oferta bez nich odpada |
| Warunki handlowe | Termin dostawy, Incoterms, gwarancja, warunki płatności, MOQ | Porównanie całkowitego kosztu |
| Kryteria oceny | Lista kryteriów i ich wagi | Dostawca wie, na czym mu zależy |
| Forma odpowiedzi | Tabela do wypełnienia, waluta, netto lub brutto, ważność oferty | Porównywalność odpowiedzi |
| Termin i sposób złożenia | Data, godzina, adres e-mail lub platforma | Równe warunki dla wszystkich |
Wzór zapytania ofertowego do skopiowania
Poniższy tekst możesz skopiować i uzupełnić w miejscach oznaczonych nawiasami kwadratowymi. Kolejność sekcji jest celowa: najpierw zakres, potem wymagania, na końcu warunki i forma odpowiedzi.
- Nagłówek: Zapytanie ofertowe nr [numer] z dnia [data], [nazwa firmy], [NIP], [adres].
- Przedmiot zamówienia: [nazwa przedmiotu], ilość [liczba] [jednostka], przeznaczenie: [gdzie i do czego będzie użyty].
- Wymagania techniczne: tabela z kolumnami: parametr, wymagana wartość, jednostka, tolerancja, wymaganie obowiązkowe albo pożądane.
- Wymagania formalne: [lista certyfikatów i norm], karta katalogowa w języku polskim lub angielskim, deklaracja zgodności.
- Warunki handlowe: termin dostawy do [liczba] dni od zamówienia, dostawa [warunek Incoterms] [miejsce], gwarancja minimum [liczba] miesięcy, płatność przelewem [liczba] dni od faktury.
- Kryteria oceny: [kryterium 1] [waga], [kryterium 2] [waga], [kryterium 3] [waga]. Oferty niespełniające wymagań obowiązkowych nie podlegają ocenie.
- Forma odpowiedzi: wypełniona tabela parametrów, cena jednostkowa i łączna netto w PLN, ważność oferty minimum [liczba] dni.
- Termin: oferty prosimy przesłać do [data, godzina] na adres [e-mail]. Pytania do zapytania przyjmujemy do [data].
- Zastrzeżenie: zamawiający może zakończyć postępowanie bez wyboru oferty oraz prowadzić negocjacje z wybranymi oferentami.
Zapytanie ofertowe przykład na silnik 45 kW IE4 IP55
Weźmy zakup dwóch silników indukcyjnych do pomp w instalacji chłodzenia. Tak wygląda część techniczna, która zamyka pole do interpretacji. Zwróć uwagę, że każdy parametr ma jednostkę, a wymagania obowiązkowe są oddzielone od pożądanych.
| Parametr | Wymagana wartość | Jednostka | Rodzaj wymagania |
|---|---|---|---|
| Moc znamionowa | 45 | kW | obowiązkowe |
| Klasa sprawności wg IEC 60034-30-1 | IE4 | obowiązkowe | |
| Stopień ochrony wg IEC 60034-5 | min. IP55 | obowiązkowe | |
| Napięcie i częstotliwość | 400 V, 50 Hz | V, Hz | obowiązkowe |
| Prędkość synchroniczna | 1500 | obr/min | obowiązkowe |
| Wielkość mechaniczna | 225 | mm | obowiązkowe |
| Forma wykonania | IM B3 | obowiązkowe | |
| Klasa izolacji | F | obowiązkowe | |
| Czujniki temperatury uzwojeń | PTC | pożądane | |
| Przystosowanie do pracy z falownikiem | tak | pożądane |
W części handlowej tego samego zapytania wpisujesz ilość 2 szt., dostawę do zakładu w ciągu 6 tygodni, gwarancję co najmniej 24 miesiące i płatność 30 dni od faktury. Prosisz też o kartę katalogową z danymi sprawności przy 50, 75 i 100 procent obciążenia, bo to one decydują o koszcie energii przez lata pracy silnika. Jak czytać taki dokument, opisujemy w poradniku o tym, jak czytać kartę katalogową produktu.
Narzucona forma odpowiedzi to połowa sukcesu
Najczęstszy problem przy porównaniu nie leży w cenach, tylko w tym, że każdy dostawca opisuje produkt po swojemu. Jeden poda moc w kW, drugi w KM, trzeci wpisze tylko symbol modelu, a sprawność ukryje w załączniku. Dlatego do zapytania warto dołączyć tabelę w Excelu z tymi samymi wierszami, co w wymaganiach, i prośbę, by dostawca wpisał w niej faktyczne wartości oferowanego produktu, a nie słowo „spełnia”. Wpis „spełnia” jest deklaracją, a wartość liczbowa jest danymi, które da się sprawdzić z kartą katalogową.
- Jedna waluta i jedno ujęcie ceny (netto, z transportem albo bez) dla wszystkich.
- Osobne pola na koszty dodatkowe: transport, uruchomienie, szkolenie, części zamienne.
- Kolumna na odchylenia, w której dostawca sam wskazuje, czego nie spełnia.
Błędy, które psują porównanie ofert
Większość kłopotów przy ocenie ofert ma źródło w samym zapytaniu. Oto błędy, które widać najczęściej w zakupach technicznych.
- Wymagania opisowe zamiast liczbowych: „wysoka sprawność” zamiast „IE4”.
- Brak jednostek albo mieszanie jednostek w jednym dokumencie.
- Wskazanie konkretnego modelu bez dopisku „lub równoważny” i bez parametrów, po których oceniasz równoważność.
- Brak rozróżnienia wymagań obowiązkowych i pożądanych, przez co każde odchylenie staje się sporem.
- Brak kryteriów oceny, więc dostawca konkuruje wyłącznie ceną.
- Pominięte koszty eksploatacji, które w przypadku silników i pomp bywają wielokrotnie wyższe niż cena zakupu. Rachunek pokazujemy we wpisie o TCO w zakupach.
- Różne wersje zapytania wysłane do różnych dostawców, co odbiera porównaniu sens.
Co zrobić, gdy oferty już spłyną
Nawet najlepszy wzór nie sprawi, że wszystkie odpowiedzi przyjdą w tej samej formie. Część dostawców odeśle własny PDF, część arkusz, część odpowie w treści maila. Pierwszym krokiem jest więc sprowadzenie wszystkich ofert do wspólnej tabeli: te same parametry, te same jednostki, te same warunki. Dopiero wtedy sprawdzasz zgodność z wymaganiami obowiązkowymi, odrzucasz oferty niezgodne i oceniasz resztę według wag. Kryteria i kartę oceny z wagami opisujemy we wpisie o tym, jakie są kryteria oceny dostawców.