Czym jest TCO w zakupach i kiedy ma znaczenie
TCO to suma wszystkich kosztów związanych z produktem od zakupu do wycofania z użytku, pomniejszona o to, co da się odzyskać na końcu. W zakupach materiałów zużywalnych różnica między ceną a TCO bywa niewielka. W zakupach technicznych, gdzie urządzenie pracuje latami, cena zakupu jest często najmniejszą częścią całego rachunku. Dotyczy to zwłaszcza urządzeń, które pobierają energię przez tysiące godzin rocznie: silników, pomp, wentylatorów, sprężarek i oświetlenia. Tam różnica jednego punktu procentowego sprawności potrafi przez kilka lat przewyższyć różnicę w cenie. Szerzej o tym, jak ustawić kryteria wyboru, piszemy we wpisie o tym, jakie są kryteria oceny dostawców.
- Ma duże znaczenie przy urządzeniach o długim czasie pracy i wysokim zużyciu energii.
- Ma znaczenie, gdy oferty różnią się gwarancją, serwisem albo ceną części zamiennych.
- Ma mniejsze znaczenie przy materiałach jednorazowych o identycznej specyfikacji.
Ta sama logika dotyczy samochodów służbowych: paliwo, serwis i wartość odsprzedaży potrafią odwrócić ranking ofert dealerów, co pokazujemy na przykładzie trzech furgonów na stronie zapytanie ofertowe na zakup samochodu.
Wzór TCO i składniki całkowitego kosztu
Najprostszy użyteczny wzór wygląda tak: TCO = cena zakupu + koszt energii + koszt serwisu + koszt części + koszt przestojów, minus wartość końcowa. Każdy składnik liczysz za ten sam okres, zwykle za planowany czas użytkowania albo okres amortyzacji. Jeśli okres jest długi, możesz dodatkowo zdyskontować przyszłe koszty, ale w porównaniu ofert na kilka lat prosty rachunek zwykle wystarcza, bo błąd dyskonta jest mniejszy niż niepewność samych założeń.
| Składnik | Co obejmuje | Skąd wziąć dane |
|---|---|---|
| Cena zakupu | Cena netto, transport, montaż, uruchomienie, szkolenie | Oferta dostawcy |
| Energia | Moc pobierana razy godziny pracy razy cena kWh | Karta katalogowa i własne dane zakładu |
| Serwis | Przeglądy, obsługa gwarancyjna i pogwarancyjna | Oferta i warunki gwarancji |
| Części | Łożyska, uszczelnienia, filtry, elementy zużywalne | Cennik części od dostawcy |
| Przestoje | Utracona produkcja w czasie awarii i czekania na część | Historia awarii i czas dostawy części |
| Wartość końcowa | Odsprzedaż, złom, odzysk materiału | Własna ocena, zwykle ostrożna |
Przykład z dwoma silnikami 45 kW i czterema latami pracy
Weźmy zakup silnika indukcyjnego 45 kW do napędu pompy. Silnik pracuje z obciążeniem 75 procent mocy znamionowej, 4 000 godzin rocznie, a zakład płaci 0,90 zł za kWh. Porównujemy cztery lata pracy. Dostawca A oferuje silnik klasy IE4 o sprawności 95,4% w cenie 28 900 zł. Dostawca C oferuje silnik klasy IE3 o sprawności 94,2% w cenie 24 600 zł. Serwis, części, przestoje i wartość końcową przyjmujemy jako równe dla obu ofert, żeby pokazać sam wpływ sprawności. W prawdziwym postępowaniu te składniki uzupełniasz danymi z ofert.
- Moc oddawana na wale: 45 kW razy 0,75 daje 33,75 kW.
- Moc pobierana z sieci to moc na wale podzielona przez sprawność.
- Energia roczna to moc pobierana razy 4 000 godzin.
- Koszt energii to energia razy 0,90 zł za kWh.
Wynik obliczeń TCO krok po kroku
Silnik A pobiera 33,75 kW podzielone przez 0,954, czyli 35,38 kW. Silnik C pobiera 33,75 kW podzielone przez 0,942, czyli 35,83 kW. Różnica wynosi niecałe pół kilowata, co wygląda na drobiazg, dopóki nie pomnożysz jej przez godziny pracy. Rocznie silnik A zużywa 141 509 kWh, co kosztuje 127 358 zł, a silnik C zużywa 143 312 kWh, co kosztuje 128 981 zł. Różnica to około 1 623 zł rocznie na korzyść droższego silnika.
| Pozycja | Dostawca A (IE4) | Dostawca C (IE3) |
|---|---|---|
| Sprawność | 95,4% | 94,2% |
| Cena zakupu | 28 900 zł | 24 600 zł |
| Moc pobierana przy 75% obciążenia | 35,38 kW | 35,83 kW |
| Energia rocznie | 141 509 kWh | 143 312 kWh |
| Koszt energii rocznie | 127 358 zł | 128 981 zł |
| Koszt energii przez 4 lata | 509 434 zł | 515 924 zł |
| TCO po 4 latach | 538 334 zł | 540 524 zł |
Silnik A jest droższy w zakupie o 4 300 zł, a po czterech latach tańszy o 2 190 zł. Różnica ceny zwraca się po około 2,65 roku (4 300 zł podzielone przez 1 623 zł rocznie). Zwróć też uwagę na skalę: cena zakupu to w obu przypadkach mniej niż 6 procent TCO, a reszta to energia. Dlatego oferta tańsza o kilka tysięcy złotych nie jest automatycznie lepszą ofertą.
Jak wynik zmienia się przy innych założeniach
Rachunek TCO jest tak dobry, jak jego założenia. Najwięcej zależy tu od liczby godzin pracy i ceny energii, więc warto policzyć kilka wariantów. Poniższe wartości to nasze przeliczenie tego samego przykładu: roczna oszczędność zmienia się proporcjonalnie do godzin i do ceny kWh, a okres zwrotu to 4 300 zł podzielone przez roczną oszczędność.
| Wariant | Oszczędność A rocznie | Zwrot różnicy ceny |
|---|---|---|
| 2 000 h rocznie, 0,90 zł/kWh | ok. 812 zł | ok. 5,3 roku |
| 4 000 h rocznie, 0,90 zł/kWh | ok. 1 623 zł | ok. 2,65 roku |
| 6 000 h rocznie, 0,90 zł/kWh | ok. 2 435 zł | ok. 1,8 roku |
| 8 000 h rocznie, 0,90 zł/kWh | ok. 3 246 zł | ok. 1,3 roku |
| 4 000 h rocznie, 0,60 zł/kWh | ok. 1 082 zł | ok. 4,0 roku |
| 4 000 h rocznie, 1,20 zł/kWh | ok. 2 164 zł | ok. 2,0 roku |
Przy pracy jednozmianowej, około 2 000 godzin rocznie, silnik IE4 nie zwraca się w czterech latach: po tym okresie jest droższy o około 1 052 zł (4 300 zł minus cztery razy 812 zł). Przy pracy ciągłej zwraca się szybciej niż w półtora roku. Ten sam produkt może więc być najlepszą albo najgorszą ofertą, zależnie od tego, jak go użyjesz.
Najczęstsze błędy w rachunku TCO
Błędy w TCO rzadko wynikają z arytmetyki. Zwykle biorą się z danych wejściowych, które wyglądają na porównywalne, a nie są.
- Sprawność znamionowa zamiast sprawności przy faktycznym obciążeniu. Jeśli silnik pracuje przy 75 procent mocy, bierz wartość dla 75 procent z karty katalogowej. Jak ją znaleźć, opisujemy w poradniku, jak czytać kartę katalogową.
- Różne ujęcia ceny: jedna oferta z transportem i uruchomieniem, druga bez.
- Pominięte koszty części i serwisu po okresie gwarancji.
- Brak kosztu przestoju przy długim czasie dostawy części zamiennych.
- Zbyt optymistyczna wartość końcowa, która sztucznie obniża TCO.
- Porównanie oferty zgodnej z wymaganiami z ofertą, która ich nie spełnia. Oferta niezgodna nie ma TCO, bo nie powinna być brana pod uwagę.
Jak wpisać TCO w proces zakupowy
TCO działa najlepiej, gdy jest częścią procesu od początku, a nie rachunkiem robionym po wyborze oferty. Już w zapytaniu ofertowym poproś o dane potrzebne do obliczeń: sprawność przy 50, 75 i 100 procent obciążenia, cennik części, warunki serwisu i czas dostawy części. Wzór takiego zapytania znajdziesz we wpisie zapytanie ofertowe wzór. Gdy maszyna idzie w leasing, do TCO dochodzi koszt finansowania, który liczymy we wpisie porównanie ofert leasingu maszyn. Przy inwestycji, która sama produkuje energię, TCO dzieli się przez liczbę kilowatogodzin, jak w przykładzie porównania ofert fotowoltaiki dla firm. Potem wpisz TCO jako kryterium oceny z jasną wagą i opisanymi założeniami, żeby każda osoba w dziale liczyła tak samo. Na koniec zachowaj założenia razem z decyzją: za rok, przy kolejnym zakupie, będzie wiadomo, skąd wziął się wybór.