Rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe i rozeznanie cenowe przed wyborem dostawcy

RFI (Request for Information) to pisemna prośba do dostawców o opis ich możliwości, rozwiązań i produktów. Stosuje się je, gdy nie wiesz jeszcze dokładnie, czego potrzebujesz, albo gdy chcesz sprawdzić, jakie rozwiązania techniczne są w ogóle dostępne. Odpowiedzi na RFI pomagają napisać specyfikację techniczną, którą potem wykorzystasz w zapytaniu ofertowym. W praktyce RFI jest uporządkowaną, pisemną formą rozeznania rynku, prowadzoną tak, by odpowiedzi dało się ze sobą zestawić.

• Pytasz o możliwości, a nie o cenę.
• Zbierasz karty katalogowe, referencje techniczne i warianty wykonania.
• Kończysz z wiedzą potrzebną do opisania wymagań.

Zapytanie ofertowe kierujesz do wybranych dostawców wtedy, gdy przedmiot zakupu jest już opisany parametrami. Dostawcy odpowiadają ofertą z ceną, terminem, gwarancją i warunkami płatności, a ty porównujesz je według ustalonych kryteriów. Różnica względem rozeznania rynku jest zasadnicza: rozeznanie pyta „ile to mniej więcej kosztuje”, zapytanie ofertowe pyta „za ile i na jakich warunkach dostarczysz dokładnie to”. Jak napisać takie zapytanie, pokazujemy we wpisie zapytanie ofertowe wzór. W projekcie z dofinansowaniem zapytanie kończy się protokołem z punktacją i uzasadnieniem, który przygotujesz z porównania ofert na stronie protokół z wyboru oferty.

• Cel: wybrać ofertę do zamówienia.
• Wynik: porównywalne oferty z datą ważności.
• Forma: pisemna, z tymi samymi wymaganiami dla wszystkich dostawców.

Przetarg w firmie prywatnej to zapytanie ofertowe prowadzone według spisanego regulaminu. Przetarg reguluje Kodeks cywilny (art. 70¹ i następne): od chwili udostępnienia warunków przetargu organizator jest obowiązany postępować zgodnie z ogłoszeniem, a oferent jest związany swoją ofertą do czasu wyboru innej oferty albo zamknięcia przetargu bez wyboru. Właśnie dlatego wiele firm nazywa swoje postępowania zapytaniem ofertowym, a nie przetargiem, i dopisuje zastrzeżenie o prawie do zakończenia postępowania bez wyboru oferty. Przetarg publiczny to z kolei procedura według ustawy Prawo zamówień publicznych, obowiązująca podmioty publiczne i niektóre inne podmioty wskazane w ustawie, gdy wartość zamówienia przekracza próg jej stosowania. Tam dokumentem wyjściowym jest SWZ, a tryby, terminy i środki ochrony prawnej określa ustawa. Jak czytać SWZ i jak ma się do niej oferta, opisujemy na stronie zgodność z SWZ.

• Przetarg prywatny: własny regulamin, większa formalność niż zwykłe zapytanie.
• Przetarg publiczny: procedura ustawowa, obowiązkowa dla zamawiających publicznych.
• Firma prywatna zwykle nie podlega ustawie Pzp, chyba że działa jako zamawiający sektorowy albo realizuje zamówienie, do którego ustawa ma zastosowanie z innego powodu.

W firmie prywatnej tryb dobierasz do wartości, ryzyka i tego, jak dobrze znasz przedmiot zakupu. Nie ma tu ustawowych progów, więc warto zapisać własne zasady w polityce zakupowej i trzymać się ich konsekwentnie.

• Drobny, powtarzalny zakup z katalogu: wystarczy aktualny cennik i ewentualnie szybkie rozeznanie.
• Nowy produkt, którego parametrów nie jesteś pewien: najpierw RFI albo rozeznanie, potem zapytanie ofertowe.
• Zakup urządzenia o znanych parametrach, na przykład silnika, pompy albo sprężarki: zapytanie ofertowe do co najmniej trzech dostawców.
• Kontrakt ramowy na rok lub dłużej, duża wartość albo dostawca krytyczny: przetarg prywatny z regulaminem i kartą oceny.
• Zakup w projekcie dofinansowanym: tryb i dokumentacja według wytycznych programu, nawet jeśli firma jest prywatna.

Niezależnie od wybranego trybu zachowaj dokumentację: kogo zapytano, kiedy, jakie odpowiedzi wpłynęły i dlaczego wybrano konkretną ofertę. W firmie prywatnej nikt tego nie wymaga ustawą, ale przy audycie wewnętrznym, sporze z dostawcą albo kolejnym zakupie tej samej kategorii to właśnie ta dokumentacja pozwala szybko odtworzyć decyzję i nie zaczynać rozeznania od zera.

Rozeznanie rynku ma sens tylko wtedy, gdy jego wynik trafia do zapytania ofertowego w uporządkowanej formie. W praktyce przejście od jednego do drugiego to kilka kroków, które warto wykonać zawsze w tej samej kolejności, niezależnie od kategorii zakupu. Dzięki temu każde zapytanie wychodzi do dostawców z tymi samymi, sprawdzonymi wymaganiami, a porównanie ofert nie zaczyna się od wyjaśniania, co autor miał na myśli.

• Zbierz karty katalogowe produktów, które pojawiły się w rozeznaniu, i wypisz parametry, które je od siebie odróżniają.
• Zdecyduj, które parametry są wymaganiami obowiązkowymi, a które pożądanymi, i zapisz je z wartością, jednostką i tolerancją.
• Sprawdź, czy co najmniej trzech dostawców jest w stanie spełnić wymagania obowiązkowe, żeby nie pisać ich pod jednego producenta.
• Ustal budżet na podstawie orientacyjnych cen, pamiętając, że nie obejmują one zwykle transportu, uruchomienia i pełnej gwarancji.
• Ustal kryteria oceny i ich wagi przed wysłaniem zapytania, a nie po otwarciu ofert. Jak je dobrać, opisujemy we wpisie o tym, jakie są kryteria oceny dostawców.
• Wyślij to samo zapytanie wszystkim dostawcom w tym samym terminie i z tą samą formą odpowiedzi.

W projekcie dofinansowanym oba tryby kończą się dokumentem, który sprawdzi instytucja pośrednicząca, więc liczy się nie tylko wybór oferty, ale i ślad, jak do niego doszło. Przy zapytaniu ofertowym potrzebujesz porównania ofert według kryteriów z ogłoszenia i protokołu z uzasadnieniem. Gotowe zestawienie z punktacją przygotujesz na stronie zestawienie ofert, a dokument końcowy na stronie protokół z wyboru oferty. Oferty w PDF i Excelu Parametry odczytuje samo, więc nie przepisujesz ich do arkusza, a przy każdej liczbie w protokole jest odnośnik do miejsca w ofercie.

Rozeznanie cenowe daje orientacyjne ceny, zwykle do oszacowania wartości zamówienia, i nie wiąże wykonawców. Zapytanie ofertowe zbiera wiążące oferty na opisany zakres, z kryteriami ogłoszonymi z góry. Przy robotach budowlanych różnica jest szczególnie widoczna, bo bez przedmiaru i formy wynagrodzenia w zapytaniu każdy wykonawca wycenia inny zakres. Jak przygotować takie zapytanie i porównać kosztorysy, pokazujemy na stronie zapytanie ofertowe na roboty budowlane.

Najdroższą pomyłką jest traktowanie wyników rozeznania jak ofert. Orientacyjna cena z rozmowy telefonicznej nie obejmuje zwykle transportu, uruchomienia ani pełnych warunków gwarancji, a po wysłaniu zamówienia okazuje się nieaktualna. Druga pomyłka to nazywanie postępowania przetargiem bez regulaminu, co rodzi spory z oferentami o zasady wyboru. Trzecia to pomijanie RFI przy zakupie, którego się nie zna, i pisanie wymagań pod jednego dostawcę, co ogranicza konkurencję już na starcie. Wszystkie trzy mają to samo źródło: brak rozdzielenia etapu poznawania rynku od etapu wyboru oferty.