Zapytanie ofertowe na roboty budowlane to dokument, w którym inwestor opisuje zakres robót, wymagania wobec wykonawcy, kryteria wyboru i termin składania ofert, a potem porównuje nadesłane kosztorysy. Parametry obsługuje oba etapy: zapisujesz wymagania raz, wysyłasz zapytanie do wykonawców, a oferty w PDF, Excelu i mailach trafiają do jednej tabeli ze statusem każdego wymagania i punktacją, od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT.
§ 1 Krótka odpowiedź
Dobre zapytanie na roboty budowlane pozwala porównać oferty bez dopytywania każdego wykonawcy osobno. Musi mówić, co dokładnie ma być zrobione, na jakich warunkach i jak wybierzesz ofertę. Wszystko, czego w zapytaniu zabraknie, wykonawcy uzupełnią po swojemu, a wtedy dostajesz pięć ofert na pięć różnych zakresów.
| Element zapytania | Co wpisać |
|---|---|
| Przedmiot zamówienia | opis robót, adres obiektu, przedmiar albo dokumentacja projektowa w załączniku |
| Forma wynagrodzenia | ryczałt albo kosztorys powykonawczy, cena netto i brutto |
| Termin realizacji | data rozpoczęcia, czas wykonania, etapy i odbiory częściowe |
| Warunki udziału | doświadczenie w podobnych robotach, uprawnienia, polisa OC |
| Gwarancja i rękojmia | okres w miesiącach, kaucja albo gwarancja należytego wykonania |
| Kryteria oceny | cena, termin, okres gwarancji, z wagami w procentach |
| Wymagane dokumenty | formularz ofertowy, kosztorys ofertowy, oświadczenia |
| Termin i sposób składania ofert | data, godzina, adres mailowy albo platforma, ważność oferty |
§ 2 Problem
Wysyłasz zapytanie na wykonanie posadzki w hali albo remont dachu do sześciu firm. Wracają cztery oferty i każda wygląda inaczej. Jedna firma przysyła kosztorys z programu kosztorysowego na dwunastu stronach, druga jednostronicową ofertę ryczałtową, trzecia arkusz z cenami jednostkowymi bez ilości, a czwarta kwotę w treści maila i zdanie o terminie.
Jeśli projekt jest finansowany z dotacji albo podlega kontroli wewnętrznej, z porównania musi zostać dokumentacja: kto dostał zapytanie, kiedy wpłynęły oferty, które odrzucono i dlaczego wybrano tę jedną. Arkusz przepisywany wieczorem tego nie daje.
§ 3 Jak to działa
Zapytania i rundy negocjacyjne są w planie Zespół. Ogólne zasady przygotowania zapytania na dostawy i usługi opisujemy na stronie zapytanie ofertowe online.
§ 4 Co sprawdza
Każdą ofertę system sprawdza względem wymagań z Twojego zapytania i oznacza: spełnia, nie spełnia albo brak danych.
| Dane z oferty | Przykład wymagania z zapytania |
|---|---|
| Cena i forma wynagrodzenia | ryczałt netto, waluta, ważność oferty 30 dni |
| Zakres i wyłączenia | oferta obejmuje demontaż starego pokrycia i wywóz odpadów |
| Termin | rozpoczęcie do 14 dni od podpisania umowy, wykonanie w 6 tygodni |
| Gwarancja i zabezpieczenie | gwarancja 60 miesięcy, kaucja 5 procent wynagrodzenia |
| Płatność | faktury częściowe po odbiorach, zapłata 30 dni |
| Doświadczenie i dokumenty | co najmniej dwie podobne roboty w ciągu pięciu lat, polisa OC |
Każda liczba w tabeli ma odnośnik do strony oferty, z której pochodzi. Klikasz komórkę i widzisz fragment kosztorysu, więc wybór da się obronić przed zarządem, bankiem finansującym albo opiekunem projektu.
§ 5 Przykład
Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Zakres to wymiana pokrycia dachu hali o powierzchni 1 800 metrów kwadratowych, wymagania z zapytania: demontaż i wywóz starego pokrycia po stronie wykonawcy, gwarancja 60 miesięcy, wykonanie w 6 tygodni.
| Pozycja | Oferta A | Oferta B | Oferta C |
|---|---|---|---|
| Cena ryczałtowa netto | 486 000 zł | 441 000 zł | 513 000 zł |
| Demontaż i wywóz pokrycia | w cenie | wyłączony | w cenie |
| Obróbki blacharskie | w cenie | w cenie | w cenie |
| Gwarancja | 60 mies. | 36 mies. | 84 mies. |
| Termin wykonania | 6 tygodni | 5 tygodni | 8 tygodni |
| Zgodność z wymaganiami | spełnia | nie spełnia 2 z 6 | nie spełnia 1 z 6 |
Oferta B wygrywa ceną tylko na pierwszej stronie. Po doliczeniu demontażu i wywozu, które inwestor musiałby zlecić osobno, przestaje być najtańsza, a krótsza gwarancja przenosi ryzyko przecieków na Ciebie. Oferta C nie mieści się w terminie z zapytania. W Parametry ranking liczy się tylko wśród ofert spełniających wymagania, więc wygrywa oferta A, a uzasadnienie masz w tabeli.
§ 6 Dla kogo
Rozbudowuje halę, remontuje dach, wymienia posadzkę albo instalację. Dział techniczny zbiera oferty raz na kilka miesięcy i za każdym razem zaczyna od pustego arkusza. W Parametry wymagania z poprzedniego zapytania zostają, a historia cen pozwala porównać nowe oferty ze starymi.
Kupuje roboty budowlane w projekcie z funduszy europejskich i przy zamówieniach powyżej 50 000 zł netto stosuje zasadę konkurencyjności. Z porównania musi powstać udokumentowany wybór, który pokazujemy na stronie protokół z wyboru oferty. Różnice między rozeznaniem rynku a zapytaniem ofertowym opisujemy we wpisie rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe.
Zbiera oferty na termomodernizację, remont klatek czy elewacji i musi przedstawić wybór zarządowi albo zebraniu właścicieli. Zestawienie z uzasadnieniem ucina dyskusję, dlaczego nie wybrano najtańszej firmy.
Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto. Poniżej tej kwoty gmina, szkoła czy szpital kupują według własnego regulaminu, zwykle właśnie w trybie zapytania ofertowego. Punktację kryteriów prowadzisz tak samo jak na stronie ocena ofert z punktacją.
Jeśli to Ty jesteś generalnym wykonawcą i wybierasz firmy do poszczególnych branż, zobacz stronę porównanie ofert podwykonawców.
§ 7 Porównanie
Uczciwie o trzech sposobach, którymi inwestorzy prowadzą dziś zapytania na roboty budowlane.
| Kryterium | Mail i arkusz Excel | Platforma przetargowa | Parametry |
|---|---|---|---|
| Wysyłka zapytania | ręcznie, z każdej skrzynki osobno | formularz na platformie | z projektu, mailem do wykonawców |
| Wykonawca musi założyć konto | nie | zwykle tak | nie |
| Odczyt kosztorysów | ręcznie | ręcznie, załączniki do pobrania | automatycznie z PDF, XLSX i maili |
| Punktacja kryteriów | formuły w arkuszu | zależnie od platformy | z wagami, tylko oferty zgodne |
| Ślad, skąd jest liczba | brak | dokumenty w systemie | odnośnik do miejsca w ofercie |
| Koszt | czas Twoich ludzi | zwykle wycena indywidualna | od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT |
Gdzie platforma przetargowa wygrywa, mówimy wprost. Jeśli prowadzisz przetargi publiczne powyżej progu ustawy albo aukcje elektroniczne, potrzebujesz platformy, która obsługuje tryby Pzp, i opisujemy to na stronie platforma przetargowa. Parametry nie ocenia za Ciebie, czy stawka jest rynkowa, i nie zastępuje kosztorysu inwestorskiego. Usuwa przepisywanie ofert i pokazuje różnice, zanim podpiszesz umowę.
§ 8 Błędy
Gotowe zestawienie z opisem odrzuceń i uzasadnieniem wyboru eksportujesz jako zestawienie ofert cenowych.
§ 9 Koszt
Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Co zawiera |
|---|---|---|
| Kupiec | 690 zł + 23% VAT | 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta |
| Zespół | 1 890 zł + 23% VAT | 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont |
| Dział zakupów | 4 900 zł + 23% VAT | 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API |
| Enterprise | wycena | integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny |
Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Inwestor, który kilka razy w roku porównuje oferty wykonawców, mieści się w planie Kupiec. Wysyłka zapytań z systemu i historia cen wykonawców są w planie Zespół. Limity są w cenniku.
§ 10 Pytania
Opis przedmiotu zamówienia z przedmiarem albo dokumentacją, formę wynagrodzenia, termin realizacji, warunki udziału, wymagania co do gwarancji i zabezpieczenia, kryteria oceny z wagami, listę wymaganych dokumentów oraz termin i sposób składania ofert. Im dokładniej opiszesz zakres i wyłączenia, tym łatwiej porównasz oferty.
Zamawiający publiczni stosują Prawo zamówień publicznych od 130 000 zł netto, więc poniżej tej kwoty kupują według własnego regulaminu, zwykle w trybie zapytania ofertowego. Firma prywatna może stosować zapytanie przy każdej kwocie. Beneficjent dotacji powyżej 50 000 zł netto prowadzi zapytanie według zasady konkurencyjności.
Na roboty budowlane zwykle około 14 dni kalendarzowych, a przy większym zakresie dłużej. Wykonawca potrzebuje czasu na wizję lokalną, wycenę materiałów i zebranie ofert od swoich podwykonawców. Zbyt krótki termin kończy się ofertami z dużym zapasem ceny albo brakiem ofert.
Najpierw odrzuć oferty, które nie spełniają wymagań zapytania, potem dolicz koszt wyłączeń do każdej z pozostałych, a na końcu policz punktację według wag z zapytania. Wybierz ofertę z najwyższą punktacją i zapisz uzasadnienie wraz z listą odrzuconych ofert.
Nie. Wykonawcy dostają zapytanie mailem i odpowiadają tak jak zawsze: kosztorysem w PDF albo Excelu, skanem albo treścią maila. Konto ma tylko inwestor i jego zespół, a oferty widzi wyłącznie Twoja organizacja.
W Parametry od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Kupiec, a przy płatności rocznej 345 zł + 23% VAT. Wysyłka zapytań z systemu, rundy negocjacyjne i historia cen wykonawców są w planie Zespół za 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Nie ma opłaty wdrożeniowej.
§ 11 Powiązane
Wpisz wymagania z przedmiaru i wagi kryteriów, wgraj kosztorysy, które już przyszły, a dostaniesz ranking z wyłączeniami, statusami i źródłem każdej liczby, zanim umówisz pierwszą rozmowę z wykonawcą.