Ocena ofert w przetargu to trzy kroki: odrzucenie ofert, które nie spełniają wymagań, przyznanie punktów w każdym kryterium według wzorów z SWZ i ułożenie rankingu, z którego wynika najkorzystniejsza oferta. Najwięcej błędów nie powstaje przy wzorach, tylko przy przepisywaniu cen, terminów i okresów gwarancji z ofert w PDF do arkusza. Parametry odczytuje oferty, liczy punkty według Twoich wag i pokazuje przy każdej liczbie, z której strony oferty pochodzi.
§ 1 Problem
Komisja przetargowa rzadko myli się we wzorze. Myli się w danych, które do wzoru trafiają, a potem ten sam błąd ląduje w zawiadomieniu o wyborze, które czyta każdy wykonawca. Przegrany wykonawca sprawdzi punktację co do setnej części punktu, bo od tego zależy, czy złoży odwołanie.
§ 2 Jak to działa
§ 3 Przykład
Postępowanie na dostawę dwunastu pomp dla wodociągów. Kryteria to cena z wagą 60 procent, okres gwarancji z wagą 30 procent (od 24 do 60 miesięcy) i termin dostawy z wagą 10 procent. Dane są przykładowe i nie pochodzą od konkretnych wykonawców.
| Pozycja | Wykonawca A | Wykonawca B | Wykonawca C |
|---|---|---|---|
| Cena brutto | 486 000 zł | 452 400 zł | 529 000 zł |
| Okres gwarancji | 36 miesięcy | 24 miesiące | 60 miesięcy |
| Termin dostawy | 30 dni | 45 dni | 21 dni |
| Punkty za cenę (60) | 55,85 | 60,00 | 51,31 |
| Punkty za gwarancję (30) | 18,00 | 12,00 | 30,00 |
| Punkty za termin (10) | 7,00 | 4,67 | 10,00 |
| Suma punktów | 80,85 | 76,67 | 91,31 |
Za cenę liczymy cenę najniższą podzieloną przez cenę badaną razy 60, za gwarancję okres badany podzielony przez 60 miesięcy razy 30, a za termin termin najkrótszy podzielony przez termin badany razy 10. Wygrywa wykonawca C, choć jego oferta jest najdroższa. Tak działa ocena, w której cena nie jest jedynym kryterium: dłuższa gwarancja i szybsza dostawa przeważyły różnicę 76 600 zł. Żadna cena nie jest niższa o 30 procent od średniej wszystkich ofert, więc nie ma obowiązku wzywania do wyjaśnień rażąco niskiej ceny.
§ 4 Co sprawdza
| Etap oceny | Co musi zrobić komisja | Co przygotowuje Parametry |
|---|---|---|
| Zgodność z SWZ | sprawdzić każde wymaganie minimalne i środki dowodowe | macierz wymagań ze statusem przy każdym punkcie i odnośnikiem do strony oferty |
| Odrzucenie ofert | wskazać podstawę i niespełniony wymóg | lista ofert do odrzucenia z brakującym parametrem |
| Rażąco niska cena | porównać cenę z wartością zamówienia i ze średnią ofert | sygnał, gdy cena jest niższa o co najmniej 30 procent od średniej albo od wpisanej wartości zamówienia |
| Punktacja | przyznać punkty w każdym kryterium według wzorów z SWZ | punkty z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, liczone tylko dla ofert nieodrzuconych |
| Remis | rozstrzygnąć równy bilans punktów | wskazanie ofert z tą samą sumą, ich wyniku w kryterium o najwyższej wadze i ceny |
| Zawiadomienie o wyborze | podać punkty w każdym kryterium i łączną punktację | tabela do wklejenia w zawiadomienie i protokół |
Parametry nie podejmuje decyzji za komisję i nie podpisuje dokumentów. Przygotowuje dane, które komisja sprawdza i zatwierdza, a każda liczba ma swoje źródło w ofercie.
§ 5 Dla kogo
Gminy, spółki komunalne, szpitale i uczelnie, które prowadzą kilka lub kilkanaście postępowań w kwartale, a oferty techniczne dostają jako załączniki do formularza ofertowego. Ocena zgodności z wymaganiami SWZ i punktacja to dwa etapy, które zajmują komisji najwięcej czasu.
Firmy, które kupują powyżej progu zasady konkurencyjności i muszą udokumentować punktację w protokole z wyboru oferty, bo błąd oznacza korektę finansową.
Przetargi wewnętrzne na maszyny, usługi serwisowe i materiały, prowadzone według regulaminu zakupów z kryteriami i wagami ogłoszonymi z góry.
§ 6 Pytania
Najczęściej stosowany wzór to cena najniższa spośród ofert nieodrzuconych podzielona przez cenę oferty badanej, pomnożona przez wagę kryterium. Oferta z najniższą ceną dostaje pełną liczbę punktów, a pozostałe proporcjonalnie mniej. Wzór musi być opisany w SWZ i zamawiający nie może go zmienić po otwarciu ofert.
Może, ale zamawiający z sektora finansów publicznych stosuje cenę jako jedyne kryterium albo cenę o wadze powyżej 60 procent tylko wtedy, gdy określi standardy jakościowe dla wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia i wykaże w załączniku do protokołu, jak uwzględnił koszty cyklu życia. Wynika to z art. 246 Prawa zamówień publicznych.
Zamawiający wzywa wykonawcę do wyjaśnień, gdy cena oferty jest niższa o co najmniej 30 procent od wartości zamówienia powiększonej o VAT albo od średniej arytmetycznej cen wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu. Sama różnica nie przesądza o odrzuceniu. Decydują wyjaśnienia i dowody, które złoży wykonawca.
Zamawiający wybiera ofertę, która dostała najwięcej punktów w kryterium o najwyższej wadze. Jeśli i tam jest remis, wybiera ofertę z najniższą ceną lub kosztem, a gdy to nie rozstrzyga, wzywa wykonawców do złożenia ofert dodatkowych z ceną nie wyższą niż pierwotna. Tak rozstrzyga to art. 248 Prawa zamówień publicznych, a zasadę warto przenieść także do regulaminu zakupów w firmie prywatnej.
Nie w odniesieniu do samej firmy, bo kryteria nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, na przykład jego wiarygodności ekonomicznej. Wolno natomiast oceniać organizację, kwalifikacje i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeśli mają wpływ na jakość wykonania.
§ 7 Dokumentacja
Po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający informuje wykonawców o wyniku i podaje punkty przyznane w każdym kryterium oraz łączną punktację. Ta sama tabela trafia do protokołu postępowania. Parametry eksportuje ją razem z odnośnikami do źródeł, więc przy odwołaniu albo kontroli łatwo pokazać, skąd wzięła się każda liczba.
Protokół z załącznikami zamawiający przechowuje przez cztery lata od zakończenia postępowania, a przy projektach z dofinansowaniem często dłużej, zgodnie z umową. Jeśli dokumentacja z wielu postępowań leży w segregatorach, uporządkowanie jej ułatwi zlecona archiwizacja dokumentów firmowych.
§ 8 Plan
Punktacja według wag, statusy wymagań, sygnał rażąco niskiej ceny i eksport do Excela i PDF są w każdym planie, od planu Kupiec za 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Komisje, w których oferty ocenia kilka osób, zwykle wybierają plan Zespół za 1 890 zł netto + 23% VAT, bo daje wspólne komentarze i historię zmian ofert. Wszystkie limity są w cenniku platformy zakupowej.
§ 9 Powiązane
Wrzuć oferty z postępowania, wpisz kryteria i wagi z SWZ, a dostaniesz ranking ofert z punktami w każdym kryterium i źródłem każdej liczby.