SWZ a oferta i sprawdzanie zgodności punkt po punkcie

Pierwszy krok to zamiana opisu w SWZ na listę wymagań, z których każde da się sprawdzić jednym spojrzeniem. Zdanie „urządzenie o mocy grzewczej nie mniejszej niż 10 kW, zasilane 230 V, z poziomem mocy akustycznej do 55 dB(A)” to trzy osobne wymagania, a nie jedno. Każdemu nadaj numer, zapisz wartość graniczną, jednostkę i warunek (minimum, maksimum, dokładnie, zakres). Dopiero taka lista pozwala porównać ofertę bez interpretowania całych akapitów. Przy okazji wyłapiesz wymagania niejednoznaczne, na przykład moc bez podanego punktu pracy albo wymiar bez tolerancji. Takie miejsca lepiej wyjaśnić pytaniem do zamawiającego na etapie przed złożeniem ofert, bo po otwarciu ofert pole manewru jest dużo mniejsze.

• Jedno wymaganie to jeden parametr, jedna wartość i jeden warunek.
• Zapisz, skąd pochodzi wymaganie: rozdział SWZ, punkt OPZ, załącznik.
• Oznacz, czy wymaganie jest obowiązkowe, czy punktowane w kryteriach oceny.
• Wymagania opisowe (funkcja, sposób montażu) też zapisz jako osobne punkty.

Macierz zgodności (compliance matrix) to tabela, w której każdemu wymaganiu z SWZ odpowiada wartość z oferty i jednoznaczny status. Dla wykonawcy to lista kontrolna przed wysłaniem oferty, dla kupca szybka mapa ryzyk przed decyzją. Najprostsza wersja ma cztery kolumny: wymaganie, wartość w ofercie, źródło (strona karty katalogowej albo punkt formularza) i status. W przykładzie poniżej porównujemy jedną ofertę na dostawę pompy ciepła z wymaganiami z OPZ.

Status „brak danych” jest równie ważny jak „nie spełnia”. Nie oznacza, że produkt jest niezgodny, ale oznacza, że z dokumentów nie da się tego wykazać. Wykonawca powinien taki punkt uzupełnić przed złożeniem oferty, a kupiec sprawdzić, czy SWZ przewiduje możliwość wezwania do uzupełnienia.

Dostawcy podają parametry tak, jak robi to producent, a producent nie zawsze używa jednostek z SWZ. Klimatyzator z mocą chłodniczą opisaną jako 34 000 BTU/h wygląda na duże urządzenie, ale po przeliczeniu (1 kW to około 3412 BTU/h) daje 34 000 / 3412 = około 9,96 kW. Przy wymaganiu „min. 10 kW” to status „nie spełnia”, choć na pierwszy rzut oka liczba robi wrażenie. Podobnie z mocą silników: 15 KM (koni mechanicznych) to około 11,0 kW, bo 1 KM to 0,7355 kW, a amerykański hp ma inną wartość, około 0,7457 kW. Druga odmiana tej pułapki to inny punkt pracy. Moc grzewcza pompy ciepła podana przy A7/W35 jest zwykle wyższa niż przy A2/W35, więc porównanie z wymaganiem sformułowanym dla A2/W35 bez przeliczenia jest błędem. Więcej o warunkach pomiaru piszemy we wpisie jak czytać kartę katalogową.

• Przelicz wszystkie wartości do jednostek z SWZ, zanim porównasz je z progiem.
• Sprawdź, czy wartość z karty dotyczy tego samego punktu pracy, co wymaganie.
• Zapisz w macierzy wartość oryginalną i przeliczoną, żeby każdy mógł odtworzyć rachunek.

Gdy zamawiający opisuje przedmiot zamówienia przez wskazanie znaku towarowego, konkretnego producenta albo normy, powinien dopuścić rozwiązania równoważne i wskazać, po czym będzie oceniał równoważność. Dla wykonawcy to szansa, bo może zaoferować inny produkt, ale też obowiązek: to on musi wykazać, że zaproponowane rozwiązanie spełnia wymagania co najmniej tak dobrze jak wskazane. Samo zdanie „oferujemy produkt równoważny” nie wystarcza. Potrzebne jest zestawienie parametrów wskazanych w SWZ jako kryteria równoważności z parametrami oferowanego produktu, poparte dokumentami. Kupiec z kolei nie może odrzucić produktu tylko dlatego, że ma inną nazwę, jeżeli parametry są spełnione. Ocenia wyłącznie to, co zapisał jako kryteria równoważności. Jeśli SWZ takich kryteriów nie podaje, wykonawca powinien zapytać o nie przed terminem składania ofert.

• Wypisz parametry, które SWZ wskazuje jako kryteria równoważności, i zbuduj dla nich osobną macierz.
• Porównuj z wymaganiami zamawiającego, a nie z pełną kartą produktu referencyjnego.
• Dołącz dokumenty, które potwierdzają każdy parametr, a nie tylko folder reklamowy.

Szerzej o ocenie zamienników piszemy we wpisie specyfikacja techniczna a oferta.

Przedmiotowe środki dowodowe to dokumenty, które potwierdzają zgodność produktu z wymaganiami: karty katalogowe, certyfikaty, deklaracje zgodności, deklaracje właściwości użytkowych, raporty z badań, opisy techniczne. SWZ określa, które z nich trzeba złożyć razem z ofertą. Zamawiający może wezwać do ich uzupełnienia, ale tylko wtedy, gdy przewidział to w dokumentach zamówienia, i nie w każdej sytuacji (na przykład ograniczenia dotyczą dokumentów potwierdzających parametry punktowane w kryteriach oceny). Dlatego wykonawca nie powinien liczyć na wezwanie, tylko złożyć komplet od razu. Typowe problemy są powtarzalne: certyfikat wystawiony na inny model z tej samej serii, dokument po terminie ważności, karta katalogowa w języku obcym bez tłumaczenia, gdy SWZ wymaga polskiego, albo deklaracja dotycząca innej normy niż ta z SWZ.

• Sprawdź, czy nazwa modelu na certyfikacie jest identyczna z nazwą w formularzu ofertowym.
• Sprawdź datę ważności i wydanie normy wskazane w dokumencie.
• Upewnij się, że każdy parametr z macierzy ma przypisany dokument źródłowy.

Ta sama macierz służy obu stronom, ale każda zadaje inne pytania. Wykonawca pyta: czy moja oferta przejdzie ocenę formalną i ile punktów zdobędę w kryteriach jakościowych. Kupiec pyta: która oferta spełnia wszystkie wymagania, która jest najkorzystniejsza według kryteriów i czy najtańsza propozycja nie jest przypadkiem niezgodna. To ostatnie pytanie jest kluczowe, bo najtańsza oferta z jednym statusem „nie spełnia” nie może wygrać, a przy dużej liczbie ofert łatwo to przeoczyć. Poza postępowaniami publicznymi ta sama metoda sprawdza się przy zapytaniu ofertowym w firmie prywatnej: zamiast SWZ jest zapytanie, ale lista wymagań, macierz i dokumenty wyglądają tak samo.