Ocena dostawców w programie do oceny dostawców z kartą, wagami i historią cen
Ocena dostawców działa wtedy, gdy każdy dostawca jest mierzony tą samą miarą. Parametry zbiera oferty, ceny i terminy z każdego porównania, więc karta oceny opiera się na danych, a nie na pamięci kupca.
§ 1 Kryteria
Kryteria oceny dostawców w zakupach technicznych
W zakupach technicznych cena to tylko jedno z kryteriów. Dostawca, który wygrywa ceną, a spóźnia się z dostawą albo nie podaje gwarancji, kosztuje więcej niż różnica w ofercie. Szerzej piszemy o tym w artykule kryteria oceny dostawców.
- Zgodność oferty z wymaganiami technicznymi.
- Cena i koszt całkowity w cyklu użytkowania.
- Termin dostawy i jego dotrzymywanie.
- Gwarancja i warunki serwisu.
- Warunki płatności i ważność oferty.
- Kompletność danych: certyfikaty, karty katalogowe.
§ 2 Karta oceny
Karta oceny dostawcy z wagami
Karta oceny przypisuje każdemu kryterium wagę i ocenę. Oceny wynikają z danych w macierzy: zgodność ze statusów przy wymaganiach, TCO z wyliczenia kosztu, termin i gwarancja wprost z oferty, więc dwóch kupców oceni tę samą ofertę tak samo. Wagi ustala dział zakupów raz, dla kategorii, i stosuje je do wszystkich dostawców. Poniżej karta dla zakupu silnika 45 kW, oceny w skali od 1 do 5.
| Kryterium | Waga | Dostawca A | Dostawca B | Dostawca C |
|---|---|---|---|---|
| Zgodność z wymaganiami | 30 | 5 | 5 | 2 |
| TCO w 4 latach | 25 | 5 | 4 | 4 |
| Termin dostawy | 15 | 3 | 4 | 5 |
| Gwarancja | 15 | 5 | 3 | 3 |
| Warunki płatności | 10 | 4 | 4 | 4 |
| Kompletność danych | 5 | 5 | 4 | 3 |
| Wynik ważony | 100 | 4,60 | 4,15 | 3,35 |
Dostawca C ma najniższą cenę zakupu, ale przegrywa na zgodności: oferuje klasę IE3 przy wymaganiu IE4.
§ 3 Historia cen
Historia cen i porównanie z poprzednią ofertą dostawcy
Każde porównanie zapisuje ceny, terminy i warunki w historii dostawcy. Gdy przychodzi nowa oferta, Parametry zestawia ją z poprzednią od tego samego dostawcy i pokazuje, co się zmieniło: cenę jednostkową, termin dostawy, warunki płatności, gwarancję i parametry produktu. Widzisz, kto podniósł ceny i o ile, zanim wejdziesz w negocjacje.
| Pozycja | Poprzednia oferta | Nowa oferta | Zmiana |
|---|---|---|---|
| Cena netto | 27 800 zł | 28 900 zł | wyższa o 1 100 zł |
| Termin dostawy | 14 dni | 21 dni | dłuższy o 7 dni |
| Warunki płatności | 30 dni | 14 dni | krótszy termin płatności |
| Gwarancja | 36 mies. | 36 mies. | bez zmian |
§ 4 Baza dostawców
Baza dostawców w Parametry Procurement
Baza dostawców w module Parametry Procurement łączy kontakty, kategorie, oferty i historię cen każdego dostawcy. Do zapytania ofertowego wybierasz dostawców z bazy, a ich odpowiedzi trafiają do tej samej macierzy. Baza dostawców, historia cen i porównanie z poprzednią ofertą są w planie Zespół (1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT) i wyższych. Dane o dostawcach widzi tylko Twoja organizacja.
§ 5 Równe kryteria i audyt
Równe kryteria i ślad decyzji do audytu
Każdy dostawca dostaje te same wymagania i jest oceniany według tych samych wag. Macierz zapisuje, skąd pochodzi każda liczba: z której oferty, z którego pliku i z której strony dokumentu. Uzasadnienie wyboru eksportujesz do PDF, a w planie Dział zakupów dziennik zdarzeń pokazuje, kto i kiedy zmienił wymagania, wagi albo decyzję. To odpowiedź na pytanie audytora, dlaczego wybrano droższą ofertę. Tak samo działa zgodność oferty z SWZ.
§ 6 ISO 9001
Ocena dostawców ISO 9001 i ponowna ocena na danych
Norma ISO 9001 w punkcie 8.4 wymaga, żeby firma ustaliła kryteria oceny, wyboru, monitorowania wyników i ponownej oceny dostawców zewnętrznych i zachowała z tego udokumentowane informacje. Nie narzuca formularza ani częstotliwości. Audytor sprawdza natomiast, czy kryteria są stosowane konsekwentnie i skąd wzięła się ocena konkretnego dostawcy.
| Wymaganie punktu 8.4 | Jak to wygląda w Parametry |
|---|---|
| Kryteria oceny i wyboru | karta z kryteriami i wagami ustalonymi dla kategorii |
| Monitorowanie wyników | historia cen, terminów i warunków z kolejnych ofert |
| Ponowna ocena | porównanie nowej oferty z poprzednią od tego samego dostawcy |
| Udokumentowane informacje | uzasadnienie wyboru w PDF i dziennik zdarzeń w planie Dział zakupów |
Dane o reklamacjach i terminowości dostaw zostają w systemie jakości albo ERP. Parametry dokłada część, którą w arkuszu najtrudniej udokumentować: oferty, ceny i zgodność z wymaganiami. Kiedy arkusz wystarczy, a kiedy lepszy jest program, piszemy we wpisie ocena dostawców ISO 9001 w programie czy w Excelu. Ocena jest częścią szerszego procesu, który opisujemy na stronie zarządzanie dostawcami.
§ 7 Jak zacząć
Jak wdrożyć ocenę dostawców w dziale zakupów
Ocena dostawców nie wymaga osobnego projektu. Wystarczy, że każdy zakup przechodzi przez porównanie w Parametry, a dane zbierają się same.
- Ustal kryteria i wagi dla każdej kategorii produktów.
- Wysyłaj zapytania z tymi samymi wymaganiami do wszystkich dostawców.
- Wrzucaj każdą odpowiedź do porównania, także ofertę spoza zapytania.
- Zapisuj decyzję z uzasadnieniem w macierzy.
- Raz na kwartał przejrzyj historię cen i terminów każdego dostawcy.
Po kilku miesiącach karta oceny opiera się na dziesiątkach ofert, a nie na wrażeniu z ostatniej dostawy. Dostawca, który regularnie podnosi ceny albo wydłuża terminy, jest widoczny w historii, zanim stanie się problemem w produkcji.
§ 8 FAQ
Jak często oceniać dostawców?
Najprościej przy każdym zakupie. Gdy każde porównanie zapisuje ceny i terminy, ocena okresowa składa się sama z historii zamiast z ankiety.
Czy ISO 9001 wymaga programu do oceny dostawców?
Nie. Norma wymaga kryteriów i zapisów, a forma jest dowolna. Program przydaje się wtedy, gdy kupców jest kilku, a ocena ma wynikać z ofert i cen, a nie z ankiety wypełnianej raz w roku.
Kto ustala wagi w karcie oceny?
Dział zakupów, najlepiej dla kategorii produktów. Te same wagi obowiązują wszystkich dostawców w danym zakupie.
Czy dostawca widzi swoją ocenę?
Nie. Oceny, oferty i historia cen są poufne i widzi je tylko Twoja organizacja.
W którym planie jest baza dostawców?
Baza dostawców, historia cen i porównanie z poprzednią ofertą dostawcy są w planie Zespół i wyższych.
§ 9 Powiązane strony
Oceniaj dostawców na danych z ofert
Każde porównanie buduje historię dostawcy. Zacznij od ofert, które masz teraz w skrzynce.