Baza dostawców z kategoriami
Każdy dostawca ma kartę z kontaktami, kategoriami produktów, ofertami i historią cen. Do zapytania ofertowego wybierasz dostawców z bazy według kategorii, a ich odpowiedzi trafiają od razu do porównania.
Zarządzanie dostawcami w systemie z bazą dostawców, oceną i historią cen
Zarządzanie dostawcami to prowadzenie całej współpracy z dostawcą na danych: kto dostarcza jakie kategorie, po ile i na jakich warunkach sprzedawał w kolejnych ofertach, jak wypada w ocenie i dlaczego wygrał albo przegrał ostatni wybór. Parametry jest systemem do zarządzania dostawcami dla działów zakupów, które kupują produkty techniczne: baza dostawców, zapytania ofertowe, odczyt ofert z PDF i Excela, historia cen i karta oceny z wagami w jednym miejscu. Plan z bazą dostawców kosztuje 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT i działa od dnia założenia konta.
§ 1 Krótka odpowiedź
Jaki system do zarządzania dostawcami wybrać, krótka odpowiedź
Wybierz system, który sam zbiera dane o dostawcy z codziennej pracy kupców, a nie taki, do którego ktoś musi je raz na kwartał przepisywać. W dziale zakupów do kilkunastu osób najwięcej informacji o dostawcy powstaje przy ofertach: cena, termin, gwarancja, zgodność z wymaganiami. Jeśli te dane trafiają do systemu same, ocena dostawcy i historia cen biorą się z faktów.
| Twoja sytuacja | Czego potrzebujesz |
|---|---|
| Dostawcy są w ERP, a oferty i ceny w skrzynkach kupców | bazy dostawców połączonej z ofertami i historią cen |
| Audytor ISO 9001 pyta o kryteria oceny i ponownej oceny | karty oceny z wagami i zapisu, skąd pochodzi każda ocena |
| Dostawca podnosi ceny, a nikt nie pamięta poprzedniej oferty | porównania nowej oferty z poprzednią od tego samego dostawcy |
| Setki dostawców, portal samoobsługowy, umowy i ryzyko finansowe | pakietu SRM w platformie source-to-pay |
§ 2 Problem
Dlaczego zarządzanie dostawcami w arkuszu przestaje działać
W większości firm produkcyjnych lista dostawców jest w ERP, karta oceny w arkuszu działu jakości, a cała reszta w skrzynkach kupców. Ten podział działa, dopóki pracują ci sami ludzie i dostawców jest kilkudziesięciu.
- Historia cen istnieje tylko w mailach. Kiedy dostawca przysyła nową ofertę na łożyska, kupiec szuka poprzedniej w poczcie, a często w poczcie osoby, która już odeszła.
- Ocena okresowa powstaje z pamięci. Raz w roku ktoś wypełnia ankietę dla każdego dostawcy i wpisuje oceny, których nie da się potem uzasadnić.
- Każdy kupiec ocenia po swojemu. Ta sama oferta dostaje inną ocenę w zależności od tego, kto ją czytał.
- Decyzja nie zostawia śladu. Pół roku później nikt nie wie, dlaczego wybrano droższego dostawcę, a audytor albo zarząd pyta właśnie o to.
Arkusz nie jest tu problemem sam w sobie. Problemem jest to, że dane o dostawcy trzeba do niego przepisywać, więc są niepełne i spóźnione.
§ 3 Co robi
Co obejmuje zarządzanie dostawcami w Parametry
Oferty czytane z PDF, Excela i maili
Dostawca odpowiada tak jak dotąd, a system odczytuje cenę, termin, gwarancję, warunki płatności i parametry techniczne. Nikt nie przepisuje ofert, więc dane o dostawcy są kompletne. Jak wygląda sam odczyt, pokazujemy na stronie porównanie ofert dostawców.
Historia cen i porównanie z poprzednią ofertą
Gdy przychodzi nowa oferta, widzisz, co zmieniło się względem poprzedniej od tego samego dostawcy: cena jednostkowa, termin, płatność, gwarancja. Podwyżka jest widoczna, zanim siądziesz do negocjacji.
Karta oceny z wagami
Kryteria i wagi ustala dział zakupów dla kategorii, a oceny zgodności, ceny, terminu i gwarancji wynikają z danych w ofertach. Szczegóły karty są na stronie ocena dostawców.
Rundy negocjacyjne i decyzja z uzasadnieniem
Wysyłasz kolejną rundę pytań do wybranych dostawców, zapisujesz decyzję i eksportujesz uzasadnienie do PDF albo Excela. W planie Dział zakupów dziennik zdarzeń pokazuje, kto i kiedy zmienił wymagania, wagi albo wybór.
Wydatki według dostawców
Plan Dział zakupów ma analizę wydatków według kategorii, dostawców i zmian cen, więc widzisz, u kogo kupujesz najwięcej i gdzie ceny rosną najszybciej.
§ 4 Przykład
Przykład zarządzania dostawcą łożysk w zakładzie produkcyjnym
Przykład z wymyślonymi liczbami. Zakład kupuje łożyska od trzech dystrybutorów. W październiku dostawca A przysyła nowy cennik, a system zestawia go z ofertą z marca.
| Pozycja | Oferta z marca | Oferta z października | Zmiana |
|---|---|---|---|
| Łożysko 6205 2RS, cena netto | 18,40 zł | 20,10 zł | wyższa o 9,2 procent |
| Termin dostawy | 3 dni | 7 dni | dłuższy o 4 dni |
| Warunki płatności | 45 dni | 30 dni | krótszy termin |
| Minimum logistyczne | brak | 500 zł netto | nowy warunek |
W tym samym widoku kupiec widzi, że dostawcy B i C w ostatnich ofertach trzymali ceny, a karta oceny dostawcy A spada na kryterium ceny i terminu. Zamiast przyjąć cennik, kupiec wysyła rundę negocjacyjną z konkretnymi liczbami i ma argument, którego wcześniej nie miał.
§ 5 Porównanie
Arkusz, moduł ERP, pakiet SRM czy Parametry
Uczciwie o czterech drogach, którymi firmy dziś zarządzają dostawcami.
| Kryterium | Arkusz Excel | Moduł dostawców w ERP | Pakiet SRM w platformie source-to-pay | Parametry |
|---|---|---|---|---|
| Baza dostawców | ręczna lista | tak, dane kartotekowe | tak, z portalem dostawcy | tak, z kategoriami i ofertami |
| Historia cen z ofert | tylko to, co ktoś przepisał | ceny z zamówień, nie z ofert | zależnie od modułu | tak, z każdej oferty |
| Odczyt ofert z PDF i maili | nie | nie | zwykle formularz, w który dostawca wpisuje ofertę | tak |
| Karta oceny dostawcy | ręczna | zależnie od systemu | tak | tak, z wagami |
| Portal samoobsługowy dla dostawcy | nie | rzadko | tak | nie, dostawca odpowiada mailem |
| Umowy i ich terminy | nie | zależnie od systemu | tak | nie |
| Ocena ryzyka finansowego dostawcy | nie | nie | często, z zewnętrznych źródeł | nie |
| Wdrożenie | brak | projekt w ERP | zwykle od kilku miesięcy | konto w jeden dzień |
| Koszt | czas ludzi | licencja ERP | wycena indywidualna | od 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT |
Gdzie pakiet SRM wygrywa, mówimy wprost. Jeśli masz setki dostawców, potrzebujesz portalu, w którym sami aktualizują certyfikaty, i rejestru umów z alertami, to jest zadanie dla platformy source-to-pay, na przykład SAP Ariba albo Coupa. Parametry rozwiązuje część, na której średni dział zakupów traci najwięcej czasu: oferty, ceny, ocenę i ślad decyzji.
§ 6 Jak zacząć
Jak zacząć zarządzanie dostawcami bez projektu wdrożeniowego
- 1.Zakładasz konto w planie Zespół albo wyższym.
- 2.Dodajesz dostawców z kategoriami, zaczynając od tych, z którymi masz najbliższe zakupy.
- 3.Ustalasz kryteria i wagi oceny dla najważniejszych kategorii.
- 4.Wysyłasz najbliższe zapytanie ofertowe z bazy albo wrzucasz oferty, które już masz w skrzynce.
- 5.Po każdym porównaniu zapisujesz decyzję z uzasadnieniem.
Po kilku miesiącach każdy dostawca ma historię ofert i cen, a ocena okresowa składa się z danych, które już są w systemie. Dostawcy niczego nie instalują i nie zakładają kont.
§ 7 Dla kogo
Dla kogo jest system do zarządzania dostawcami Parametry
Zakład produkcyjny
Dział zakupów kupuje komponenty, części zamienne i usługi od kilkudziesięciu do kilkuset dostawców i musi utrzymać ocenę dostawców w systemie zarządzania jakością. Zobacz też system zakupowy dla firm produkcyjnych.
Firma budowlana i instalacyjna
Wybiera dostawców materiałów i podwykonawców na każdej budowie od nowa. Historia ofert pokazuje, kto trzymał ceny i terminy na poprzednich kontraktach. Porównanie ofert na roboty opisujemy na stronie porównanie ofert podwykonawców.
Dystrybutor i hurtownia
Ma wielu producentów i dostawców tej samej grupy towarów. Porównanie cenników z kolejnych miesięcy pokazuje, gdzie spada marża.
Grupa kapitałowa z kilkoma zakładami
W planie Dział zakupów każdy zakład i centrum kosztów ma swoje projekty, a baza dostawców i szablony wymagań są wspólne.
§ 8 Koszt
Ile kosztuje system do zarządzania dostawcami
Parametry ma publiczny cennik i abonament miesięczny bez opłaty za wdrożenie. Baza dostawców, historia cen i porównanie z poprzednią ofertą są od planu Zespół.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Zarządzanie dostawcami |
|---|---|---|
| Kupiec | 690 zł + 23% VAT | porównanie ofert z rankingiem i TCO, bez bazy dostawców i historii cen |
| Zespół | 1 890 zł + 23% VAT | baza dostawców, historia cen, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, 10 kont |
| Dział zakupów | 4 900 zł + 23% VAT | wszystko z Zespołu, analiza wydatków według dostawców, dziennik zdarzeń, wiele zakładów, API, 30 kont |
| Enterprise | wycena | integracje z ERP, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny |
Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, więc Zespół to 945 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Szczegóły są w cenniku.
§ 9 Pytania
Pytania o zarządzanie dostawcami
Co to jest zarządzanie dostawcami?
Zarządzanie dostawcami to wybór, ocena, rozwój i kontrola dostawców przez cały okres współpracy. Obejmuje bazę dostawców, zapytania i oferty, negocjacje, ocenę okresową, monitorowanie cen i terminów oraz dokumentowanie decyzji. Celem jest kupowanie od dostawców, którzy dają najlepszy koszt całkowity przy akceptowalnym ryzyku.
Jaki program do zarządzania dostawcami wybrać?
Taki, który zbiera dane o dostawcy z codziennej pracy, a nie z ręcznego przepisywania. Średniemu działowi zakupów wystarczy baza dostawców połączona z ofertami, historią cen i kartą oceny. Pakiet SRM z portalem dostawcy i rejestrem umów opłaca się zwykle dopiero przy setkach aktywnych dostawców i kilku zakładach.
Czym różni się zarządzanie dostawcami od SRM?
SRM, czyli zarządzanie relacjami z dostawcami, to szersze pojęcie: obejmuje także wspólne cele, rozwój dostawców strategicznych i ich segmentację. Na co dzień w średniej firmie oba określenia oznaczają to samo, czyli uporządkowaną bazę dostawców, ocenę i historię współpracy w jednym systemie.
Czy system do zarządzania dostawcami pomaga przy audycie ISO 9001?
Tak. Norma ISO 9001 w punkcie 8.4 wymaga, żeby firma ustaliła kryteria oceny, wyboru, monitorowania i ponownej oceny dostawców zewnętrznych i zachowała z tego udokumentowane informacje. Karta oceny z wagami i zapisane źródło każdej oceny są dokładnie tym, o co pyta audytor. Szerzej piszemy o tym we wpisie ocena dostawców ISO 9001 w programie czy w Excelu.
Ile kosztuje system do zarządzania dostawcami?
W Parametry baza dostawców, historia cen i karta oceny są w planie Zespół za 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT, a przy płatności rocznej za 945 zł + 23% VAT. Pakiety SRM w platformach source-to-pay są wyceniane indywidualnie i zwykle mają osobny koszt wdrożenia.
Czy dostawcy muszą zakładać konto w systemie?
Nie. Dostawcy odpowiadają na zapytania tak jak dotąd, plikiem PDF, arkuszem albo mailem. Kupiec wrzuca odpowiedzi do projektu, a system odczytuje dane i dopisuje je do historii dostawcy.
Zacznij zarządzać dostawcami na danych z ofert
Dodaj dostawców, wrzuć oferty z ostatniego miesiąca i zobacz historię cen i kartę oceny, zanim przyjdzie kolejny cennik z podwyżką.