Ocena dostawców ISO 9001 w programie czy w Excelu przed kolejnym audytem

Wymagania są w punkcie 8.4 normy ISO 9001:2015, który dotyczy procesów, wyrobów i usług dostarczanych z zewnątrz. Firma ma ustalić i stosować kryteria oceny, wyboru, monitorowania wyników i ponownej oceny dostawców zewnętrznych, opartych na ich zdolności do dostarczania zgodnie z wymaganiami. Z tych działań i z działań wynikających z ocen trzeba zachować udokumentowane informacje.

• Norma nie podaje listy kryteriów. Ustalasz je sam, zależnie od tego, co kupujesz.
• Norma nie określa częstotliwości oceny. Ustala ją firma, zwykle w procedurze zakupów.
• Norma nie wymaga formularza, ankiety ani programu. Wymaga zapisów, z których wynika, że kryteria są stosowane.
• Zakres kontroli ma zależeć od wpływu dostawcy na Twój wyrób. Dostawca odlewów do maszyny i dostawca materiałów biurowych nie muszą być oceniani tak samo.

Ten ostatni punkt jest najczęściej pomijany. Jedna ankieta dla wszystkich dostawców to najprostszy sposób na to, żeby ocena była formalnością.

Audytor jednostki certyfikującej zwykle bierze kilku dostawców z listy i prosi o pokazanie całej ścieżki, od kwalifikacji po ostatnią ocenę. Na te pytania warto mieć odpowiedź, zanim padną.

• Jakie kryteria stosujecie i gdzie są zapisane?
• Skąd wzięła się ocena tego dostawcy za ostatni okres?
• Co zrobiliście z dostawcą, który dostał niską ocenę?
• Dlaczego w tym zakupie wybraliście droższą ofertę?
• Jak nowy dostawca trafił na listę kwalifikowanych dostawców?

W arkuszu odpowiedź na pierwsze pytanie jest łatwa. Na drugie i czwarte trudna, bo arkusz zawiera ocenę, ale nie zawiera ofert, cen i terminów, z których ta ocena powinna wynikać.

Dobre kryterium da się zmierzyć i każdy kupiec oceni je tak samo. Poniżej zestaw, który sprawdza się w zakupach technicznych, z przykładowymi wagami dla dostawcy komponentów do produkcji.

Wagi zmieniasz dla kategorii. Przy usługach serwisowych większą wagę dostanie czas reakcji, przy materiałach pomocniczych cena. Więcej przykładów kryteriów i wag jest we wpisie kryteria oceny dostawców.

Ostatni wiersz piszemy uczciwie. Parametry nie zastępuje systemu jakości ani ERP i nie liczy samo wskaźnika reklamacji z przyjęć magazynowych. Jego mocna strona to część ofertowa: ceny, terminy i zgodność z wymaganiami z każdej oferty, które w arkuszu są zwykle najsłabiej udokumentowane.

Nie każda firma z certyfikatem potrzebuje programu. Arkusz zrobi swoje, jeśli spełnione są trzy warunki naraz.

• Masz kilkunastu do kilkudziesięciu dostawców i większość zakupów to powtarzalne pozycje z cennika.
• Oceny wpisuje jedna osoba, która ma dostęp do reklamacji, terminów i ofert.
• Arkusz jest w jednym miejscu, z historią wersji, a nie w kopiach na pulpitach.

Jeśli któryś warunek przestaje być prawdziwy, na przykład dochodzi drugi kupiec albo drugi zakład, ocena w arkuszu zaczyna się rozjeżdżać szybciej, niż ktokolwiek to zauważy.

1. 1.Spisz kryteria i wagi z obecnego arkusza i przypisz je do kategorii zakupów.
2. 2.Załóż konto w Parametry w planie Zespół i dodaj dostawców z kategoriami.
3. 3.Wrzuć oferty z ostatnich miesięcy dla najważniejszych kategorii, żeby zbudować historię cen.
4. 4.Przy każdym nowym zakupie zapisuj decyzję z uzasadnieniem w porównaniu.
5. 5.Przed oceną okresową zestaw dane ofertowe z danymi o reklamacjach z systemu jakości.

Przy przeglądzie przed audytem warto od razu sprawdzić też zapisy o kompetencjach z punktu 7.2 normy, w tym ważność szkoleń BHP pracowników magazynu i produkcji, bo audytor często przechodzi od dostawców do przyjęć towaru i ludzi, którzy je wykonują.

Parametry ma publiczny cennik. Baza dostawców, historia cen i porównanie z poprzednią ofertą dostawcy są w planie Zespół za 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT, a dziennik zdarzeń do audytu w planie Dział zakupów za 4 900 zł + 23% VAT. Przy płatności rocznej oba plany kosztują o połowę mniej. Opis funkcji jest na stronach ocena dostawców i zarządzanie dostawcami, a ceny w cenniku.

Nie. ISO 9001 wymaga kryteriów oceny, wyboru, monitorowania i ponownej oceny dostawców oraz udokumentowanych informacji z tych działań. Forma jest dowolna: arkusz, formularz papierowy albo program. Liczy się to, czy kryteria są stosowane konsekwentnie i czy z zapisów da się odtworzyć, skąd wzięła się ocena.

Norma nie podaje częstotliwości, więc ustalasz ją w procedurze. Najczęściej firmy oceniają wszystkich dostawców raz w roku, a dostawców krytycznych, czyli tych, którzy mają wpływ na zgodność wyrobu, co kwartał albo po każdej istotnej reklamacji. Najwięcej daje ocena przy każdym zakupie, bo wtedy okresowa składa się sama.

Takie, które da się zmierzyć: jakość dostaw z kontroli przyjęć, terminowość, cenę i jej zmiany, zgodność ofert z wymaganiami, kompletność dokumentacji i reakcję na reklamacje. Wagi ustal dla kategorii zakupu. Dostawca komponentów do wyrobu powinien mieć wyższą wagę jakości niż dostawca materiałów pomocniczych.

Zapisz działanie: rozmowę z dostawcą, plan poprawy z terminem, częstszą kontrolę przyjęć albo poszukanie drugiego źródła. Norma wymaga zapisów także z działań wynikających z oceny. Przy kolejnym zakupie wyślij zapytanie do kilku dostawców i porównaj oferty, żeby decyzja o zmianie miała podstawę w liczbach.

W Parametry baza dostawców, historia cen i karta oceny są w planie Zespół za 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT, a przy płatności rocznej za 945 zł + 23% VAT. Dziennik zdarzeń dla audytu jest w planie Dział zakupów. Moduły oceny dostawców w dużych platformach zakupowych są zwykle wyceniane indywidualnie.