System zakupowy to oprogramowanie, w którym dział zakupów zbiera zapytania, oferty i decyzje w jednym miejscu zamiast w skrzynce i arkuszach. Parametry jest systemem zakupowym dla firm, które kupują produkty techniczne: czyta oferty dostawców z PDF, Excela i maili, sprawdza każde wymaganie, liczy TCO i układa ranking z uzasadnieniem. Konto zakładasz sam, bez projektu wdrożeniowego, od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT.
§ 1 Krótka odpowiedź
Wybierz system pod etap, na którym Twój dział traci najwięcej godzin. W firmie produkcyjnej z kilkuosobowym działem zakupów jest to zwykle analiza ofert technicznych, a nie obieg zamówień. Zamówienie wystawi ERP, ale nikt poza kupcem nie sprawdzi, czy silnik z oferty ma klasę IE4, a pompa pracuje w zadanym punkcie.
| Twoja sytuacja | Rodzaj systemu zakupowego |
|---|---|
| Kupcy przepisują oferty z PDF do arkusza | narzędzie do analizy i porównania ofert, na przykład Parametry |
| Brakuje numeracji zamówień i przyjęć na magazyn | moduł zakupów w systemie ERP |
| Kilkaset postępowań rocznie, aukcje, wielu dostawców na formularzach | platforma zakupowa z modułem RFX |
| Wiele spółek, umowy, katalogi, faktury i budżety w jednym obiegu | pakiet source-to-pay z wdrożeniem |
| Zamówienia publiczne według Pzp | platforma do postępowań publicznych |
§ 2 Problem
Rozmowa o systemie zaczyna się zwykle po konkretnej wpadce. Zakład kupił przekładnię z innym przełożeniem, bo różnica stała w karcie katalogowej na czwartej stronie. Kupiec odszedł, a razem z nim wiedza, ile rok temu kosztowały łożyska u trzech dostawców. Audytor grupy zapytał, dlaczego wygrała druga co do ceny oferta, i nikt nie umiał pokazać zestawienia.
Moduł zakupów w ERP porządkuje to, co dzieje się po decyzji: zamówienie, przyjęcie, fakturę. Sama decyzja, czyli zestawienie ofert z wymaganiami, w większości firm nadal powstaje ręcznie.
§ 3 Co robi
Parametry obejmuje etap od zapytania do udokumentowanej decyzji. Każdy element pracuje na tych samych danych, więc wymagania wpisujesz raz.
Wymagania zapisujesz jako parametry z jednostką i progiem, na przykład moc 45 kW, sprawność co najmniej IE4, dostawa najwyżej 21 dni. To samo zapytanie trafia do wszystkich dostawców. Szczegóły są na stronie zapytanie ofertowe online.
Wrzucasz oferty w takiej postaci, w jakiej przyszły, także skany i karty katalogowe. System wyciąga ceny, parametry i warunki, przelicza jednostki, na przykład HP na kW, i przy każdej wartości pokazuje miejsce w dokumencie, z którego ją wziął.
Przy każdym wymaganiu widzisz status każdej oferty: spełnia, nie spełnia albo brak danych. Ranking liczy się tylko wśród ofert zgodnych, według wag, które sam ustawiasz. Jak wygląda taka tabela, pokazuje strona porównanie ofert dostawców.
Dla urządzeń, które zużywają energię albo wymagają serwisu, system liczy koszt w horyzoncie kilku lat: zakup, energia, serwis i koszt przestoju przy dłuższym terminie dostawy.
Każde porównanie zostawia ślad: kto oferował, po ile, z jakim terminem i czy spełnił wymagania. Przy kolejnym zapytaniu widzisz poprzednią ofertę tego samego dostawcy i zmianę ceny.
Projekty, komentarze, role i dziennik zdarzeń pokazują, kto co zmienił i dlaczego wygrała dana oferta. Zestawienie eksportujesz do Excela albo PDF i dołączasz do wniosku o zamówienie.
§ 4 Rodzaje systemów
Pod hasłem system zakupowy kryją się cztery różne kategorie oprogramowania. Poniżej uczciwe zestawienie, razem z tym, w czym każda z nich jest lepsza od nas.
| Kryterium | Moduł zakupów w ERP | Platforma zakupowa z RFX i aukcjami | Pakiet source-to-pay | Parametry |
|---|---|---|---|---|
| Główne zadanie | zamówienia, przyjęcia, faktury | postępowania i aukcje na formularzach | cały proces w wielu spółkach | analiza i porównanie ofert technicznych |
| Skąd biorą się dane oferty | kupiec wpisuje ręcznie | dostawca wypełnia formularz | dostawca w portalu | system czyta PDF, XLSX i maile |
| Parametry techniczne | zwykle tylko cena, ilość, termin | pola przewidziane w formularzu | pola formularza i katalogi | wszystkie parametry z oferty, wspólne jednostki |
| Udział dostawców | nie dotyczy | konto i szkolenie | konto w portalu | żaden, wysyłają oferty jak dotąd |
| Start | razem z wdrożeniem ERP | tygodnie do miesięcy | miesiące | ten sam dzień |
| Cena | w licencji ERP | zwykle wycena indywidualna | wycena indywidualna | od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT, cennik publiczny |
Gdzie inni wygrywają, mówimy wprost. Parametry nie wystawia zamówień, nie prowadzi magazynu i nie księguje faktur, to zostaje w ERP. Nie ma aukcji elektronicznych ani portalu, w którym setki dostawców same składają oferty, więc przy kilkuset postępowaniach rocznie i licytacjach ceny lepiej sprawdzi się platforma z modułem RFX. Część systemów ERP ma własny ekran porównania ofert, na przykład Comarch ERP Enterprise, ale dane ofert trzeba do niego najpierw wprowadzić. Porównania z konkretnymi produktami znajdziesz na stronach SAP Ariba alternatywa i Coupa alternatywa oraz we wpisie platforma zakupowa dla firm w porównaniu.
§ 5 Przykład
Poniżej przykład z wymyślonymi liczbami, żeby pokazać sposób pracy. Dział utrzymania ruchu zgłasza potrzebę wymiany sześciu motoreduktorów na linii pakowania. Kupiec wysyła zapytanie do czterech dostawców i w ciągu tygodnia dostaje cztery odpowiedzi: PDF z ofertą i kartami katalogowymi, arkusz z cennikiem, ofertę w treści maila i skan.
Bez systemu ta sama praca to zwykle jeden do dwóch dni z arkuszem i ryzyko, że IP55 wyjdzie dopiero przy montażu. Jak wygląda to w zakupach części i napędów, opisuje strona zakupy techniczne w produkcji.
§ 6 Jak zacząć
Nie ma migracji danych ani szkolenia dostawców. Historia cen i baza dostawców budują się z kolejnych porównań. Integracje z ERP i PIM oraz logowanie SSO ustalamy w planach Dział zakupów i Enterprise.
§ 7 Dla kogo
Kupuje napędy, pompy, automatykę, części zamienne i materiały pomocnicze. Zyskuje sprawdzenie parametrów i TCO przy każdej ofercie oraz historię cen niezależną od rotacji w zespole.
Porównuje oferty na materiały i urządzenia zgodne z projektem oraz oferty podwykonawców. Zakres, wyłączenia i warunki ogląda w jednej tabeli, jak na stronie porównanie ofert materiałów budowlanych.
Zestawia cenniki i warunki producentów, a dane techniczne produktów porządkuje w tym samym modelu parametrów.
Musi udokumentować wybór oferty pod kontrolę. Korzysta z punktacji kryteriów i zestawienia, które da się dołączyć do protokołu z wyboru oferty.
§ 8 Koszt
Parametry ma publiczny cennik i abonament miesięczny, bez opłaty wdrożeniowej.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Limity | Najważniejsze funkcje |
|---|---|---|---|
| Kupiec | 690 zł + 23% VAT | 20 porównań, 200 dokumentów, 2 konta | odczyt ofert, macierz zgodności, TCO, zamienniki |
| Zespół | 1 890 zł + 23% VAT | 100 porównań, 1 000 dokumentów, 10 kont | zapytania i rundy, sprawdzenie SWZ, baza dostawców, historia cen, role |
| Dział zakupów | 4 900 zł + 23% VAT | 400 porównań, 4 000 dokumentów, 30 kont | analiza wydatków, API, dziennik zdarzeń, zakłady i centra kosztów |
| Enterprise | wycena | według umowy | integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny |
Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej. Dla porównania większość platform zakupowych i wszystkie duże pakiety source-to-pay wyceniają system indywidualnie, a do licencji dochodzi projekt wdrożeniowy. Pełne zestawienie planów jest w cenniku.
§ 9 Jak wybrać
Kryteria, według których potem oceniasz samych dostawców, opisujemy na stronie ocena dostawców, a szerszy obraz procesu na stronie e-procurement i e-sourcing.
§ 10 Pytania
System zakupowy to oprogramowanie, w którym firma prowadzi zakupy: zapytania do dostawców, oferty, porównanie, decyzję i jej dokumentację. Zależnie od rodzaju obejmuje też zamówienia, umowy, faktury i analizę wydatków. Zastępuje skrzynkę mailową i prywatne arkusze, dzięki czemu historia cen i decyzji zostaje w firmie.
Taki, który rozwiązuje najdroższy etap Twojego procesu. W zakładzie produkcyjnym z działem zakupów do kilkunastu osób najwięcej czasu zabiera analiza ofert technicznych, więc najpierw warto wdrożyć narzędzie do porównania ofert z kontrolą parametrów i TCO. Zamówienia i faktury zostają w ERP.
Parametry kosztuje od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Kupiec, 1 890 zł + 23% VAT w planie Zespół i 4 900 zł + 23% VAT w planie Dział zakupów, a przy płatności rocznej połowę tych kwot. Platformy zakupowe z modułami RFX i pakiety source-to-pay są zwykle wyceniane indywidualnie, z osobnym kosztem wdrożenia.
Nie, i nie musi. ERP prowadzi zamówienia, przyjęcia i faktury. System zakupowy taki jak Parametry obsługuje etap wcześniejszy: zapytanie, analizę ofert i wybór dostawcy. Wynik, czyli wybraną ofertę z uzasadnieniem, przenosisz do ERP eksportem albo przez API w planie Dział zakupów.
W Parametry nie. Dostawcy odpowiadają na zapytanie tak jak dotąd, plikiem PDF, arkuszem albo mailem, a kupiec wrzuca odpowiedzi do projektu. W platformach opartych na formularzach dostawca zakłada konto i wpisuje ofertę w pola, co przy dużej liczbie postępowań porządkuje dane, ale wymaga przekonania dostawców.
W Parametry pierwsze porównanie robisz w dniu założenia konta, bo nie ma instalacji ani migracji danych. Platformy zakupowe z obiegiem zapotrzebowań i integracją z ERP wdraża się zwykle od kilku tygodni do kilku miesięcy, a pakiety source-to-pay w wielu spółkach dłużej.
§ 11 Powiązane
Wgraj oferty z trwającego postępowania, wpisz wymagania i zobacz macierz zgodności z rankingiem, zanim zdecydujesz o planie.