RFQ, czyli zapytanie ofertowe, które dostawcy wyceniają po parametrach
RFQ to prośba o cenę za produkt, którego parametry już znasz. Parametry pomaga wysłać je z wymaganiami w liczbach i porównać odpowiedzi w jednej macierzy, bez przepisywania ofert do arkusza.
§ 1 Definicja
Co to jest RFQ (request for quotation)
RFQ, czyli request for quotation, to zapytanie o wycenę wysyłane do kilku dostawców naraz. Kupujący opisuje produkt, ilość, termin i warunki, a dostawca odpowiada ceną i danymi technicznymi. RFQ ma sens wtedy, gdy wiesz, czego potrzebujesz: silnik 45 kW w klasie IE4 i IP55, kabel YKY 5x16 w ilości 1 200 m, pompa ciepła 12 kW z gwarancją 36 miesięcy. W polskiej praktyce ten sam dokument nazywa się zapytanie ofertowe.
- Przedmiot: produkt albo usługa z parametrami.
- Ilość i jednostka: sztuki, metry, komplety.
- Termin i miejsce dostawy.
- Warunki: gwarancja, płatność, ważność oferty.
- Termin odpowiedzi i forma oferty.
§ 2 RFQ, RFI, RFP
Czym różnią się RFQ, RFI i RFP
Trzy skróty opisują trzy etapy rozmowy z rynkiem. Różnią się tym, ile kupujący wie o rozwiązaniu i o co pyta dostawcę.
| Dokument | O co pytasz | Kiedy go używasz | Co dostajesz |
|---|---|---|---|
| RFI (request for information) | Kto dostarcza i jakie ma rozwiązania | Rozpoznajesz rynek, nie znasz jeszcze specyfikacji | Informacje o firmach, katalogi, karty katalogowe |
| RFP (request for proposal) | Jak dostawca rozwiąże problem | Znasz cel, ale nie znasz rozwiązania | Propozycję rozwiązania z wyceną |
| RFQ (request for quotation) | Ile kosztuje produkt o znanych parametrach | Masz specyfikację i porównujesz ceny i warunki | Ceny, terminy, gwarancje, dane techniczne |
Często idą po kolei: RFI zawęża listę dostawców, RFP wybiera rozwiązanie, a RFQ ustala cenę. Różnicę między rozeznaniem a zapytaniem opisujemy w artykule rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe.
§ 3 Proces
Proces RFQ krok po kroku
Dobry proces RFQ kończy się decyzją, którą da się uzasadnić. Każdy krok ma swój wynik.
- 1. Specyfikacja: spisujesz wymagania w liczbach, z jednostkami i progami (minimum, maksimum, dokładnie).
- 2. Lista dostawców: wybierasz firmy z bazy dostawców albo z wcześniejszych zakupów.
- 3. Wysyłka: dostawcy dostają te same wymagania i ten sam termin odpowiedzi.
- 4. Odpowiedzi: oferty przychodzą w PDF, w Excelu i w treści maili.
- 5. Porównanie: sprowadzasz parametry do wspólnych jednostek i sprawdzasz każde wymaganie.
- 6. Pytania i negocjacje: prosisz o brakujące dane i uruchamiasz kolejną rundę.
- 7. Decyzja: wybierasz ofertę i zapisujesz uzasadnienie do akceptacji.
Najwięcej czasu zjada krok piąty. Każdy dostawca podaje moc, termin i cenę inaczej, więc porównanie w arkuszu wymaga przepisywania i przeliczania.
§ 4 RFQ w Parametry Procurement
RFQ z wymaganiami w parametrach w Parametry Procurement
W module Parametry Procurement zapytanie ofertowe składa się z wymagań, a nie z opisu w akapicie. Każde wymaganie ma parametr, jednostkę i próg, na przykład moc od 45 do 55 kW, klasa co najmniej IE4, termin najwyżej 28 dni. Dostawca odpowiada w dowolnej formie, a system czyta jego ofertę i przypisuje dane do wymagań. RFQ, rundy negocjacyjne i baza dostawców są w planie Zespół (1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT) i wyższych, cennik pokazuje pełny zakres.
- Wymagania w liczbach z jednostkami i progami.
- Te same wymagania dla wszystkich dostawców.
- Odpowiedzi w PDF, XLSX, CSV i w treści maila.
- Rundy negocjacyjne z historią zmian w ofertach.
§ 5 Macierz odpowiedzi
Porównanie odpowiedzi na RFQ w macierzy
Odpowiedzi trafiają do jednej macierzy: wiersz to wymaganie, kolumna to dostawca. Przy każdym polu stoi status spełnia, nie spełnia albo brak danych, a na dole koszt całkowity w zadanym horyzoncie. Jeśli najtańsza oferta odpada na wymaganiu, macierz oznacza ją na czerwono. Tak działa porównanie ofert dostawców, a cały przebieg opisujemy na stronie jak porównać oferty dostawców.
| Wymaganie | Dostawca A | Dostawca B | Dostawca C |
|---|---|---|---|
| Moc 45 kW | spełnia | spełnia | spełnia |
| Klasa co najmniej IE4 | spełnia | spełnia | nie spełnia |
| Termin najwyżej 28 dni | spełnia | spełnia | spełnia |
| Gwarancja co najmniej 24 mies. | spełnia | spełnia | spełnia |
| Cena netto | 28 900 zł | 31 400 zł | 24 600 zł |
Na brakujące dane system przygotowuje pytania do dostawców, które wysyłasz przed kolejną rundą.
§ 6 FAQ
Czym RFQ różni się od zapytania ofertowego?
To ten sam dokument. RFQ to angielska nazwa zapytania o wycenę, a zapytanie ofertowe to nazwa używana w polskich firmach i w zamówieniach.
Kiedy wysłać RFI zamiast RFQ?
Wtedy, gdy nie znasz jeszcze specyfikacji albo listy dostawców. RFI zbiera informacje o rynku, a RFQ zakłada, że parametry produktu są już ustalone.
Czy dostawca musi wypełnić formularz, żeby odpowiedzieć na RFQ?
Nie. Dostawca odpowiada w swojej formie: PDF, arkusz albo mail. Parametry czyta ofertę i przypisuje dane do wymagań z zapytania.
W którym planie jest RFQ?
Zapytania ofertowe (RFQ) i rundy negocjacyjne są w planie Zespół i wyższych. Porównanie ofert, które już masz, działa od planu Kupiec.
§ 7 Powiązane strony
Wyślij RFQ, które da się porównać
Wymagania w liczbach, odpowiedzi w dowolnym formacie i jedna macierz do decyzji. Sprawdź porównanie w demo albo załóż konto.