Zestawienie ofert w Excelu czy program do porównania ofert dostawców

Licencję na Excela firma i tak ma, więc arkusz wydaje się darmowy. Prawdziwym kosztem jest czas kupca, który przenosi dane z ofert do komórek. Policzmy to na przykładzie, który każdy dział zakupów zna z praktyki. Liczby są szacunkiem do podstawienia własnych.

Przy koszcie godziny pracy kupca rzędu 80 zł daje to około 3 000 do 3 800 zł miesięcznie na jedną osobę, wydane na czynność, która nie negocjuje ceny i nie szuka lepszego dostawcy. Do tego dochodzi koszt błędów: jedna przestawiona cyfra w cenie jednostkowej albo pomylone netto z brutto potrafi zmienić zwycięzcę zestawienia.

Arkusz jest świetnym kalkulatorem, ale słabym narzędziem do zbierania danych z dokumentów, które pisał ktoś inny. Problemy pojawiają się zawsze w tych samych miejscach.

• Jednostki. Jeden dostawca podaje cenę za metr, drugi za bęben 500 m, trzeci za komplet. Przeliczenie robisz ręcznie, a formuła znika, gdy ktoś wklei wartości.
• Netto i brutto, waluty, rabaty. Ceny z różnych ofert wyglądają podobnie, ale liczone są od innej podstawy.
• Parametry techniczne. Moc, wymiary, klasa szczelności czy sprawność są w karcie katalogowej na trzeciej stronie PDF, a nie w tabeli cenowej, więc ktoś musi je znaleźć i ocenić.
• Brak danych. Pusta komórka nie mówi, czy dostawca parametru nie spełnia, czy po prostu go nie podał.
• Źródło liczby. Po miesiącu nikt nie pamięta, z której strony oferty pochodzi wartość, a audytor albo opiekun projektu pyta właśnie o to.
• Wersje. "zestawienie_final_v3_poprawione.xlsx" na dysku działu to znak, że każdy kupiec liczy trochę inaczej.

Piszemy to uczciwie, bo nie każda firma potrzebuje programu. Excel wystarczy, gdy kupujesz rzadko, oferty przychodzą od stałych dostawców w ich własnym, powtarzalnym cenniku, a decyzja zależy wyłącznie od ceny i terminu. Wtedy dobrze przygotowany arkusz z blokadą formuł i stałym układem kolumn robi swoje. W Excelu dla Microsoft 365 da się też pobrać tabelę z prostego PDF przez Power Query, ale działa to tylko dla ofert, w których dostawca trzymał się czytelnej tabeli, a nie dla kart katalogowych i ofert pisanych tekstem.

Platforma przetargowa wygrywa tam, gdzie trzeba poprowadzić formalne postępowanie z ogłoszeniem i aukcją, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Program do porównania ofert rozwiązuje inny problem: moment, w którym oferty już są w skrzynce i trzeba je uczciwie zestawić.

1. 1.Czy program czyta oferty w takiej formie, w jakiej je dostajesz, czyli PDF, skany, arkusze i treść maila, czy wymaga, żeby dostawca wpisywał dane w formularz?
2. 2.Czy przy każdej liczbie widać, z której strony oferty pochodzi? Bez tego zestawienie nie obroni się przed kontrolą.
3. 3.Czy porównuje parametry techniczne, a nie tylko cenę? W zakupach technicznych to parametry odrzucają połowę ofert.
4. 4.Czy wynik wraca do Excela? Finanse i zarząd i tak chcą arkusza, więc eksport jest warunkiem, a nie dodatkiem.
5. 5.Ile kosztuje pierwszy rok razem z wdrożeniem? Abonament bez opłaty wdrożeniowej porównasz z czasem kupców z tabeli wyżej.

Nie musisz porzucać arkusza w jeden dzień. Najprościej zacząć od jednego zapytania, które i tak masz dziś do rozliczenia.

1. 1.Wpisz wymagania z ostatniego zapytania albo wgraj je z dokumentu, z którego korzystasz.
2. 2.Wgraj oferty, które już przyszły, w takiej postaci, w jakiej je dostałeś.
3. 3.Porównaj tabelę z programu z arkuszem, który zrobiłeś ręcznie. Różnice zwykle pokazują pomyłki w przepisywaniu albo parametr, który umknął.
4. 4.Wyeksportuj zestawienie do Excela dla finansów i do PDF jako załącznik do protokołu z wyboru oferty.
5. 5.Po wyborze dostawcy zamówienie albo umowę możesz podpisać elektronicznie bez drukowania, a historia cen z tego zestawienia zostaje w systemie na następne zapytanie.

Jak wygląda gotowe zestawienie na przykładzie ofert na kabel, pokazujemy na stronie zestawienie ofert cenowych. Przy zakupach urządzeń, w których liczy się moc i koszt eksploatacji, ten sam proces opisujemy na przykładzie zapytania ofertowego na agregat prądotwórczy.

Parametry ma publiczny cennik i żadnej opłaty za wdrożenie. Plan Kupiec kosztuje 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT i obejmuje 20 porównań oraz 200 dokumentów ofertowych, a przy płatności rocznej 345 zł + 23% VAT. Plan Zespół za 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT dodaje wysyłkę zapytań, rundy negocjacyjne, bazę dostawców i historię cen dla 10 kont. Jeśli w przykładzie z tej strony kupiec traci na przepisywanie około 3 000 zł miesięcznie, plan Kupiec zwraca się przy pierwszych kilku zestawieniach. Ten sam rachunek dla oceny dostawców robimy we wpisie ocena dostawców ISO 9001 w programie czy w Excelu, a pełne limity są w cenniku.

Tak, i przy kilku prostych ofertach to rozsądny wybór. Arkusz z blokadą formuł i stałym układem kolumn wystarcza, gdy dostawcy podają ceny w podobnym układzie. Kłopot zaczyna się, gdy ofert jest więcej, przychodzą w PDF i mailach, a wybór zależy od parametrów technicznych, które trzeba przepisać ręcznie.

Taki, który czyta oferty w formie, w jakiej je dostajesz, pokazuje źródło każdej liczby, porównuje parametry techniczne, a nie tylko cenę, i eksportuje wynik do Excela. Parametry robi to od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT, bez wdrożenia i bez zakładania kont przez dostawców.

Platformy z wdrożeniem wyceniają klientów indywidualnie. Parametry kosztuje od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Kupiec, a przy płatności rocznej 345 zł + 23% VAT. Wysyłka zapytań i historia cen są w planie Zespół za 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT.

W Parametry tak. Gotowe zestawienie z cenami, statusem każdego wymagania, punktacją i kosztem w cyklu użytkowania eksportujesz do pliku XLSX dla finansów albo do PDF jako załącznik do protokołu wyboru oferty.

Wgraj pliki PDF do programu, który odczytuje z nich ceny i parametry, przelicza je na wspólne jednostki i układa w jednej tabeli. W Parametry przy każdej wartości widać miejsce w dokumencie, więc sprawdzasz tylko wątpliwe komórki, zamiast przepisywać wszystko od zera.