Zapytanie ofertowe na zakup agregatu prądotwórczego to dokument, w którym firma, gmina albo szpital opisuje wymagany agregat (moc w kVA i kW według ISO 8528, napięcie, automatykę SZR, zbiornik i czas pracy, poziom hałasu, gwarancję, montaż) i prosi kilku dostawców o oferty. Parametry obsługuje cały proces: wymagania zapisujesz raz, wysyłasz zapytanie, a oferty w PDF, Excelu i mailach trafiają do jednej tabeli ze statusem każdego wymagania, punktacją i kosztem paliwa oraz serwisu przez cały okres użytkowania, od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT.
§ 1 Krótka odpowiedź
Dostawcy agregatów odpowiadają na to, o co zapytasz, i każdy podaje moc po swojemu. Jeśli nie napiszesz, czy chodzi o moc ciągłą, czy awaryjną, dostaniesz trzy oferty "60 kVA", z których jedna w praktyce da o dziesięć procent mniej przy pracy pod stałym obciążeniem. Poniżej minimum, które powinno stać w każdym zapytaniu.
| Element zapytania | Co wpisać |
|---|---|
| Przedmiot zamówienia | liczba sztuk, agregat stacjonarny, kontenerowy albo przewoźny na przyczepie, fabrycznie nowy, rok produkcji |
| Moc | moc PRP i ESP w kVA i kW według ISO 8528-1, przy cos φ 0,8, z zapasem na rozruch silników i pomp |
| Parametry elektryczne | napięcie 400/230 V, 50 Hz, klasa wykonania G2 albo G3, automatyczny regulator napięcia AVR |
| Automatyka | sterownik z autostartem, samoczynne załączanie rezerwy SZR, czas przejęcia zasilania w sekundach, zdalny monitoring |
| Paliwo i czas pracy | pojemność zbiornika, czas pracy przy 75 procentach obciążenia, zużycie paliwa w litrach na godzinę, wanna wychwytowa |
| Hałas i obudowa | obudowa wyciszona, poziom hałasu w dB(A) z odległości 7 m albo moc akustyczna LwA |
| Montaż i odbiór | transport, posadowienie, podłączenie do rozdzielni, rozruch, pomiary, szkolenie obsługi, dokumentacja po polsku |
| Gwarancja i serwis | gwarancja w miesiącach albo motogodzinach, czas reakcji serwisu, przeglądy w okresie gwarancji |
| Cena i płatność | cena netto i brutto za dostawę z montażem, termin płatności, ważność oferty |
| Kryteria oceny | cena, okres gwarancji, termin realizacji, zużycie paliwa, z wagami w procentach |
§ 2 Problem
Wysyłasz zapytanie o agregat do zasilania awaryjnego budynku do czterech firm. Wracają trzy oferty i każda wygląda inaczej. Pierwszy dostawca przysyła kartę katalogową producenta po angielsku i dwustronicową wycenę, drugi ofertę w Excelu z pozycjami montażu, trzeci krótką odpowiedź w mailu z jedną kwotą.
Jeśli kupujesz jako jednostka publiczna, beneficjent dotacji albo spółka z kontrolą wewnętrzną, z porównania musi zostać ślad: kto dostał zapytanie, co przysłał i dlaczego wybrano tę jedną ofertę.
§ 3 Jak to działa
Wysyłka zapytań z systemu i rundy negocjacyjne są w planie Zespół. Zasady pisania zapytań na inne dostawy opisujemy na stronie zapytanie ofertowe online.
§ 4 Co sprawdza
Każdą ofertę system sprawdza względem wymagań z Twojego zapytania i oznacza: spełnia, nie spełnia albo brak danych.
| Dane z oferty | Przykład wymagania z zapytania |
|---|---|
| Moc znamionowa | PRP co najmniej 60 kVA i 48 kW przy cos φ 0,8, ESP co najmniej 66 kVA |
| Parametry elektryczne | 400/230 V, 50 Hz, klasa wykonania G2, regulator AVR |
| Automatyka | SZR w zakresie dostawy, przejęcie zasilania do 15 sekund od zaniku napięcia |
| Paliwo | zbiornik na co najmniej 8 godzin pracy przy 75 procentach obciążenia |
| Hałas | nie więcej niż 70 dB(A) z 7 m |
| Gwarancja i serwis | 24 miesiące albo 1 000 motogodzin, reakcja serwisu do 24 godzin |
| Montaż i termin | posadowienie, podłączenie, rozruch i pomiary w cenie, realizacja do 8 tygodni |
Każda liczba w tabeli ma odnośnik do strony oferty, z której pochodzi. Klikasz komórkę i widzisz fragment karty katalogowej, więc wybór obronisz przed zarządem, skarbnikiem albo opiekunem projektu. Jak czytać same karty producentów, pokazujemy na stronie karta katalogowa produktu.
§ 5 Przykład
Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Zakup to jeden agregat stacjonarny do zasilania awaryjnego, wymagania z zapytania: PRP co najmniej 60 kVA, SZR w zakresie dostawy, gwarancja co najmniej 24 miesiące. Koszt policzony na 10 lat, przy 50 godzinach pracy rocznie (comiesięczne próby i zaniki napięcia) i cenie oleju napędowego 6 zł za litr.
| Pozycja | Oferta A | Oferta B | Oferta C |
|---|---|---|---|
| Moc podana w ofercie | 66 kVA ESP, 60 kVA PRP | 60 kVA ESP, 55 kVA PRP | 70 kVA ESP, 64 kVA PRP |
| Cena netto agregatu | 89 000 zł | 79 500 zł | 96 000 zł |
| Szafa SZR i montaż | w cenie | dopłata 14 800 zł | w cenie |
| Zużycie paliwa przy 75 procentach | 11,2 l/h | 12,4 l/h | 10,6 l/h |
| Paliwo przez 10 lat | 33 600 zł | 37 200 zł | 31 800 zł |
| Przeglądy roczne przez 10 lat | 18 000 zł | 22 000 zł | 16 000 zł |
| Koszt na 10 lat | 140 600 zł | 153 500 zł | 143 800 zł |
| Zgodność z wymaganiami | spełnia | nie spełnia mocy PRP | spełnia |
Oferta B jest najtańsza na pierwszej stronie, ale jej "60 kVA" to moc awaryjna, a nie podstawowa, więc nie spełnia wymagania, a po doliczeniu SZR i montażu przestaje być najtańsza. Oferta C ma niższe spalanie i tańsze przeglądy, ale przy 50 godzinach pracy rocznie nie odrabia 7 000 zł różnicy w cenie, więc w tym rachunku wygrywa oferta A. Przy agregacie, który pracuje kilkaset godzin w roku, wynik się odwraca, dlatego liczba godzin jest polem w kalkulacji, a nie stałą. W Parametry ranking liczy się tylko wśród ofert zgodnych, a koszt w cyklu użytkowania stoi w tej samej tabeli co cena. Sposób liczenia opisujemy we wpisie TCO w zakupach ze wzorem i przykładem.
§ 6 Dla kogo
Kupują agregaty do zasilania awaryjnego budynków, stacji uzdatniania wody i punktów zarządzania kryzysowego, coraz częściej ze środków na ochronę ludności. Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto, więc większość takich zakupów idzie w trybie zapytania ofertowego według regulaminu jednostki. Punktację kryteriów prowadzisz jak na stronie ocena ofert z punktacją.
Zabezpiecza linię, chłodnię albo serwerownię przed zanikami napięcia. Decyduje moc z zapasem na rozruch silników, klasa wykonania i czas przejęcia zasilania, a dział zakupów porównuje oferty razem z utrzymaniem ruchu. Te same zasady stosujemy na stronie zakupy techniczne w produkcji.
Kupuje agregat w projekcie dofinansowanym ze środków unijnych. Powyżej 50 000 zł netto obowiązuje zasada konkurencyjności, więc zapytanie, oferty i uzasadnienie wyboru muszą przejść kontrolę. Dokument wyboru przygotujesz tak, jak opisujemy na stronie protokół z wyboru oferty.
Kupuje agregaty przewoźne na plac budowy, gdzie liczy się waga, przyczepa, zbiornik na całą zmianę i serwis w terenie. Porównanie ofert technicznych od kilku dostawców wygląda tak jak na stronie porównanie ofert materiałów budowlanych.
§ 7 Koszt agregatu
Cena z oferty to tylko część kosztu agregatu przez dziesięć albo piętnaście lat. Do rachunku dolicz:
W Parametry każdy z tych składników jest polem w kalkulacji kosztu, więc zmieniasz liczbę godzin pracy albo cenę paliwa i od razu widzisz, czy ranking ofert się zmienia.
§ 8 Porównanie
Uczciwie o trzech sposobach, którymi firmy i instytucje kupują dziś agregaty.
| Kryterium | Mail i arkusz Excel | Platforma przetargowa | Parametry |
|---|---|---|---|
| Wysyłka zapytania | ręcznie, do każdej firmy osobno | formularz na platformie | z projektu, mailem do dostawców |
| Dostawca musi założyć konto | nie | zwykle tak | nie |
| Odczyt kart katalogowych i wycen | ręcznie | ręcznie, załączniki do pobrania | automatycznie z PDF, XLSX i maili |
| Moc ESP i PRP, kVA i kW | przeliczasz sam | najczęściej jedna liczba z formularza | rozdzielone i przeliczone w tabeli |
| Koszt paliwa i serwisu | osobny arkusz i własne wzory | najczęściej tylko cena | w tej samej tabeli co cena |
| Ślad, skąd jest liczba | brak | dokumenty w systemie | odnośnik do miejsca w ofercie |
| Koszt narzędzia | czas Twoich ludzi | zwykle wycena indywidualna | od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT |
Gdzie platforma przetargowa wygrywa, mówimy wprost. Jeśli kupujesz agregat w przetargu publicznym powyżej progu ustawy, potrzebujesz platformy obsługującej tryby Pzp, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Parametry nie dobiera za Ciebie mocy agregatu i nie zastępuje projektanta instalacji. Usuwa przepisywanie ofert i pokazuje różnice, zanim podpiszesz zamówienie.
§ 9 Błędy
Gotowe zestawienie z opisem odrzuceń i uzasadnieniem wyboru eksportujesz jako zestawienie ofert cenowych.
§ 10 Koszt
Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Co zawiera |
|---|---|---|
| Kupiec | 690 zł + 23% VAT | 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta |
| Zespół | 1 890 zł + 23% VAT | 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont |
| Dział zakupów | 4 900 zł + 23% VAT | 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API |
| Enterprise | wycena | integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny |
Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Jednostka, która kilka razy w roku kupuje urządzenia techniczne, mieści się w planie Kupiec. Wysyłka zapytań z systemu i historia cen dostawców są w planie Zespół. Limity są w cenniku.
§ 11 Pytania
Opis agregatu przez parametry: moc PRP i ESP w kVA i kW, napięcie i częstotliwość, klasę wykonania, automatykę z SZR, pojemność zbiornika i czas pracy, poziom hałasu, zakres montażu i rozruchu, gwarancję i serwis, termin realizacji, sposób podania ceny oraz kryteria oceny z wagami. Im dokładniej opiszesz wymagania, tym łatwiej porównasz oferty.
PRP to moc podstawowa, którą agregat może oddawać przy zmiennym obciążeniu bez limitu godzin w roku. ESP to moc awaryjna, dostępna tylko podczas zaniku sieci i przez ograniczoną liczbę godzin, zwykle o około 10 procent wyższa od PRP. W zapytaniu wpisz, której mocy wymagasz, bo dostawcy chętnie podają wyższą liczbę.
Pomnóż moc w kVA przez współczynnik mocy, który dla agregatów trójfazowych przyjmuje się zwykle jako 0,8. Agregat 60 kVA daje więc około 48 kW mocy czynnej. W zapytaniu podaj obie wartości i współczynnik, wtedy oferty w kVA i w kW da się porównać bez zgadywania.
Przetarg według Prawa zamówień publicznych jest wymagany, gdy wartość zamówienia przekracza 130 000 zł netto. Poniżej tej kwoty gmina kupuje agregat według własnego regulaminu, zwykle w trybie zapytania ofertowego do kilku wykonawców. Przy dofinansowaniu trzeba też spełnić warunki programu, z którego pochodzą środki.
Najpierw sprowadź moc do jednego rodzaju i jednostki, odrzuć oferty niespełniające wymagań, dolicz dopłaty za SZR i montaż, a potem porównaj koszt w całym okresie użytkowania: cenę, przeglądy i paliwo przy tym samym obciążeniu. Wybierz ofertę z najwyższą punktacją według wag z zapytania i zapisz uzasadnienie.
W Parametry od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Kupiec, a przy płatności rocznej 345 zł + 23% VAT. Wysyłka zapytań z systemu, rundy negocjacyjne i historia cen dostawców są w planie Zespół za 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Nie ma opłaty wdrożeniowej.
§ 12 Powiązane
Wpisz wymagania i wagi kryteriów, wgraj oferty, które już przyszły, a dostaniesz ranking z dopłatami, statusami wymagań, mocą sprowadzoną do jednej jednostki i źródłem każdej liczby, zanim podpiszesz zamówienie.