Zapytanie ofertowe na zakup i montaż klimatyzacji to dokument, w którym firma, urząd albo szkoła opisuje wymagane urządzenia (moc chłodniczą i grzewczą, klasę SEER i SCOP, hałas jednostki wewnętrznej, czynnik chłodniczy), zakres montażu, gwarancję i przeglądy, a potem prosi kilku instalatorów o oferty. W Parametry wymagania zapisujesz raz, wysyłasz zapytanie, a oferty w PDF, Excelu i mailach trafiają do jednej tabeli ze statusem każdego wymagania, punktacją i kosztem prądu oraz serwisu na cały okres użytkowania, od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT.
§ 1 Krótka odpowiedź
Instalatorzy wyceniają to, o co zapytasz. Jeśli napiszesz tylko "klimatyzacja do 10 pokoi biurowych", dostaniesz trzy oferty na trzy różne zestawy: jedną na urządzenia z najniższej półki bez demontażu starych, drugą na multi split, a trzecią na system VRF z projektem. Poniżej minimum, które powinno stać w każdym zapytaniu.
| Element zapytania | Co wpisać |
|---|---|
| Przedmiot zamówienia | dostawa i montaż, liczba jednostek wewnętrznych i zewnętrznych, typ (split, multi split, VRF), urządzenia fabrycznie nowe, rok produkcji |
| Moc | moc chłodnicza i grzewcza w kW dla każdego pomieszczenia, z metrażem, nasłonecznieniem i liczbą osób, albo obowiązek doboru mocy przez wykonawcę |
| Efektywność | minimalna klasa albo wartość SEER i SCOP według rozporządzenia UE 626/2011, na przykład SEER co najmniej 7,0 |
| Hałas | ciśnienie akustyczne jednostki wewnętrznej na najniższym biegu w dB(A), na przykład do 25 dB(A) w gabinetach |
| Czynnik i instalacja | rodzaj czynnika chłodniczego, długość instalacji chłodniczej w cenie, odprowadzenie skroplin, pompka skroplin, zasilanie |
| Montaż | konsole, przewierty, trasy instalacji w korytach, zabezpieczenie pomieszczeń, prace poza godzinami pracy, uruchomienie i szkolenie |
| Demontaż | demontaż starych urządzeń, odzysk czynnika i utylizacja z kartą przekazania odpadu |
| Dokumenty | karta katalogowa każdego modelu, certyfikat F-gazowy firmy i monterów, dokumentacja po polsku |
| Gwarancja i serwis | gwarancja w miesiącach, przeglądy w okresie gwarancji (ile razy w roku i czy w cenie), czas reakcji serwisu |
| Cena i kryteria | cena netto i brutto za dostawę z montażem, ważność oferty, kryteria oceny z wagami w procentach |
§ 2 Problem
Wysyłasz zapytanie o klimatyzację biura do pięciu firm. Wracają cztery oferty i każda wygląda inaczej. Jedna to dwustronicowy PDF z kwotą łączną, druga arkusz z cenami za jednostkę i osobno za metr instalacji, trzecia mail z listą modeli bez kart katalogowych, czwarta oferta z projektem i trzema wariantami.
Jeśli kupujesz jako jednostka publiczna, beneficjent dotacji albo spółka z kontrolą wewnętrzną, z porównania musi zostać ślad: kto dostał zapytanie, co przysłał i dlaczego wybrano tę jedną ofertę.
§ 3 Jak to działa
Wysyłka zapytań z systemu i rundy negocjacyjne są w planie Zespół. Zasady pisania zapytań na inne dostawy opisujemy na stronie zapytanie ofertowe online.
§ 4 Co sprawdza
Każdą ofertę system sprawdza względem wymagań z Twojego zapytania i oznacza: spełnia, nie spełnia albo brak danych.
| Dane z oferty | Przykład wymagania z zapytania |
|---|---|
| Moc chłodnicza i grzewcza | pokój 20 m2 co najmniej 2,5 kW chłodzenia, serwerownia 5,0 kW z pracą całoroczną |
| Efektywność | SEER co najmniej 7,0 i SCOP co najmniej 4,0 dla każdej jednostki |
| Hałas | jednostka wewnętrzna do 25 dB(A) na najniższym biegu |
| Czynnik | R32 albo czynnik o niższym GWP, z podaną masą ładunku |
| Zakres montażu | 5 metrów instalacji na jednostkę w cenie, pompka skroplin tam, gdzie nie ma spadku |
| Gwarancja i przeglądy | co najmniej 36 miesięcy, przeglądy dwa razy w roku w okresie gwarancji |
| Termin | montaż do 6 tygodni od podpisania umowy, prace w biurze po godzinach pracy |
Każda liczba w tabeli ma odnośnik do strony oferty albo karty katalogowej, z której pochodzi. Klikasz komórkę i widzisz fragment dokumentu, więc wybór obronisz przed zarządem, skarbnikiem albo opiekunem projektu. Jak czytać same karty producentów, pokazujemy na stronie karta katalogowa produktu.
§ 5 Przykład
Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Zakup to 10 klimatyzatorów split do pokoi biurowych i jeden 5 kW do serwerowni, czyli 11 jednostek. Wymagania z zapytania: SEER co najmniej 6,5, hałas jednostki wewnętrznej do 38 dB(A) na średnim biegu, demontaż starych urządzeń w cenie. Koszt policzony na 8 lat, przy rocznym zapotrzebowaniu na chłód około 37 500 kWh i cenie prądu 1 zł netto za kWh.
| Pozycja | Oferta A | Oferta B | Oferta C |
|---|---|---|---|
| Cena netto dostawy z montażem | 78 000 zł | 69 500 zł | 92 000 zł |
| Demontaż i utylizacja starych urządzeń | w cenie | dopłata 6 200 zł | w cenie |
| SEER z karty katalogowej | 7,0 | 6,1 | 8,5 |
| Prąd na chłodzenie przez 8 lat | 42 900 zł | 49 200 zł | 35 300 zł |
| Przeglądy przez 8 lat | 26 400 zł | 28 800 zł | 9 900 zł, 5 lat w cenie |
| Koszt na 8 lat | 147 300 zł | 153 700 zł | 137 200 zł |
| Zgodność z wymaganiami | spełnia | nie spełnia SEER i hałasu | spełnia |
Oferta B jest najtańsza na pierwszej stronie, ale ma SEER poniżej wymagania, a w karcie katalogowej hałas 42 dB(A), więc odpada, zanim dojdzie do ceny. Oferta C jest o 14 000 zł droższa od A w zakupie, ale wyższy SEER i przeglądy wliczone przez 5 lat dają jej najniższy koszt w całym okresie. W Parametry ranking liczy się tylko wśród ofert zgodnych, a koszt w cyklu użytkowania stoi w tej samej tabeli co cena. Gdy serwerownia pracuje cały rok, różnica rośnie jeszcze bardziej, dlatego liczba godzin pracy jest polem w kalkulacji, a nie stałą. Sposób liczenia opisujemy we wpisie TCO w zakupach ze wzorem i przykładem.
§ 6 Dla kogo
Kupują klimatyzację do gabinetów, sal i serwerowni, najczęściej poniżej progu ustawy. Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto, więc większość takich zakupów idzie w trybie zapytania ofertowego według regulaminu jednostki, z kodami CPV 39717200-3 dla urządzeń i 45331220-4 dla montażu. Punktację kryteriów prowadzisz jak na stronie ocena ofert z punktacją.
Firma klimatyzuje nowe biuro albo wymienia stare urządzenia po kilkunastu latach. Decydują moc dobrana do pomieszczeń, hałas w gabinetach, koszt prądu i to, czy serwis przyjedzie w upał w ciągu doby, a nie za tydzień.
Chłodzi serwerownię, rozdzielnię, laboratorium albo biuro na hali. Liczą się praca całoroczna, rezerwa urządzenia i czas reakcji serwisu, a dział zakupów porównuje oferty razem z utrzymaniem ruchu. Te same zasady stosujemy przy zasilaniu awaryjnym na stronie zapytanie ofertowe na zakup agregatu prądotwórczego i przy zakupach na stronie zakupy techniczne w produkcji.
Kupuje klimatyzację albo pompę ciepła powietrze powietrze w projekcie dofinansowanym ze środków unijnych. Powyżej 50 000 zł netto obowiązuje zasada konkurencyjności, więc zapytanie, oferty i uzasadnienie wyboru muszą przejść kontrolę. Dokument wyboru przygotujesz tak, jak opisujemy na stronie protokół z wyboru oferty.
§ 7 Koszt klimatyzacji
Cena z oferty to tylko część kosztu klimatyzacji przez osiem albo dziesięć lat. Do rachunku dolicz:
W Parametry każdy z tych składników jest polem w kalkulacji kosztu, więc zmieniasz cenę prądu albo liczbę godzin pracy serwerowni i od razu widzisz, czy ranking ofert się zmienia.
§ 8 Porównanie
Uczciwie o trzech sposobach, którymi firmy i instytucje kupują dziś klimatyzację.
| Kryterium | Mail i arkusz Excel | Platforma przetargowa | Parametry |
|---|---|---|---|
| Wysyłka zapytania | ręcznie, do każdej firmy osobno | formularz na platformie | z projektu, mailem do instalatorów |
| Instalator musi założyć konto | nie | zwykle tak | nie |
| Odczyt kart katalogowych i ofert | ręcznie | ręcznie, załączniki do pobrania | automatycznie z PDF, XLSX i maili |
| SEER, SCOP i hałas | szukasz w kartach sam | zwykle tylko to, co wpisze wykonawca | odczytane z kart i sprawdzone z wymaganiem |
| Koszt prądu i przeglądów | osobny arkusz i własne wzory | najczęściej tylko cena | w tej samej tabeli co cena |
| Ślad, skąd jest liczba | brak | dokumenty w systemie | odnośnik do miejsca w ofercie |
| Koszt narzędzia | czas Twoich ludzi | zwykle wycena indywidualna | od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT |
Gdzie platforma przetargowa wygrywa, mówimy wprost. Jeśli kupujesz klimatyzację w przetargu publicznym powyżej progu ustawy, potrzebujesz platformy obsługującej tryby Pzp, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Parametry nie projektuje instalacji i nie dobiera mocy za instalatora. Usuwa przepisywanie ofert i pokazuje różnice, zanim podpiszesz umowę.
§ 9 Błędy
Gotowe zestawienie z opisem odrzuceń i uzasadnieniem wyboru eksportujesz jako zestawienie ofert cenowych.
§ 10 Koszt
Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Co zawiera |
|---|---|---|
| Kupiec | 690 zł + 23% VAT | 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta |
| Zespół | 1 890 zł + 23% VAT | 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont |
| Dział zakupów | 4 900 zł + 23% VAT | 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API |
| Enterprise | wycena | integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny |
Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Jednostka, która kilka razy w roku kupuje urządzenia i usługi techniczne, mieści się w planie Kupiec. Wysyłka zapytań z systemu i historia cen dostawców są w planie Zespół. Limity są w cenniku.
§ 11 Pytania
Opis urządzeń przez parametry: liczbę i typ jednostek, moc chłodniczą i grzewczą dla każdego pomieszczenia, minimalny SEER i SCOP, hałas jednostki wewnętrznej, czynnik chłodniczy, zakres montażu z długością instalacji, demontaż starych urządzeń, gwarancję z warunkami przeglądów, termin, sposób podania ceny oraz kryteria oceny z wagami. Im dokładniej, tym łatwiej porównasz oferty.
Najczęściej cenę z wagą od 60 do 90 procent i okres gwarancji z wagą od 10 do 20 procent. Przy serwerowni i biurach używanych cały rok warto dodać efektywność energetyczną, na przykład SEER, bo różnica w rachunku za prąd przez kilka lat bywa większa niż różnica w cenie zakupu.
Tak. Montaż, serwis i odzysk czynnika z urządzeń klimatyzacyjnych zawierających fluorowane gazy cieplarniane może wykonywać tylko firma z certyfikatem dla przedsiębiorców i monterzy z certyfikatem dla personelu. Wpisz w zapytaniu obowiązek dołączenia kopii certyfikatów do oferty, wtedy sprawdzisz to przed wyborem.
Przetarg według Prawa zamówień publicznych jest wymagany, gdy wartość zamówienia przekracza 130 000 zł netto. Poniżej tej kwoty urząd kupuje klimatyzację według własnego regulaminu, zwykle w trybie zapytania ofertowego do kilku wykonawców. Przy dofinansowaniu trzeba też spełnić warunki programu, z którego pochodzą środki.
Najpierw sprowadź oferty do tego samego zakresu: ta sama moc w pomieszczeniach, ta sama długość instalacji, demontaż i przeglądy po tej samej stronie. Odrzuć oferty niespełniające wymagań, a potem porównaj koszt w całym okresie: cenę, prąd liczony z SEER i przeglądy. Wybierz ofertę z najwyższą punktacją według wag z zapytania i zapisz uzasadnienie.
W Parametry od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Kupiec, a przy płatności rocznej 345 zł + 23% VAT. Wysyłka zapytań z systemu, rundy negocjacyjne i historia cen dostawców są w planie Zespół za 1 890 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Nie ma opłaty wdrożeniowej.
§ 12 Powiązane
Wpisz wymagania i wagi kryteriów, wgraj oferty, które już przyszły, a dostaniesz ranking z dopłatami, statusami wymagań, SEER i hałasem odczytanym z kart katalogowych i źródłem każdej liczby, zanim podpiszesz umowę.