Zapytanie ofertowe na ochronę fizyczną obiektu to dokument, w którym firma, urząd, szkoła albo szpital opisuje posterunki, godziny, zadania pracowników, wymagane uprawnienia agencji i zasady zastępstw, a agencje ochrony odpowiadają stawką i warunkami. Oferty trudno porównać, bo jedna agencja podaje stawkę za godzinę, druga ryczałt miesięczny, a trzecia stawkę bez dopłat za święta i patrole. W Parametry wgrywasz oferty w PDF, Excelu i mailach, a tabela pokazuje koszt roczny, dopłaty, koncesję, polisę OC i czas zastępstwa, zanim podpiszesz umowę na kilka lat.
§ 1 Krótka odpowiedź
Agencja ochrony wycenia to, co przeczyta. Zapytanie "ochrona budynku biurowego" kończy się trzema ofertami, z których jedna liczy jednego pracownika całą dobę, druga dwóch w dzień i jednego w nocy, a trzecia sam monitoring bez patrolu. Opisz zakres tak, żeby wszystkie agencje liczyły to samo.
| Element zapytania | Co wpisać |
|---|---|
| Obiekt | adres, powierzchnia, liczba wejść, parking, teren zewnętrzny, rodzaj działalności i godziny pracy |
| Posterunki | ile posterunków stałych, w jakich godzinach (na przykład całodobowo, 7 dni w tygodniu), czy jest recepcja, portiernia i obchody |
| Zadania pracownika | kontrola wejść, obchody z zapisem w książce, obsługa systemu alarmowego i kamer, reakcja na alarm, kontrola parkingu, wydawanie kluczy |
| Uprawnienia agencji | koncesja na usługi ochrony osób i mienia wydana przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, wpis na listę kwalifikowanych pracowników ochrony tam, gdzie wymaga tego ustawa |
| Ubezpieczenie | polisa OC w zakresie prowadzonej działalności z minimalną sumą gwarancyjną i okresem ważności |
| Zastępstwa i reakcja | czas podstawienia pracownika przy chorobie albo urlopie, na przykład do 2 godzin, oraz zasada, że posterunek nie zostaje pusty |
| Patrol interwencyjny | czy jest wymagany, czas dojazdu do obiektu po alarmie, liczba wyjazdów w cenie |
| Personel | wymagane szkolenia, niekaralność, orzeczenia lekarskie i psychologiczne, mundur oraz wyposażenie |
| Dokumentacja | książka służby, raporty zdarzeń, zakres raportu miesięcznego |
| Umowa | okres (12, 24 albo 36 miesięcy), wypowiedzenie, kary umowne za pusty posterunek albo spóźnienie, waloryzacja stawki |
| Cena | stawka za godzinę albo ryczałt, dopłaty za święta i noce, stawka za godzinę dodatkową, patrol, netto i brutto |
| Kryteria oceny | wagi, na przykład cena 60, doświadczenie i referencje 20, zastępstwa i reakcja 20 |
§ 2 Problem
Wysyłasz zapytanie do pięciu agencji. Wracają cztery odpowiedzi: jednostronicowy PDF ze stawką za godzinę, arkusz z ryczałtem miesięcznym, mail z dopiskiem "święta według cennika" i oferta z trzema wariantami obsady. Ryczałt miesięczny i stawka godzinowa nie dają się zestawić bez przeliczenia na te same godziny w roku.
Jeśli jesteś jednostką publiczną, beneficjentem dotacji albo spółką z kontrolą wewnętrzną, z porównania musi zostać ślad: kto dostał zapytanie, co przysłał i dlaczego wybrano tę jedną agencję.
§ 3 Jak to działa
Gotowe porównanie eksportujesz do Excela albo PDF razem z uzasadnieniem wyboru, które dołączasz do protokołu z wyboru oferty.
§ 4 Koszt roczny
Jeden posterunek całodobowy to 8 760 godzin w roku (365 dni po 24 godziny). Stawka za godzinę razy 8 760 daje koszt podstawowy, od którego zaczynasz porównanie. Potem dodajesz to, co agencja liczy osobno: dopłatę za święta (w roku jest około 13 dni świątecznych, czyli 312 godzin), patrol interwencyjny, godziny dodatkowe na imprezy i zastępstwa.
Przy ryczałcie miesięcznym dzielisz kwotę przez liczbę godzin w miesiącu i sprawdzasz, czy ryczałt obejmuje wszystkie godziny z zapytania, czy tylko dni robocze. Stawka, która po doliczeniu składek pracodawcy, urlopów, zastępstw, munduru i nadzoru nie pokrywa kosztu pracy, jest sygnałem ostrzegawczym. Albo agencja zaniżyła obsadę, albo liczy na dopłaty po podpisaniu umowy.
Jeśli zamawiasz jako jednostka publiczna, pamiętaj, że zamawiający może wymagać zatrudnienia pracowników ochrony na umowę o pracę, co trzeba wpisać do zapytania, bo agencje liczą wtedy inaczej niż przy umowach cywilnoprawnych.
§ 5 Przykład
Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Budynek biurowy, jeden posterunek 24 godziny na dobę przez cały rok (8 760 godzin), umowa na 12 miesięcy. Zapytanie wymagało koncesji, polisy OC i zastępstwa w ciągu 2 godzin.
| Pozycja | Oferta A | Oferta B | Oferta C |
|---|---|---|---|
| Stawka za godzinę netto | 42,00 zł | 41,00 zł | 37,00 zł |
| Koszt podstawowy 8 760 godzin | 367 920 zł | 359 160 zł | 324 120 zł |
| Dopłata za święta (312 godzin) | w stawce | 20%, czyli 2 558,40 zł | w stawce |
| Zastępstwo | do 2 godzin | do 2 godzin | brak zobowiązania |
| Koncesja i polisa OC | dołączone | dołączone | brak kopii w ofercie |
| Koszt roczny netto | 367 920 zł | 361 718,40 zł | 324 120 zł |
| Koszt miesięczny netto | 30 660 zł | 30 143,20 zł | 27 010 zł |
| Zgodność z wymaganiami | spełnia | spełnia | nie spełnia |
Oferta C jest najtańsza, ale nie ma udokumentowanej koncesji i zobowiązania do zastępstwa, więc odpada, zanim dojdzie do ceny. Na pierwszy rzut oka oferta B jest tańsza od A o 1,00 zł na godzinie, czyli o 8 760 zł rocznie. Po doliczeniu dopłaty za święta różnica spada do 6 201,60 zł. Dopiero koszt roczny z dopłatami pokazuje prawdziwą różnicę i uczciwą kolejność.
§ 6 Jakość
Przy usługach ciągłych cena jest tylko połową decyzji. Druga połowa to to, co się dzieje w trzecim miesiącu umowy, kiedy pracownik idzie na zwolnienie albo nocny obchód przestaje być odnotowywany. Zapisz w zapytaniu rzeczy, które da się sprawdzić.
Ocenę agencji po pierwszym kwartale prowadzisz według zasad opisanych na stronie ocena dostawców, a wynik zostaje w historii firmy przy kolejnym zapytaniu.
§ 7 Dla kogo
Zlecają ochronę budynków na rok albo dłużej, najczęściej poniżej progu ustawy. Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto, więc wiele takich zamówień idzie w trybie zapytania ofertowego według regulaminu jednostki. Jednostka musi pokazać, że wybrała ofertę najkorzystniejszą i zgodną z zapytaniem.
Kierownik administracji albo dyrektor operacyjny zmienia agencję po kilku latach albo zamawia ochronę nowego obiektu. Liczą się koszt roczny, zastępstwa i to, czy ktoś odbierze telefon w nocy, gdy zadziała alarm.
Zleca ochronę w projekcie dofinansowanym ze środków unijnych. Powyżej 50 000 zł netto obowiązuje zasada konkurencyjności, więc zapytanie, oferty i uzasadnienie wyboru muszą przejść kontrolę opiekuna projektu. Parametry zostawia ślad od zapytania po protokół.
§ 8 Porównanie
Uczciwie o trzech sposobach, którymi firmy i instytucje zamawiają dziś ochronę obiektów.
| Kryterium | Mail i arkusz Excel | Platforma przetargowa | Parametry |
|---|---|---|---|
| Wysyłka zapytania | ręcznie, do każdej agencji osobno | formularz na platformie | z projektu, mailem do agencji ochrony |
| Wykonawca musi założyć konto | nie | zwykle tak | nie |
| Odczyt ofert | ręcznie | ręcznie, załączniki do pobrania | automatycznie z PDF, XLSX i maili |
| Stawki, dopłaty i patrole | osobny arkusz i własne wzory | najczęściej tylko cena łączna | doliczone do kosztu rocznego |
| Ślad, skąd jest liczba | brak | dokumenty w systemie | odnośnik do miejsca w ofercie |
| Koszt narzędzia | czas Twoich ludzi | zwykle wycena indywidualna | od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT |
Jeśli zamawiasz ochronę w przetargu publicznym powyżej progu ustawy, potrzebujesz platformy obsługującej tryby Pzp, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Parametry nie zastępuje takiej platformy, tylko przyspiesza porównanie ofert, które już masz.
§ 9 Błędy
§ 10 Koszt
Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Co zawiera |
|---|---|---|
| Kupiec | 690 zł + 23% VAT | 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta |
| Zespół | 1 890 zł + 23% VAT | 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont |
| Dział zakupów | 4 900 zł + 23% VAT | 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API |
| Enterprise | wycena | integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny |
Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Administracja, która kilka razy w roku zamawia usługi dla obiektów, mieści się w planie Kupiec. Szczegóły są w cenniku.
§ 11 Pytania
Zapytanie powinno zawierać opis obiektu, liczbę posterunków i godziny, zadania pracowników, wymaganą koncesję i polisę OC, czas zastępstwa, zasady patrolu interwencyjnego, okres umowy, kary umowne, zasady waloryzacji i kryteria oceny z wagami.
Najpierw odrzuć oferty, które nie spełniają wymagań z zapytania, na przykład bez koncesji albo zastępstw. Potem sprowadź stawki i ryczałty do tej samej liczby godzin w roku, dolicz dopłaty i patrole, a dopiero wtedy policz punktację według wag.
Tak, usługi ochrony osób i mienia w formie bezpośredniej ochrony fizycznej wymagają koncesji wydawanej przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych na podstawie ustawy o ochronie osób i mienia. Poproś o kopię koncesji i aktualną polisę OC w ofercie.
Nie, jeśli wartość zamówienia nie przekracza 130 000 zł netto, bo wtedy jest wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający stosuje własny regulamin, a w projekcie z dotacji zasadę konkurencyjności.
Usługi ochroniarskie mają kod CPV 79710000-4, usługi ochrony 79713000-5, a monitorowanie alarmów 79711000-1. Wpisz kod w zapytaniu, jeśli wymaga tego regulamin zamawiającego.
Jeden posterunek całodobowy to 8 760 godzin w roku zwykłym (365 dni po 24 godziny). Ta liczba jest podstawą do przeliczenia stawki godzinowej i ryczałtu na koszt roczny, a w roku przestępnym wynosi 8 784 godziny.
Wczytaj zapytanie, wgraj oferty, które już przyszły, a dostaniesz tabelę z kosztem rocznym, dopłatami, uprawnieniami i czasem zastępstwa, zanim podpiszesz umowę z agencją.