Zapytanie ofertowe na obsługę BHP to dokument, w którym firma, urząd, szkoła albo szpital opisuje liczbę pracowników, lokalizacje, zakres usług i terminy, a firmy BHP odpowiadają ryczałtem miesięcznym i cennikiem dodatków. Oferty trudno porównać, bo jedna firma wlicza szkolenia i ocenę ryzyka w ryczałt, druga rozlicza je osobno, a trzecia dolicza dojazdy i wizyty ponad limit. W Parametry wgrywasz oferty w PDF, Excelu i mailach, a tabela pokazuje koszt roczny zgodny z Twoim zakresem, zanim podpiszesz umowę na rok albo dłużej.
§ 1 Krótka odpowiedź
Firma BHP wycenia to, co przeczyta. Zapytanie "obsługa BHP dla firmy" kończy się trzema ofertami, z których jedna obejmuje szkolenia, druga tylko doradztwo, a trzecia wizyty raz na kwartał. Opisz zakres tak, żeby wszystkie firmy liczyły to samo.
| Element zapytania | Co wpisać |
|---|---|
| Zamawiający | liczba pracowników, liczba lokalizacji, rodzaj działalności, stanowiska pracy, w tym biurowe, magazynowe, produkcyjne i terenowe |
| Zakres obsługi | kontrole warunków pracy, doradztwo, udział w komisji powypadkowej, prowadzenie dokumentacji, ocena ryzyka zawodowego, instrukcje stanowiskowe |
| Szkolenia | szkolenia wstępne dla nowych pracowników, okresowe dla pracowników, kadry kierowniczej i pracodawcy, forma (stacjonarnie albo online), liczba osób w roku |
| Ochrona przeciwpożarowa | instrukcja bezpieczeństwa pożarowego, szkolenia ppoż., ćwiczenia ewakuacyjne, jeśli mają wchodzić w zakres |
| Częstotliwość wizyt | liczba wizyt w miesiącu albo w roku, czas pracy specjalisty na miejscu, dostępność telefoniczna |
| Czas reakcji | termin odpowiedzi na pytanie i przyjazdu po wypadku, na przykład do 24 godzin |
| Uprawnienia | wykształcenie i uprawnienia specjalisty do spraw BHP zgodne z przepisami, doświadczenie w branży, polisa OC |
| Umowa | okres (12, 24 albo 36 miesięcy), wypowiedzenie, zmiana liczby pracowników w trakcie roku, waloryzacja |
| Cena | ryczałt miesięczny, ceny dodatków osobno (szkolenie na osobę, ocena ryzyka na stanowisko, dojazd, wizyta ponad limit), netto i brutto |
| Kryteria oceny | wagi, na przykład cena 60, doświadczenie i referencje 20, czas reakcji i dostępność 20 |
§ 2 Problem
Wysyłasz zapytanie do pięciu firm. Wracają cztery odpowiedzi: jednostronicowy PDF z ryczałtem, arkusz z cennikiem szkoleń, mail z dopiskiem "pozostałe usługi według cennika" i oferta z trzema pakietami. Ryczałt i cena szkolenia na osobę nie dają się zestawić bez przeliczenia na te same zadania w roku.
Jeśli jesteś jednostką publiczną, beneficjentem dotacji albo spółką z kontrolą wewnętrzną, z porównania musi zostać ślad: kto dostał zapytanie, co przysłał i dlaczego wybrano tę jedną firmę.
§ 3 Jak to działa
Gotowe porównanie eksportujesz do Excela albo PDF razem z uzasadnieniem wyboru, które dołączasz do protokołu z wyboru oferty.
§ 4 Koszt roczny
Ryczałt miesięczny razy 12 daje punkt wyjścia, ale to dopiero część kosztu. Do niego dodajesz wszystko, czego firma nie wliczyła, a czego Twój zakres wymaga: szkolenia okresowe i wstępne według liczby osób, ocenę ryzyka zawodowego dla wszystkich stanowisk, dojazdy do drugiej lokalizacji i wizyty ponad limit.
Dlatego zapytanie powinno podawać liczby, które firma ma wycenić: ile osób przejdzie szkolenie okresowe w roku, ilu nowych pracowników przyjmiesz, ile masz stanowisk i ile razy firma ma się pojawić na miejscu. Bez tych liczb ryczałt "od 300 zł" nie mówi nic o koszcie roku.
Przepisy rozróżniają firmy według liczby pracowników. Pracodawca zatrudniający ponad 100 osób tworzy służbę BHP, mniejsze firmy zlecają zadania służby specjalistom spoza zakładu albo wykonują je samodzielnie, jeśli prawo na to pozwala. Sprawdź to dla swojej firmy i wpisz do zapytania, kto ma być stroną umowy i w jakim zakresie.
§ 5 Przykład
Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Firma ma 60 pracowników w biurze i magazynie, 8 rodzajów stanowisk, rok umowy. W zapytaniu: obsługa BHP i ppoż., ocena ryzyka dla 8 stanowisk, szkolenia okresowe dla 20 osób, szkolenia wstępne dla 10 nowych pracowników i 12 wizyt w drugiej lokalizacji.
| Pozycja | Oferta A | Oferta B | Oferta C |
|---|---|---|---|
| Ryczałt miesięczny netto | 1 200 zł | 850 zł | 700 zł |
| Ryczałt roczny | 14 400 zł | 10 200 zł | 8 400 zł |
| Ocena ryzyka dla 8 stanowisk | w ryczałcie | 250 zł za stanowisko, 2 000 zł | 300 zł za stanowisko, 2 400 zł |
| Szkolenia okresowe, 20 osób | 90 zł za osobę, 1 800 zł | 60 zł za osobę, 1 200 zł | 110 zł za osobę, 2 200 zł |
| Szkolenia wstępne, 10 osób | w ryczałcie | 40 zł za osobę, 400 zł | 70 zł za osobę, 700 zł |
| Dojazd do drugiej lokalizacji, 12 wizyt | w ryczałcie | 100 zł za wizytę, 1 200 zł | 150 zł za wizytę, 1 800 zł |
| Ochrona przeciwpożarowa | w ryczałcie | w ryczałcie | poza zakresem |
| Koszt roczny netto | 16 200 zł | 15 000 zł | 15 500 zł |
| Zgodność z wymaganiami | spełnia | spełnia | nie spełnia |
Oferta C ma najniższy ryczałt, ale nie obejmuje ppoż., więc odpada, zanim dojdzie do ceny. Po przeliczeniu na Twój zakres oferta B jest tańsza od A o 1 200 zł rocznie, choć ryczałt A jest o 4 200 zł wyższy niż w B. Dopiero koszt roczny z dodatkami pokazuje prawdziwą różnicę i uczciwą kolejność.
§ 6 Jakość
Przy usłudze ciągłej cena jest tylko połową decyzji. Druga połowa to to, co się dzieje, gdy w magazynie zdarzy się wypadek albo kontrola zażąda dokumentacji w ciągu kilku dni. Zapisz w zapytaniu rzeczy, które da się sprawdzić.
Ocenę firmy po pierwszym kwartale prowadzisz według zasad opisanych na stronie ocena dostawców, a wynik zostaje w historii firmy przy kolejnym zapytaniu.
§ 7 Dla kogo
Zlecają obsługę BHP i ppoż. na rok albo dłużej, najczęściej poniżej progu ustawy. Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto, więc takie zamówienia idą zwykle w trybie zapytania ofertowego według regulaminu jednostki. Jednostka musi pokazać, że wybrała ofertę najkorzystniejszą i zgodną z zapytaniem.
Kierownik administracji, dyrektor operacyjny albo właściciel zmienia firmę BHP po kilku latach albo zamawia obsługę nowej lokalizacji. Liczy się koszt roczny, czas reakcji po wypadku i to, czy dokumentacja jest aktualna w dniu kontroli.
Zleca obsługę w projekcie dofinansowanym ze środków unijnych. Powyżej 50 000 zł netto obowiązuje zasada konkurencyjności, więc zapytanie, oferty i uzasadnienie wyboru muszą przejść kontrolę opiekuna projektu. Parametry zostawia ślad od zapytania po protokół.
§ 8 Porównanie
Uczciwie o trzech sposobach, którymi firmy i instytucje zamawiają dziś obsługę BHP.
| Kryterium | Mail i arkusz Excel | Platforma przetargowa | Parametry |
|---|---|---|---|
| Wysyłka zapytania | ręcznie, do każdej firmy osobno | formularz na platformie | z projektu, mailem do firm BHP |
| Wykonawca musi założyć konto | nie | zwykle tak | nie |
| Odczyt ofert | ręcznie | ręcznie, załączniki do pobrania | automatycznie z PDF, XLSX i maili |
| Ryczałt, szkolenia i dodatki | osobny arkusz i własne wzory | najczęściej tylko cena łączna | doliczone do kosztu roczne zakresu |
| Ślad, skąd jest liczba | brak | dokumenty w systemie | odnośnik do miejsca w ofercie |
| Koszt narzędzia | czas Twoich ludzi | zwykle wycena indywidualna | od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT |
Jeśli zamawiasz obsługę w przetargu publicznym powyżej progu ustawy, potrzebujesz platformy obsługującej tryby Pzp, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Parametry nie zastępuje takiej platformy, tylko przyspiesza porównanie ofert, które już masz.
§ 9 Błędy
§ 10 Koszt
Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Co zawiera |
|---|---|---|
| Kupiec | 690 zł + 23% VAT | 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta |
| Zespół | 1 890 zł + 23% VAT | 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont |
| Dział zakupów | 4 900 zł + 23% VAT | 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API |
| Enterprise | wycena | integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny |
Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Administracja, która kilka razy w roku zamawia usługi, mieści się w planie Kupiec. Szczegóły są w cenniku.
§ 11 Pytania
Zapytanie powinno zawierać liczbę pracowników i lokalizacji, zakres obsługi, szkolenia z liczbą osób, ocenę ryzyka, częstotliwość wizyt, czas reakcji, uprawnienia wykonawcy, okres umowy, zasady zmiany liczby pracowników i kryteria oceny z wagami.
Najpierw odrzuć oferty, które nie spełniają wymagań z zapytania, na przykład bez ppoż. albo uprawnień. Potem sprowadź ryczałty i ceny dodatków do tego samego zakresu w roku, a dopiero wtedy policz punktację według wag.
Nie, jeśli wartość zamówienia nie przekracza 130 000 zł netto, bo wtedy jest wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający stosuje własny regulamin, a w projekcie z dotacji zasadę konkurencyjności.
Usługi w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa mają kod CPV 71317200-5. Wpisz kod w zapytaniu, jeśli wymaga tego regulamin zamawiającego, i opisz zakres słowami, bo sam kod nie rozstrzyga o szkoleniach czy ocenie ryzyka.
Pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę BHP. W mniejszych firmach zadania służby można zlecić specjaliście spoza zakładu, dlatego zapytanie ofertowe na obsługę BHP wysyłają głównie firmy poniżej tego progu.
Zależy od oferty. Jedne firmy wliczają szkolenia i ocenę ryzyka w ryczałt, inne rozliczają je osobno za osobę albo stanowisko. Dlatego zapytanie podaje liczbę osób i stanowisk, a porównanie liczy koszt roczny całego zakresu.
Wczytaj zapytanie, wgraj oferty, które już przyszły, a dostaniesz tabelę z kosztem rocznym zakresu, dodatkami, uprawnieniami i czasem reakcji, zanim podpiszesz umowę z firmą BHP.