Przejdź do treści
Parametry
Porównaj oferty

Zapytanie ofertowe na dostawę artykułów spożywczych do stołówki z porównaniem ofert hurtowni

Zapytanie ofertowe na dostawę artykułów spożywczych do stołówki to formularz cenowy z listą pozycji (nabiał, pieczywo, mięso, warzywa, produkty suche, mrożonki), szacunkową ilością na okres umowy i terminem dostaw, do którego hurtownie wpisują ceny jednostkowe. Suma formularza myli, bo hurtownia bez ceny dla kilku pozycji wygląda na najtańszą, a opakowanie 5 kg i 10 kg stoi w formularzu jako ta sama pozycja. W Parametry wgrywasz oferty w PDF, Excelu i mailach, a tabela pokazuje cenę za kilogram, litr i sztukę, braki, termin ważności przy dostawie i wartość za okres, od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT.

Porównaj oferty

§ 1 Krótka odpowiedź

Co wpisać w zapytanie ofertowe na dostawę artykułów spożywczych

Przy żywności zapytanie jest długą tabelą, a o wyniku decydują jednostki i warunki dostawy. Opisz ilość w kilogramach i litrach, a nie w opakowaniach, i wymagaj ceny dla każdej pozycji. Wtedy oferty da się porównać bez ręcznego przeliczania. Minimum, które powinno stać w zapytaniu:

Element zapytania Co wpisać
Formularz cenowy numer, nazwa, opis, gramatura albo pojemność, jednostka, ilość szacunkowa na okres umowy, cena jednostkowa netto, stawka VAT i wartość pozycji
Opisy produktów zawartość tłuszczu, klasa jakości, skład, brak sztucznych barwników i konserwantów tam, gdzie to ważne, oraz zasada równoważności
Termin ważności minimalny procent okresu przydatności do spożycia przy dostawie, na przykład nie mniej niż 70 procent
Dostawy częstotliwość (codziennie, dwa razy w tygodniu), godziny, miejsce rozładunku, termin zamówienia dodatkowego i zasady dostawy w dni bez zajęć
Transport samochód z kontrolą temperatury dla chłodni i mrożonek, rozładunek do magazynu i koszt w cenie albo osobno
Dokumenty wpis do rejestru zakładów, system HACCP, atesty i specyfikacje przy mięsie i wędlinach
Reklamacje termin wymiany wadliwej partii w godzinach i brak opłaty za zwrot
Kryteria oceny wagi, na przykład cena 60 i termin ważności 20 i termin realizacji reklamacji 20, oraz zasada, że oferta obejmuje wszystkie pozycje części

§ 2 Problem

Dlaczego oferty od hurtowni spożywczych trudno porównać

Kupiec w dziale zakupów porównuje oferty dostawców w PDF na dwóch monitorach

Formularz na 120 pozycji wraca od trzech hurtowni w trzech postaciach: Twój arkusz z cenami, PDF z cennika z kodami towarów albo mail z tabelą wklejoną z Worda. Różnice, które przesądzają o koszcie, nie widać w sumie:

  • Jedna hurtownia nie wpisała ceny dla czterech pozycji, więc jej suma jest najniższa. Po uzupełnieniu może być najwyższa.
  • Mleko w kartonie 1 l i w kartonie 0,5 l stoi w formularzu w jednej pozycji. Cena litra zmienia się o kilkanaście procent.
  • Oferta na filet z kurczaka dotyczy produktu z dodatkiem wody, a zapytanie wymagało czystego mięsa. Tańszy towar to droższe porcje.
  • Okres przydatności przy dostawie jest różny. Produkt z krótkim terminem ląduje w koszu, zanim zdążysz go zużyć.
  • Transport w chłodni jest w cenie u jednej hurtowni i osobno u drugiej.

Przepisanie 120 pozycji razy trzy oferty to popołudnie pracy, a jedna pomyłka w przecinku zmienia zwycięzcę.

§ 3 Jak to działa

Jak przygotować zapytanie ofertowe na artykuły spożywcze w Parametry

  1. 1.Zakładasz projekt, na przykład dostawy sukcesywne artykułów spożywczych do stołówki na rok szkolny, podzielone na części: nabiał i pieczywo, mięso i wędliny, warzywa i owoce, produkty suche.
  2. 2.Wczytujesz formularz cenowy z arkusza, który już masz, albo wpisujesz pozycje z gramaturą, opakowaniem, ilością i wymaganiami.
  3. 3.Ustawiasz jednostkę porównania: kilogram, litr albo sztuka, żeby opakowania 0,5 l i 1 l stały w jednym wierszu.
  4. 4.Wysyłasz zapytanie mailem z projektu. Hurtownia nie zakłada konta i odpowiada tak, jak jest przyzwyczajona: arkuszem, PDF albo mailem.
  5. 5.Wgrywasz oferty, a Parametry dopasowuje pozycje dostawcy do pozycji z formularza, odczytuje cenę, opakowanie i gramaturę, przelicza je na jednostkę porównania i oznacza pozycje bez ceny albo bez wymaganego terminu ważności.

Braki wracają do hurtowni jako gotowe pytanie. Gotowe porównanie eksportujesz do Excela albo PDF i dołączasz do protokołu z wyboru oferty.

§ 4 Przykład

Porównanie ofert na artykuły spożywcze na przykładzie formularza na 120 pozycji

Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Formularz ma 120 pozycji na rok szkolny, trzy hurtownie, część z nabiałem, pieczywem i produktami suchymi.

Pozycja Hurtownia A Hurtownia B Hurtownia C
Suma formularza netto 168 400 zł 151 900 zł 160 200 zł
Pozycje bez ceny 0 5 0
Cena mleka za litr 3,10 zł 3,05 zł 3,40 zł
Filet z kurczaka czyste mięso, 24,50 zł za kg z dodatkiem wody, 21,90 zł za kg czyste mięso, 24,00 zł za kg
Termin ważności przy dostawie min. 70 procent min. 50 procent min. 70 procent
Transport w chłodni w cenie 180 zł za dostawę w cenie
Wartość po korekcie 168 400 zł 169 900 zł 160 200 zł
Zgodność z wymaganiami spełnia spełnia po uzupełnieniu 5 cen spełnia

Hurtownia B ma najniższą sumę formularza, ale pięć pozycji bez ceny. Po wpisaniu cen z jej cennika (8 200 zł), zamianie filetu na czyste mięso (2 600 zł) i doliczeniu 40 dostaw w chłodni (7 200 zł) wychodzi najdrożej. Najtańsza zgodna oferta to C. Wybór ma uzasadnienie w tabeli, więc łatwo go wpisać do protokołu. Gotowe zestawienie eksportujesz jako zestawienie ofert cenowych.

§ 5 Dla kogo

Kto wysyła zapytania ofertowe na artykuły spożywcze

Szkoła, przedszkole, internat i szpital

Kupiec porównuje wydrukowane oferty dostawców z arkuszem na laptopie

Zamawiają żywność jako dostawy sukcesywne na rok szkolny albo kalendarzowy. Ustawę Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto, a wartość szacuje się łącznie dla dostaw tego samego rodzaju planowanych w roku, więc wiele takich zakupów idzie w trybie zapytania ofertowego według regulaminu jednostki. Kody CPV to najczęściej 15000000-8 dla żywności i napojów oraz 15500000-3 dla nabiału, 15100000-9 dla mięsa, 15300000-1 dla owoców i warzyw. Jak udokumentować wybór, opisujemy we wpisie rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe.

Zakład pracy ze stołówką i firma cateringowa

Kupiec albo kierownik zakładu raz w roku negocjuje koszyk żywności i chce wiedzieć, czy obecna hurtownia nadal jest najtańsza w tym, co stołówka faktycznie zużywa. Firma cateringowa liczy z tej samej tabeli koszt surowca na porcję i marżę z kontraktu. Przy zakupie materiałów do kuchni pomoże zapytanie ofertowe na dostawę środków czystości.

§ 6 Porównanie

Mail i arkusz, platforma przetargowa czy Parametry

Uczciwie o trzech sposobach, którymi stołówki i zakłady kupują dziś żywność.

Kryterium Mail i arkusz Excel Platforma przetargowa Parametry
Wysyłka zapytania ręcznie, do każdej hurtowni formularz na platformie z projektu, mailem do hurtowni
Dostawca musi założyć konto nie zwykle tak nie
Odczyt formularza cenowego ręcznie, pozycja po pozycji ręcznie, załączniki do pobrania automatycznie z PDF, XLSX i maili
Cena za kg, litr i sztukę własne wzory przy każdej pozycji zwykle brak liczona z opakowania i gramatury w ofercie
Brakujące ceny łatwo przeoczyć widać tylko cenę łączną oznaczone przy każdej pozycji
Koszt narzędzia czas Twoich ludzi zwykle wycena indywidualna od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT

Jeśli kupujesz żywność w przetargu powyżej progu ustawy, potrzebujesz platformy obsługującej tryby Pzp, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Parametry nie sprzedaje żywności i nie wybiera dostawcy za Ciebie. Usuwa przepisywanie formularzy i pokazuje różnice, zanim podpiszesz umowę. Więcej o mechanizmie na stronie porównanie ofert dostawców.

§ 7 Błędy

Najczęstsze błędy w zapytaniu na artykuły spożywcze

  • Jeden formularz na wszystko i wymóg oferty na wszystkie pozycje. Mała lokalna piekarnia czy sad nie startuje. Podziel zapytanie na części.
  • Ilość w opakowaniach zamiast w kilogramach i litrach. Porównujesz opakowania różnej wielkości.
  • Brak wymogu terminu ważności przy dostawie. Dowiadujesz się o tym przy pierwszej partii.
  • Nazwa produktu jednej marki bez parametrów równoważności. W zamówieniu publicznym to zwykle błąd.
  • Pominięty transport w chłodni i rozładunek. Ich koszt pojawia się dopiero przy pierwszej dostawie.

§ 8 Koszt

Ile kosztuje porównanie ofert na artykuły spożywcze w Parametry

Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.

Plan Cena netto miesięcznie Co zawiera
Kupiec 690 zł + 23% VAT 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta
Zespół 1 890 zł + 23% VAT 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont
Dział zakupów 4 900 zł + 23% VAT 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API
Enterprise wycena integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny

Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Szkoła albo zakład, które raz w roku zamawiają żywność i kilka razy w roku inne dostawy, mieszczą się w planie Kupiec. Limity są w cenniku.

§ 9 Pytania

Pytania o zapytanie ofertowe na artykuły spożywcze

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe na dostawę artykułów spożywczych?

Formularz cenowy z listą pozycji, gramaturą, jednostką i ilością na okres umowy, opisy produktów z zasadą równoważności, wymagany termin ważności przy dostawie, harmonogram i warunki dostaw, zasady reklamacji, wymagane dokumenty oraz kryteria oceny z wagami. Dobrze jest podzielić zapytanie na części.

Jak porównać oferty hurtowni spożywczych?

Sprowadź oferty do pozycji i jednostek z formularza, przelicz ceny na kilogram, litr albo sztukę, oznacz pozycje bez ceny i oceń warunki: termin ważności, transport w chłodni, reklamacje. Wartość za okres licz tylko dla ofert zgodnych z wymaganiami.

Czy zakup żywności do stołówki podlega Pzp?

Jednostka publiczna stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych, gdy szacunkowa wartość zamówienia przekracza 130 000 zł netto. Wartość liczy się łącznie dla żywności planowanej w roku, a nie osobno dla każdej dostawy. Poniżej progu obowiązuje regulamin jednostki, a w projekcie z dotacji zasada konkurencyjności.

Jaki kod CPV mają artykuły spożywcze?

Żywność i napoje mają kod CPV 15000000-8. Mięso to 15100000-9, nabiał 15500000-3, a owoce i warzywa 15300000-1. Produkty zbożowe i pieczywo mieszczą się w grupie 15600000-4 i 15800000-6. Kody podajesz w zapytaniu i w ogłoszeniu w BIP albo bazie konkurencyjności.

Jak często powinny być dostawy do stołówki?

Zależy od produktu. Pieczywo, nabiał i warzywa liściaste wymagają dostaw codziennych albo kilka razy w tygodniu, produkty suche wystarczy dostarczać raz w tygodniu albo rzadziej. Zapisz w zapytaniu częstotliwość, godziny i termin zamówienia dodatkowego, bo od nich zależy cena.

Czy można podzielić zapytanie na części?

Tak. Podział na nabiał i pieczywo, mięso, warzywa i produkty suche pozwala złożyć ofertę mniejszym dostawcom, którzy nie obsłużą całego asortymentu. Każdą część porównujesz osobno, a Parametry liczy wartość dla każdej z nich i dla całości.

§ 10 Powiązane

Powiązane strony

Wyślij formularz i porównaj oferty hurtowni ceną za kilogram i brakami

Wczytaj formularz, wgraj oferty, które już przyszły, a dostaniesz tabelę z ceną za kilogram i litr, brakującymi cenami, terminem ważności i wartością za okres, zanim podpiszesz umowę z hurtownią.

Porównaj oferty