Zapytanie ofertowe na obsługę prawną to dokument, w którym firma, urząd, spółka komunalna albo szpital opisuje zakres pomocy prawnej, przewidywaną liczbę spraw i oczekiwany czas reakcji, a kancelarie odpowiadają ryczałtem miesięcznym, stawką godzinową albo ceną za sprawę. Oferty trudno porównać, bo ryczałt jednej kancelarii obejmuje 10 godzin, drugiej 20, a trzecia liczy opinie osobno. W Parametry wgrywasz oferty w PDF, Excelu i mailach, a tabela pokazuje koszt roczny dla Twojego zakresu, zanim podpiszesz umowę na rok albo dłużej.
§ 1 Krótka odpowiedź
Kancelaria wycenia to, co przeczyta. Zapytanie "obsługa prawna dla firmy" kończy się ofertami, w których jedna kancelaria liczy ryczałt z limitem godzin, druga samą stawkę, a trzecia pakiet umów i opinii. Opisz zakres liczbami, żeby wszystkie liczyły to samo.
| Element zapytania | Co wpisać |
|---|---|
| Zamawiający | rodzaj działalności, liczba pracowników, liczba spółek i lokalizacji, branża |
| Zakres obsługi | bieżące doradztwo, opiniowanie i przygotowanie umów, obsługa korporacyjna, sprawy pracownicze, RODO, windykacja, reprezentacja przed sądem |
| Wolumen | przewidywana liczba umów w roku, opinii, spraw pracowniczych i godzin doradztwa miesięcznie |
| Zastępstwo procesowe | czy wchodzi w ryczałt, czy jest wyceniane osobno, stawka za sprawę albo za godzinę |
| Czas reakcji | odpowiedź na pytanie w ciągu 24 godzin, pilna opinia w ciągu 48 godzin |
| Zespół | radca prawny albo adwokat prowadzący, zastępstwo na czas urlopu, doświadczenie w branży |
| Dostępność | dyżur telefoniczny, spotkania w siedzibie zamawiającego, liczba wizyt |
| Umowa | okres (12, 24 albo 36 miesięcy), wypowiedzenie, zmiana zakresu, waloryzacja |
| Cena | ryczałt miesięczny, stawka godzinowa ponad limit, ceny stałe za dokumenty, netto i brutto |
| Kryteria oceny | wagi, na przykład cena 50, doświadczenie i referencje 30, czas reakcji 20 |
§ 2 Problem
Wysyłasz zapytanie do czterech kancelarii. Wracają trzy odpowiedzi: ryczałt na jednej stronie, cennik z godzinami i oferta z trzema pakietami. Cena miesięczna i stawka za godzinę nie dają się zestawić bez przeliczenia na te same sprawy w roku.
Jeśli jesteś jednostką publiczną, spółką komunalną albo beneficjentem dotacji, z porównania musi zostać ślad: kto dostał zapytanie, co przysłał i dlaczego wybrano tę jedną kancelarię.
§ 3 Jak to działa
Gotowe porównanie eksportujesz do Excela albo PDF razem z uzasadnieniem wyboru, które dołączasz do protokołu z wyboru oferty.
§ 4 Koszt roczny
Ryczałt miesięczny razy 12 daje punkt wyjścia, ale kancelaria rzadko mieści się w nim cały rok. Do ryczałtu dodajesz godziny ponad limit, dokumenty liczone osobno i zastępstwo procesowe, jeśli wchodzi w zakres.
Dlatego zapytanie powinno podawać liczby, które kancelaria ma wycenić: ile umów w roku, ile opinii, ile godzin doradztwa miesięcznie i ile spraw sądowych możesz się spodziewać. Bez tych liczb ryczałt "od 2 000 zł" nie mówi nic o koszcie roku.
Przy ofertach z różnymi modelami cen policz trzy scenariusze: spokojny rok, rok z jedną większą sprawą i rok z dwoma. Kancelaria z niskim ryczałtem i wysoką stawką godzinową wygrywa pierwszy scenariusz, a przegrywa drugi i trzeci.
§ 5 Przykład
Liczby poniżej są wymyślone i pokazują tylko sposób liczenia. Spółka zbiera trzy oferty na obsługę prawną na 12 miesięcy. W zapytaniu: 30 godzin doradztwa miesięcznie w razie potrzeby, 24 umowy w roku, 12 opinii i jedna sprawa pracownicza w sądzie.
| Pozycja | Oferta A | Oferta B | Oferta C |
|---|---|---|---|
| Ryczałt miesięczny netto | 6 000 zł | 3 500 zł | 2 000 zł |
| Godziny w ryczałcie | 20 | 10 | 0 |
| Ryczałt roczny | 72 000 zł | 42 000 zł | 24 000 zł |
| Godziny ponad limit (360 godzin w roku) | 120 godzin po 350 zł, 42 000 zł | 240 godzin po 330 zł, 79 200 zł | 360 godzin po 300 zł, 108 000 zł |
| Umowy, 24 w roku | w ryczałcie | w ryczałcie | 800 zł za umowę, 19 200 zł |
| Zastępstwo w sądzie, 1 sprawa | 6 000 zł | 8 000 zł | 7 000 zł |
| Koszt roczny netto | 120 000 zł | 129 200 zł | 158 200 zł |
Oferta C ma najniższy ryczałt, ale przy wolumenie z zapytania wychodzi najdrożej. Oferta A ma najwyższy ryczałt i najniższy koszt roku. Dopiero koszt roczny z godzinami ponad limit pokazuje prawdziwą różnicę i uczciwą kolejność. Gdy wolumen jest mniejszy, kolejność może się odwrócić, dlatego liczysz kilka scenariuszy.
§ 6 Jakość
Przy usłudze ciągłej cena jest tylko częścią decyzji. Zapisz w zapytaniu rzeczy, które da się sprawdzić.
Ocenę kancelarii po pierwszym kwartale prowadzisz według zasad opisanych na stronie ocena dostawców, a wynik zostaje w historii przy kolejnym zapytaniu.
§ 7 Dla kogo
Zlecają obsługę prawną na rok albo dłużej, najczęściej poniżej progu ustawy. Prawo zamówień publicznych stosuje się od 130 000 zł netto, więc mniejsze zamówienia idą zwykle w trybie zapytania ofertowego według regulaminu jednostki. Jednostka musi pokazać, że wybrała ofertę najkorzystniejszą i zgodną z zapytaniem.
Dyrektor finansowy, prezes albo kierownik administracji zmienia kancelarię po kilku latach albo zamawia obsługę po rozbudowie firmy. Liczy się koszt roczny przy realnym wolumenie, czas reakcji i to, kto naprawdę prowadzi sprawy.
Zleca obsługę prawną projektu dofinansowanego ze środków unijnych. Powyżej 50 000 zł netto obowiązuje zasada konkurencyjności, więc zapytanie, oferty i uzasadnienie wyboru muszą przejść kontrolę opiekuna projektu. Parametry zostawia ślad od zapytania po protokół.
§ 8 Porównanie
Uczciwie o trzech sposobach, którymi firmy i instytucje zamawiają dziś obsługę prawną.
| Kryterium | Mail i arkusz Excel | Platforma przetargowa | Parametry |
|---|---|---|---|
| Wysyłka zapytania | ręcznie, do każdej kancelarii osobno | formularz na platformie | z projektu, mailem do kancelarii |
| Wykonawca musi założyć konto | nie | zwykle tak | nie |
| Odczyt ofert | ręcznie | ręcznie, załączniki do pobrania | automatycznie z PDF, XLSX i maili |
| Ryczałt, stawki i limity godzin | osobny arkusz i własne wzory | najczęściej tylko cena łączna | doliczone do kosztu rocznego wolumenu |
| Ślad, skąd jest liczba | brak | dokumenty w systemie | odnośnik do miejsca w ofercie |
| Koszt narzędzia | czas Twoich ludzi | zwykle wycena indywidualna | od 690 zł netto miesięcznie + 23% VAT |
Jeśli zamawiasz obsługę prawną w przetargu publicznym powyżej progu ustawy, potrzebujesz platformy obsługującej tryby Pzp, o czym piszemy na stronie platforma przetargowa. Parametry nie zastępuje takiej platformy, tylko przyspiesza porównanie ofert, które już masz.
§ 9 Błędy
§ 10 Koszt
Parametry ma publiczny cennik, abonament miesięczny i żadnej opłaty za wdrożenie.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Co zawiera |
|---|---|---|
| Kupiec | 690 zł + 23% VAT | 20 porównań, 200 dokumentów ofertowych, 2 konta |
| Zespół | 1 890 zł + 23% VAT | 100 porównań, zapytania ofertowe i rundy negocjacyjne, baza dostawców, historia cen, 10 kont |
| Dział zakupów | 4 900 zł + 23% VAT | 400 porównań, 4 000 dokumentów ofertowych, 30 kont, API |
| Enterprise | wycena | integracje, dedykowane środowisko w UE, kontrakt roczny |
Przy płatności rocznej każdy plan kosztuje o połowę mniej, Kupiec wychodzi wtedy 345 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Zamawiający, który raz w roku wybiera kancelarię, mieści się w planie Kupiec. Szczegóły są w cenniku.
§ 11 Pytania
Zapytanie powinno zawierać zakres usług, przewidywany wolumen umów, opinii i godzin, zasady zastępstwa procesowego, czas reakcji, zespół prowadzący, okres umowy i kryteria oceny z wagami.
Sprowadź ryczałty, stawki godzinowe i ceny dokumentów do tego samego wolumenu w roku. Policz koszt w kilku scenariuszach, odrzuć oferty niezgodne z zapytaniem, a dopiero potem punktuj według wag.
Nie, jeśli wartość zamówienia nie przekracza 130 000 zł netto. Zamawiający stosuje wtedy własny regulamin, a w projekcie z dotacji zasadę konkurencyjności.
Usługi prawnicze mają kod CPV 79100000-5. Wpisz kod w zapytaniu, jeśli wymaga tego regulamin zamawiającego, i opisz zakres słowami, bo kod nie rozstrzyga o zastępstwie procesowym.
Ryczałt to stała opłata miesięczna za określony zakres lub liczbę godzin, a stawka godzinowa to cena za każdą godzinę pracy. Większość ofert łączy oba modele, więc koszt roku liczysz z wolumenu z zapytania.
W jednostce publicznej i w projekcie z dotacji tak, bo trzeba udokumentować wybór najkorzystniejszej oferty. W firmie prywatnej protokół chroni zarząd, gdy ktoś zapyta, dlaczego wybrano akurat tę kancelarię.
Wczytaj zapytanie, wgraj oferty, które już przyszły, a dostaniesz tabelę z kosztem rocznym wolumenu, stawkami ponad limit i czasem reakcji, zanim podpiszesz umowę z kancelarią.